Contable archivos - Centro de ayuda Kastor

¿Cómo funciona el reporte de transacciones en Kastor Plus?

En Kastor Plus te ofrecemos un reporte de transacciones con el resumen de todas las transacciones de la comunidad donde exista movimiento de dinero: pagos o egresos, cobros o ingresos, traspasos, rescates, inversiones, movimientos entre fondos. Transacciones procesadas, canceladas, vencidas

Puedes acceder a este reporte desde el módulo Contable, submódulo reportes contables, sección Transacción.
Al hacer clic en Transacción, en pantalla se visualizan las transacciones más recientes de la comunidad. Siempre tienes la opción de cargar más transacciones haciendo clic en el botón Cargar más, que se ubica al final de la pantalla.
En la tabla de la web podrás visualizar por cada transacción el ID, la fecha, hora, minutos y segundos; el tipo de transacción, junto al nombre; la cuenta relacionada.
Las columna Debe y Haber, para lo que ingresa y lo que sale, respectivamente; y en la columna observación, se muestra la descripción de la transacción en el sistema.
Para descargar las transacciones, haz clic en el botón Generar reporte ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
El sistema almacena el último reporte generado, y lo puedes descargar haciendo clic en el botón Ver reporte.

¿Cómo obtener la cartera de cheques en Kastor Plus?

La cartera de cheques es importante para la administración de la comunidad porque ayuda en la gestión y toma de decisiones.

Al conocer el estado de las finanzas con las fechas de vencimiento de los cheques emitidos y los cheques recibidos como compromiso de pago.

La cartera de cheques en Kastor Plus es un reporte web que te permite visualizar todos los cheques emitidos y recibidos en una cuenta corriente de la comunidad.
Ingresa al módulo Contable, submódulo Reportes contables y haz clic en la sección Cartera de cheques.
Para ver los cheques primero debes seleccionar la cuenta bancaria de la comunidad en la que quieres visualizar los cheques y luego haz clic en la lupa para que el sistema busque la información.
Se visualizan en pantalla todos los cheques de la cuenta seleccionada con información sobre el tipo de movimiento, número de cheque, folio, fecha, fecha de vencimiento y el monto.

¿Cómo obtener el estado de situación financiera en Kastor Plus?

Desde el módulo Contable, submódulo Reportes contables, haz clic en Estado de situación financiera.
En la actualidad el Estado de situación financiera en Kastor Plus se muestra al día de hoy, es decir, el estado de las finanzas de la comunidad el día de tu consulta.
Al ingresar al reporte en la parte derecha de la tabla, se visualizan los activos de la comunidad.
En la columna de activos, primero se muestra el Activo circulante que corresponde a la información financiera de todas las cuentas de la comunidad.
Luego, se listan todas las cuentas por cobrar que son aquellos que aún no se prorratean, que están pendientes de cobro del mes o cobrados en cuotas futuras.
Y finalmente se totalizan los Activos en la última fila de la columna de la izquierda.
A la derecha de la pantalla o la columna derecha, se muestran los pasivos de la comunidad.
Primero se muestra el Pasivo circulante de la comunidad, que corresponde a los gastos pendientes de pago a proveedores, o que al menos en el sistema no tienen un egreso asociado.
Luego se muestra el Patrimonio, donde se muestra el saldo de los fondos, activos o no. Esto representa el capital de la comunidad.
En el Pasivo también se muestra la deuda vigente de las unidades, se incluyen como anticipos inmuebles. Los ingresos no identificados se visualizan como obligación con los inmuebles.
En la tabla puede visualizar la diferencia de aproximaciones que ocurre cuando una transacción contable se crea de forma corrupta.
Y finalmente, el total de los pasivos.

Cómo generar el reporte en archivo excel

Para descargar en archivo excel el reporte, haz clic en el botón Generar reporte ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
El sistema te informa que la solicitud de reporte se inició satisfactoriamente, y que el proceso puede tardar unos minutos.
En pantalla se muestra una ventana que indica cómo van cargando cada uno de los reportes que soportan el estado de situación financiera.
- Libro banco no conciliados
- Libro banco conciliados
- Libro banco todos
- Fondos por rendir
- Ingresos no identificados
- Reporte de morosidad
- Gastos pendientes de cobro
- Gastos pendientes de pago
- Cartola de fondos
- Detalle de Gasto Común
En este reporte que descargas solo se visualizan los movimientos que se realicen antes de iniciada la descarga y no durante.
Además, una vez que generar un reporte del Estado de situación financiera el sistema guarda este reporte hasta que generas uno nuevo.
Si necesitas decargar el último reporte generado, solo debes hacer clic en el botón Ver reporte.
Utiliza el botón de refrescar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla para actualizar cada vez que lo necesites la información que visualizas en la web.

