- Al ingresar a la sección Órdenes de compra, submódulo Órdenes de compra, desde el módulo Operaciones, podrás visualizar un listado con las órdenes de compra creadas.
- También encuentras información sobre el estado de cada orden de compra, si está pendiente, aprobada o rechazada, con la intención de entregar información clara y a la mano para aportar rapidez a las operaciones diarias de la administración.
- El listado muestra información sobre Fecha, Folio, Proveedor, Monto de la orden, Estado de la orden y estado del Gasto al que se asocia la orden de compra.
- En la columna del estado de la orden de compra, se informa si está Pendiente, Aprobada, Rechazada o Esperando mi aprobación; este último se relaciona con los usuarios aprobadores.
- En la columna del Gasto se muestra si el gasto asociado a la orden de compra está Asignado y Sin asignar.
- El set de herramientas permite Notificar, Editar, Eliminar, Descargar el PDF de la OC, Documentos adjuntos para subir, descargar o eliminar; Aprobación o rechazo de la orden.
- Una orden de compra se puede Editar siempre que el gasto al que está asociada no haya sido asignado al Gasto Común.
- También se puede Eliminar siempre que no se haya notificado al proveedor o no esté asignado el gasto relacionado con la orden de compra.
- La opción Aprobación solo se habilita si existen niveles de aprobación creados.
Notifica por correo tus órdenes de compra a los proveedores
- La orden de compra se puede Notificar desde el set de herramientas solo cuando ha sido aprobada, si existen niveles de aprobación. Si no existen, siempre se puede notificar.
- Desde el set de herramientas siempre podrás descargar el PDF de la orden de compra. En caso de que la orden de compra no esté aprobada, el PDF se mostrará con marca de agua “Borrador”.
- Cuando la orden de compra ha sido aprobada al descargar el PDF estará sin la marca de agua y con el nombre del usuario que aprobó en la firma de la orden.
- A una orden de compra se pueden adjuntar documentos, como ejemplo presupuestos o facturas relacionadas por gestión posterior, desde la opción Documentos del set de herramientas.
- Para adjuntar documentos a una orden de compra haz clic en la opción Documentos desde el set de herramientas de la orden de compra.
- Se desplegará una ventana para que ingreses un nombre para el archivo que subirás.
- Luego, haz clic en Buscar archivo, selecciona el documento desde tu computador, sube el documento y para finalizar asegúrate de guardar.
- Desde la misma ventana puedes ver los archivos que hayas subido y puedes continuar subiendo documentos, si lo necesitas.
- Siempre puedes eliminar o descargar estos archivos.