Este instrumento te permite corregir el cobro errado de un concepto de deuda o la condonación de una deuda. En el caso de la administración de comunidades, es una herramienta útil para resarcir un cobro indebido en el gasto común de un inmueble.
Las notas de crédito se aplican sobre períodos cerrados, porque de cometer el mismo error en un período sin liberar, es decir, sin cobrar al residente, existen otros mecanismos para corregir antes de cobrar.
Paso a paso cómo crear las notas de crédito
- En Kastor Plus las notas de crédito son consideradas ingresos y se encuentran en el módulo Ingresos, submódulo Crear notas de crédito a inmuebles.
- Haz clic en el botón superior derecho para ingresar a la ventana de creación de la nota de crédito.
- Recuerda que solo puedes crearlas en conceptos de deudas de períodos cerrados.
- Selecciona el período, mes y año, luego selecciona el concepto de deuda por el que hiciste el cobro al que quieres aplicar la nota.
- Desde el listado de las deudas por inmuebles se muestra nombre de inmueble, período, monto cobrado y el estado de la deuda: vigente, cuando no se ha recibido pago; pagada, que fue pagada en su totalidad; y parcial, cuando solo se ha pagado una porción de la deuda.
- Las notas de crédito a inmueble solo se pueden aplicar cuando la deuda está vigente o solo tiene un pago parcial.
- En el caso de las deudas pagadas, si necesitas corregir un cobro errado con nota de crédito a inmueble primero debes reversar el Ingreso Operacional, al hacerlo la deuda volverá a estar vigente y puedes aplicar la nota de crédito.
- Selecciona el inmueble en el que crearás la nota de crédito. Ubica el botón de opción para habilitar el campo donde podrás ingresar el monto de la nota de crédito.
- Por defecto, al habilitar la opción (botón naranja) el campo toma el total del monto cobrado, pero te permite modificar si quieres que la nota de crédito sea por un monto menor.
- Luego indica la fecha de la nota de crédito en el calendario superior y ten en cuenta que solo se puede crear con fecha del período abierto.
- Selecciona el fondo de la comunidad al que se debe aplicar la nota de crédito para que se habilite el botón guardar.
- Utiliza el campo Observaciones para agregar información que te ayude en la gestión y control de este instrumento.
- La información de las observaciones, se puede visualizar en el campo observaciones en el comprobante de la nota de crédito a inmueble, en el comprobante descargado desde informe de ingresos.
- También en la cartola de fondos y en el archivo excel de la misma; así como, en el campo descripción en los movimientos posteriores al cierre de la nota de cobro.
- Kastor Plus te permite crear una o más notas de crédito a inmuebles en la misma acción. Solo considera que quedarán con la misma fecha, fondo y observación.
- Luego podrás visualizar las notas de crédito creadas en el listado de la página principal del submódulo.
- En listado por cada nota de crédito se visualizan los datos: Fecha de creación, folio (Asignado por el sistema de forma automática), nombre del inmueble y del responsable de deuda; concepto y monto de la nota de crédito.
- Desde el set de herramientas de cada nota de crédito tienes la opción de eliminar o descargar en formato PDF.