¿Cómo funciona el Estado de situación financiera en Kastor Plus?

Es el reporte de todas las cuentas contables que el sistema tiene registradas al día de hoy. En este reporte se muestran los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la comunidad al día.

En Kastor Plus la estructura del balance financiero o el estado de situación financiera, como los llamamos, es: Activos es igual a Pasivos + Patrimonio.

Más específicamente, las cuentas de Activo representan todos los bienes y derechos que posee una empresa. En una comunidad se pueden determinar entre circulante tangible ( Banco / inversiones / Caja Chica) y circulantes intangibles ( Cuentas por cobrar):

Cuentas Bancarias (corrientes – vista)
Inversiones (Fondos Mutuos – Depósitos a plazo – Ahorro)
Caja Chica ( Fondo por rendir)
Cuentas por Cobrar (Cobrados en GG.CC.)
Gastos Diferidos (sin asignación)

Mientras que las cuentas de Pasivos son todas las obligaciones que tiene una empresa con un tercero. En una Comunidad los pasivos a corto plazo están representados por los proveedores, trabajadores e instituciones de carácter tributario:

Proveedores por Pagar
Remuneraciones por Pagar e Imposiciones por Pagar
Impuesto Único
Cuentas de Capital

Para las comunidades el Patrimonio está representado en los fondos que esta posea siendo estos de carácter teórico (cobrado) y real (inversiones), y por aquellas cuentas secundarias que complementan las transacciones de carácter regulatorio (Seguros / Diferencias):

Fondos (teórico)
Cuentas de Seguros (siniestros)
Inversiones (reales)
Diferencias de Prorrateo (ajustes)

¿Cómo obtener el libro banco en Kastor Plus?

El libro banco te permite transparentar los movimientos efectuados en las cuentas bancarias.
Ingresa desde el módulo Contable, submódulo Reportes contables, sección Libro banco.

Indica el rango de fechas de los movimientos que quieres visualizar e informar y selecciona la cuenta bancaria.
Luego, selecciona el filtro para visualizar los movimientos que necesites entre todos, conciliados y no conciliados.
Si seleccionas el filtro Todos, en pantalla se listan todos los movimientos, ingresos y egresos, conciliados o no.
Se muestra un cuadro resumen del saldo de la cuenta bancaria con todas las transacciones y un resumen de la cuenta según el período seleccionado.
Si aplicas el filtro de movimientos conciliados, se listan todos los ingresos y egresos que se conciliaron en el período seleccionado.
Se muestra el cuadro resumen con el saldo de la cuenta bancaria con todas las transacciones conciliadas y un resumen de la cuenta según el período seleccionado.
Si seleccionas el filtro de movimientos no conciliados, se muestran todos los ingresos y egresos que no han sido conciliados.
Se puede ver el cuadro resumen de la cuenta bancaria, en este caso el saldo de la cuenta bancaria con todas las transacciones no conciliadas y un resumen de la cuenta según el período seleccionado.
El saldo final del filtro todos y el filtro no conciliados siempre es el mismo, y es visible desde el reporte de situación financiera.
El Libro banco se puede exportar a excel.

¿Cómo utilizar el historial de movimientos conciliados y no conciliados en Kastor Plus?

Para el historial de movimientos ingresa al módulo Conciliación bancaria, desde el set de herramientas de cada conciliación del listado haz clic en Historial y podrás consultar tanto para la vista como para la exportación en archivo Excel.
Ten en cuenta que la información no se puede modificar o editar, solo es modificada cuando se realiza un cambio de movimientos.
Este informe incluye movimientos conciliados y pendientes por conciliar del período.
La información relacionada a los que quedaron pendientes de conciliación no puede modificarse.

Al eliminar conciliación (desde la última conciliación realizada) se elimina en el informe.

