- Con las órdenes de compra puedes mantener control sobre los gastos generados por compras a proveedores, de manera fácil y segura. Además, tienes la opción de incorporar niveles de aprobación monetaria para tus órdenes de compra..
- Desde el submódulo Órdenes de compra haz clic en el botón Crear orden de compra, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
- En el primer campo debes utilizar el calendario para seleccionar la fecha de la orden de compra; el sistema te muestra -de forma predeterminada- el folio con correlativo (inicia en 1).
- El calendario para la fecha de la orden de compra no tiene validaciones para fechas anteriores ni posteriores. Puedes crear la orden de compra con la fecha que requieras.
- Luego, seleccionas el proveedor, previamente creado en el submódulo Registrar proveedores desde el módulo Gasto Común. Al seleccionar el proveedor, el sistema completa de forma automática el campo RUT.
- Ingresa los datos del proveedor: dirección, correo electrónico y teléfono.
- En el campo Atención, ingresa el nombre de la persona a quien envías la orden de compra; luego ingresa la forma de pago, el tipo de documento entre factura y boleta; y el plazo acordado para la entrega del producto o servicio.
- En la tabla de detalle, ingresa primero la cantidad de productos o servicios que adquirirás; describe el producto, el precio unitario, el tipo de unidad, y el sistema calculará de forma automática el total por el ítem.
- Utiliza el ícono con el signo más (+) para que se agreguen más filas a la tabla si necesitas incorporar más productos o servicios. Sin limitaciones.
- Si tienes que eliminar filas de la tabla, solo debes hacer clic en la X ubicada a la derecha de cada fila.
- Asegúrate de completar todos los campos del formulario para que el sistema te permita guardar la orden de compra.
- A la derecha de la pantalla se muestran el subtotal, los descuentos, el impuesto, si aplican; y el monto total de la orden de compra.
- Utiliza el campo “Observaciones” para agregar información sobre el servicio/producto o sobre las condiciones de compra de la administración y comunidad para la aceptación del servicio. Solo toma en cuenta que lo que agregas en este campo, se visualiza en la parte inferior del PDF de la nota de cobro.
- En el caso del campo “Nota interna”, puedes incorporar comentarios para que sean leídos por los usuarios internos de la administración o de la comunidad; por ejemplo, los aprobadores de la orden de compra.
- Los comentarios internos solo pueden leerse al ingresar a la orden de compra para aprobar o editar su información. Estos no aparecen en el PDF de la orden de compra.
- Ni las observaciones ni los comentarios internos son campos obligatorios, solo son herramientas para apoyar tu gestión.
