Módulo Correspondencia
Este módulo te ayudará a mejorar el proceso de recepción y entrega de correspondencias a los residentes de tu comunidad.
Digitalizar esta tarea no solo te permitirá minimizar el tiempo que inviertes en registros manuales, sino que te aportará organización y una manipulación mucho más segura para ti y para el dueño de la correspondencia, de forma fácil.
Registrar Ingreso
Si deseas registrar una correspondencia que está llegando a la comunidad solo debes hacer clic en el módulo Correspondencia, botón “Ingreso”, seleccionar en el campo inferior, el inmueble al que se dirige la correspondencia y hacer clic en “Continuar”.
Luego, el sistema te mostrará los datos de notificación, correo electrónico y número de teléfono asociados al inmueble.
En el caso del correo electrónico, se mostrarán los correos que el inmueble tenga asociados en Kastor software, y solo podrás marcar para que se notifique o desmarcar para que no se envíe el correo, haciendo clic en el recuadro naranja que está justo al inicio de cada correo.
Finalmente debes hacer clic en «Guardar» si estás seguro de la acción o «Cancelar» para volver al módulo.
1. En el caso del número telefónico para enviar SMS, se mostrará el número que el inmueble tenga asociado en Kastor Conserjería, desde el módulo de configuraciones Inmueble.
2. Puedes borrar el número que el sistema te muestra para ingresar un número diferente si es que tienes otro dato para enviar la notificación por este medio.
3. Si solo fue un error, en el recuadro naranja del campo donde ingresas el número, puedes hacer clic para que aparezca de nuevo el número que está guardado en el sistema.
Si quieres visualizar información sobre los registros de Ingreso de correspondencia que has realizado, puedes ir al módulo Informes, submódulo Correspondencia.
Registrar Salida
Entregar una correspondencia es muy fácil, en la página de Correspondencia puedes hacer clic en “Entrega” y se desplegará un listado con todas las correspondencias pendientes por entregar.
En la parte superior derecha del listado, tienes la opción de buscar la correspondencia que tienes que entregar. Puedes buscar por inmueble, fecha o cualquier otro dato del registro.
Una vez que encuentras la correspondencia que quieres entregar, en la columna herramienta, al hacer clic en el ícono de la mano para registrar entrega el sistema te redirige a la página de detalle de entrega.
En Entregar a, debes seleccionar el tipo de documento de la persona a la que entregarás la correspondencia e ingresar el número de documento para que se habilite el botón Continuar.
También puedes agregar comentarios al registro de entrega antes de hacer clic en el botón Continuar o «Cancelar» para volver la tabla de Entrega.
El sistema te mostrará un mensaje de confirmación con los datos que acabas de ingresar, y puedes verificar que son correctos, antes de hacer clic en Entregar o Cancelar.
Si haces clic en Cancelar, vuelves a la página de detalles para seleccionar de nuevo el tipo de documento.
Si haces clic en Registrar, se muestra un mensaje de registro exitoso de la entrega de la correspondencia.
Si quieres visualizar información sobre los registros de Entrega de correspondencia que has realizado, puedes ir al módulo Informes, submódulo Correspondencia.