También puedes cambiar los movimientos conciliados

Desde el mismo módulo de Conciliación bancaria, en el set de herramientas de cada conciliación haz clic en cambiar movimientos conciliados por movimientos no conciliados.
Toma en cuenta que solo se puede cambiar uno o varios movimientos de ingresos y egresos conciliados por otros movimientos sin conciliar.
El total de los montos (movimientos) de los conciliados con los no conciliados a cambiar, siempre deben ser iguales.
Para cambiar movimientos primero debes seleccionar si son de tipo ingresos o egresos, y luego puedes visualizar en pantalla los conciliados y los no conciliados.
Selecciona el o los movimientos que deseas cambiar de los conciliados y los no conciliados, y el sistema te muestra las diferencias de montos.
Hasta que la diferencia sea cero (0) el sistema no habilita el botón cambiar.
No se guarda borrador.
El historial solo refleja el movimiento cambiado en “movimientos conciliados”. El histórico de los movimientos no conciliados es estático.

Aprovecha la conciliación semiautomática importando la cartola en Kastor Plus

De igual forma, existe un proceso de conciliación semiautomático, mediante la importación de la cartola del banco.
En la parte inferior de la pantalla de trabajo, haz clic en el botón Importar cartola.
Importa la cartola bancaria en formato XLS haciendo clic en el botón importar.
Selecciona las columnas de Fecha, Depósito, Pago, Nº de cheque (arrastrando el que corresponda).
Para finalizar haz clic en el botón «Procesar».
Considera que el navegador que utilices puede cambiar en algo el proceso, si utilizas Chrome puedes arrastrar los botones hacia la columna con los datos que corresponden.
Si utilizas Mozilla debes hacer doble clic sobre los botones.
En color verde se destacan los movimientos emparejados automáticamente porque el monto y la fecha del movimiento coinciden.
En color amarillo se destacan aquellos movimientos que tienen dualidades en la información, es decir, que hay más de una opción de coincidencia.
Es el usuario el que decide manualmente qué movimiento selecciona para conciliar.
En color rojo quedan los movimientos que el sistema no encontró con coincidencias para relacionar o ingresos no identificados.
Estos últimos se deben ingresar como INI, porque mientras no se sepa a qué y a quién corresponde no se puede asociar a un inmueble.
Una vez que están todos los datos seleccionados y la diferencia desde el cuadro resumen de la izquierda de la pantalla es 0, puedes conciliar.
Si tienes ingresos no identificados el sistema alertará para permitirte crear el ingreso y conciliar.
Al realizar la conciliación bancaria puedes revisar los movimientos desde Libro banco donde podrás seleccionar la cuenta y el estado de los movimientos, desde las herramientas de filtros.

¿Cómo hacer la conciliación bancaria en Kastor Plus?

Cuando se realiza una conciliación bancaria se acude a un instrumento de trabajo donde se listan todas las transacciones de ingresos y egresos que pasan por la cuenta bancaria de la comunidad.

Con esta información más la disponibilidad de la chequera física se puede comprobar, por ejemplo, que efectivamente cada monto está asociado al proveedor al que se giró el cheque.

Cuando se trata de los ingresos es un proceso más complejo porque puede haber varios movimientos por el mismo monto o porque una transferencia pudo haber sido realizada por alguien que no es el responsable directo de la deuda. Con los comprobantes de ingresos se diferencian y cotejan los montos percibidos, tarea que se hace más fácil desde Kastor Plus.

Cómo hacer la conciliación paso a paso

Desde el módulo Contable, submódulo Conciliación bancaria, selecciona el botón superior derecho Crear conciliación bancaria.
Selecciona la cuenta corriente y luego el tipo de movimientos a conciliar, entre cargos, abonos y todos.
Si seleccionas Todos en el filtro de movimientos, podemos realizar la conciliación bancaria de la cuenta.
Haz clic en el botón Listar movimientos para que se listen en pantalla.
En el proceso manual, en la pantalla de trabajo (Columna con cuadros de selección debajo del botón Listar movimientos) se van seleccionando los movimientos.
Para conciliar, el sistema solicita que la diferencia entre el saldo en cartola y el saldo confirmado, sea 0.
Desde el cuadro resumen de la izquierda de la pantalla de trabaja, eliges el período de Gasto Común y la fecha en que se realiza la conciliación.
Ingresa también el número de la cartola que se concilia y el saldo de la cuenta corriente antes de realizar la conciliación en el campo Último saldo en cartola.
El nuevo saldo en cartola es el saldo de la cuenta corriente a la fecha de conciliación.
Cuando el saldo que aparece en la cartola es igual al saldo que ofrece el sistema al seleccionar los egresos e ingresos, se puede conciliar.
Si no quieres conciliar aunque ya hiciste el proceso, puedes guardar como borrador el trabajo realizado.