Mantenimientos

• Desde el módulo Operaciones, submódulo Mantenimientos, formulario de creación de contrato, haz clic en el botón Configurar alerta, ubicado en el extremo derecho del formulario.
  
• Se desplegará una ventana emergente donde debes indicar la cantidad de días previos en los que quieres que se envíe la alerta de correo electrónico.
  
• Luego, selecciona uno a uno los usuarios que quieres que reciban esta notificación de alerta de vencimiento de contrato.
  
• Ten en cuenta que tanto esta como todas las notificaciones de correo electrónico que envía el sistema, llegan a la dirección de correo con la que se creó la cuenta de usuario; a menos que el sistema te permita ingresar una dirección de correo desde la misma funcionalidad.
  
• Después de seleccionar los destinatarios, asegúrate de guardar las alertas de contrato y continuar creando el contrato.

• Desde el módulo Operaciones, submódulo Mantenimientos, haz clic en el botón Crear contrato, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Recuerda que antes de crear un contrato debes haber creado las instalaciones, desde el mismo módulo, submódulo Crear instalaciones.
  
• En Crear contrato, selecciona la instalación a la que le crearás un contrato y el proveedor del servicio de mantenimiento para esa instalación.
  
• En el campo proveedores se listarán los que se han registrado en el sistema, desde el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Registrar proveedores.
  
• Si no has registrado proveedores puedes utilizar la ruta anterior o simplemente agregar en el buscador principal del software -ubicado en el extremo derecho más superior- el nombre de la funcionalidad a la que quieres ir.
  
• Al crear el contrato es fundamental que ingreses una fecha de inicio y de término del mismo.
  
• Utiliza el campo (obligatorio) Código para el control y seguimiento correcto de los contratos de proveedores de mantenimiento. El sistema no mantiene un correlativo de este código.
  
• En el campo Especificaciones de garantías contractuales (Revisión mensual) agrega la información que necesitas para el momento de la revisión.
  
• En el campo Especificaciones de garantías contractuales (Revisión mensual) agrega la información que necesitas para el momento en el que se presente una falla.
  
• Luego, agrega el valor mensual del mantenimiento, en pesos chilenos; y selecciona la cuenta y la subcuenta a las que se asociará el egreso para pagar estos servicios.
  

Utiliza el botón checklist para crear listas de tareas

• Además, el sistema te permite agregar una lista de tareas o checklist obligatorio para generar el egreso, es decir, que al momento de realizar las revisión de la instalación se deben cumplir cada uno de esos ítems listados antes de pagar el servicio.
  
• Para agregar checklist al contrato, activa el botón de checklist obligatorio para generar egreso y haz clic en el botón Checklist con el ícono +, ubicado en el extremo derecho del formulario luego del campo Subcuenta, y agrega las tareas.
  
• Por cada clic que hagas sobre el botón Checklist se agrega un campo nuevo para que ingreses en contenido de la tarea.
  
• Puedes agregar N cantidad de checklist o tareas y utilizar la barra de scroll, ubicada a la derecha de la tabla, para desplazarte en el  campo de checklist.
  
• Este checklist no es obligatorio para crear un contrato.
  
• Al crear un contrato, para tener un mejor control y seguimiento de los servicios que requiere la instalación, es importante que crees alertas de correo electrónico que te recuerden previamente que se acerca el vencimiento del contrato.
  
• Desde la página inicial de Contratos de mantenimiento, se muestra un listado de todos los contratos que hayas creado para las instalaciones, con un buscador principal.
  
• En la tabla del listado se pueden visualizar por fila, cada contrato con los datos: nombre de la instalación, fecha de inicio, fecha de término, proveedor, valor del mantenimiento; periodicidad de revisiones y fecha de la próxima revisión. 
  
• Desde el set de herramientas de cada contrato tienes la opción de Editar un contrato, se puede editar siempre…; eliminar, se puede eliminar siempre que…; y descargar en formato PDF el contrato.

Al contar con un registro de los contratos de mantenimiento de cada una de las instalaciones de la comunidad, es posible cumplir con el mantenimiento adecuado.

La inspección periódica y oportuna de instalaciones tan necesarias en condominios verticales, como los ascensores, es una tarea que amerita seguimiento y control, un software se convierte en una herramienta valiosa para cumplirla. 

Realizar el mantenimiento oportuno no solo es necesario para la seguridad de quienes utilizan este sistema de transporte, sino que el desconocimiento o incumplimiento consciente de la Ley 20.296 puede acarrear multas de hasta 150 UF, que impactan directamente en el Fondo de reserva de tu comunidad.

El submódulo Mantenimientos te permite garantizar la operatividad segura de las instalaciones y gestionar de manera eficaz su mantenimiento al contar con toda la información histórica de forma ordenada. 

Crear contratos para las instalaciones de tu comunidad y gestionar las revisiones de forma asociada te ayudará a evitar problemas mayores.