Módulos principales

Registrar lecturas de servicios de consumo

¿Cómo ingresar lecturas de medidores en Kastor conserjería?

Puedes ingresar lecturas de medidores desde Kastor Conserjería aportando agilidad a la administración de tus comunidades y facilitando las tareas de cálculo de los servicios de consumo para el cobro del gasto común por comunidad.

Para registrar las lecturas solo debes ingresar al módulo Servicios de consumo y agregar la fecha en la que vas a registrar datos en el campo “Última lectura de medidores”.

La información de este módulo es de gestión, por lo que siempre podrá editarse mientras el período de la comunidad esté abierto. Una vez cerrado, no se pueden ingresar ni modificar datos.

Selecciona el  Sector y Servicio de consumo en el que vas a trabajar ingresando las lecturas de medidores del período actual. Si la comunidad no tiene sectores, solo tienes que seleccionar el servicio de consumo.

Haz clic en la lupa y se desplegará una tabla con cada uno de los inmuebles de la comunidad o las comunidades en las que estés asociado, siempre que tenga creados servicios de consumo.

Luego puedes identificar el nombre del inmueble, visualizar la lectura anterior y tienes el campo disponible para ingresar la nueva lectura o lectura actual.

Minimiza los errores en el registro de las lecturas de medidores

Al ingresar el nuevo dato, si es menor a la lectura anterior el sistema te indicará que no es correcto y no guardará la información ingresada. Quedando en cero el campo hasta que ingreses un número válido.

En la parte superior de la tabla, el sistema te informará siempre la cantidad de registros que debes ingresar, el total completado y el total pendiente. Esta información es valiosa tanto si eres administrador -para controlar el cumplimiento- como si eres Conserje y quieres saber cuánto haz avanzado en tus tareas.

Si tienes que cambiar de Servicio o de Sector, el sistema guardará la información que hasta el momento hayas registrado de forma correcta, y al volver encontrarás lo registrado.

Servicios de consumo en Conserjería

Gestiona los servicios de consumo desde la Conserjería

Cobrar los servicios de consumo es una de las labores más arduas de la administración de comunidades, sobre todo si gestionas varias comunidades, porque para obtener el monto a cobrar primero debes registrar el consumo del inmueble.

Esa labor de toma de lecturas de medidores de cada uno de los inmuebles de la comunidad generalmente se realiza en varias jornadas. Además, es posible que debas apoyarte en tus colaboradores.

Por lo anterior, en Kastor Conserjería tienes un módulo que te facilita el trabajo colaborativo permitiéndote dejar en manos del Conserje el registro de lecturas.

Importa los datos en las plataformas contables y minimiza el tiempo invertido

Cuando es tu conserje el que se encarga de hacer el registro de las lecturas, es muy fácil mantener el control de la tarea desde el módulo Servicios de consumo, revisando periódicamente su avance.

Cuando llega el momento de calcular los gastos comunes de tus copropietarios, solo debes ingresar al Conserjería para descargar el archivo excel de las lecturas e importarlo en Kastor o Kastor Plus.

Informe de Notificaciones de SMS

¿Informe de Notificaciones de SMS, cómo descargarlo?

El informe de Notificaciones de SMS es indispensable para controlar y mejorar el servicio de comunicación de las correspondencias con tu copropietarios. También te ayudará a entregar cuentas al comité sobre el consumo de las bolsas de SMS.

Desde el módulo Informes, submódulo Informe de notificaciones de SMS, puedes consultar por rango de fecha.

También puedes consultar el envío de notificaciones por tipo (actualmente solo Correspondencia) y por inmueble; siempre puedes verlo todo seleccionando el filtro Todos.

Descarga los informes para gestionar la información o presentarla al comité

El informe de Notificaciones de SMS puede ser descargado en formato Excel o PDF, solo debes hacer clic en los botones ubicados al final de la tabla.

Utiliza el botón Copiar todo si quieres llevarte los datos de la consulta en la vista y copiar en otro documento. Haz clic en el botón Imprimir si estás listo para imprimir los datos consultados en formato PDF.

Informe Servicios de consumo

¿Informe Servicios de consumo de Conserjería, cómo descargarlo?

Accede al informe Servicios de consumo para registrar las lecturas de medidores de cada período y llevarlas a cualquiera de las plataformas contables de Kastor, sin necesidad de digitar datos de nuevo.

Para descargarlo, ingresa al módulo de Informes, submódulos Servicios de consumo, deberá seleccionar el período, mes y año, sector, servicio de consumo y presiona “Buscar”.

Se mostrarán en pantalla los registros que se hayan guardado en el submódulo Servicios de consumo para el período correspondiente.

En este módulo se informa la “Última fecha lectura de medidores”, dato ingresado por el usuario desde el submódulo “Servicios de consumo”, junto al período consultado.

De igual forma, en la parte superior se encuentra un “Total” de registros a completar por servicio para el período, y el estatus de registros ingresados correctamente como “Completos” y de registros pendientes como “Incompletos”.

Descarga los informes para gestionar la información o presentarla al comité

El informe de Servicios de consumo puede ser descargado en formato Excel o PDF, solo debes hacer clic en los botones ubicados al final de la tabla.

Utiliza el botón Copiar todo si quieres llevarte los datos de la consulta en la vista y copiar en otro documento. Haz clic en el botón Imprimir si estás listo para imprimir los datos consultados en formato PDF.

Informe Libro de novedades

¿Informe de Libro de novedades, cómo descargarlo?

El informe de Libro de novedades te permitirá acceder a históricos detallados de cada una de las novedades que se registran en tu comunidad, obteniendo una visión general del funcionamiento diario para la toma de decisiones que permitan garantizar el cumplimiento del reglamento de la comunidad.

Para realizar una búsqueda, en los campos Desde y Hasta puedes ingresar las fechas de los registros que quieres consultar.

Las novedades puedes consultarlas filtrando por el tipo de categoría que haya creado el usuario administrador desde el módulo de configuraciones de Novedades, por comunidad.

De igual forma, puedes buscar novedades por tipos, que haya creado el usuario administrador desde el módulo de configuraciones de Novedades, por comunidad.

Descarga los informes para gestionar la información o presentarla al comité

El informe del Libro de novedades puede ser descargado en formato Excel o PDF, solo debes hacer clic en los botones ubicados al final de la tabla.

Utiliza el botón Copiar todo si quieres llevarte los datos de la consulta en la vista y copiar en otro documento. Haz clic en el botón Imprimir si estás listo para imprimir los datos consultados en formato PDF.

Informe de correspondencia

¿Informe de Correspondencia, cómo descargarlo?

El informe de Correspondencia es una excelente herramienta de gestión para que puedas garantizar control y seguridad de todas y cada unas de las correspondencias de los copropietarios que llegan a la conserjería.

Para acceder al histórico de los registros de ingreso y entrega de cada correspondencia, haz clic en el módulo informe, luego en el submódulo Correspondencia y define los términos de la consulta.

Para realizar una búsqueda, en los campos Desde y Hasta puedes ingresar las fechas de los registros que quieres consultar.

Puedes buscar información sobre correspondencias de determinados copropietarios, seleccionando el inmueble o consulta todas las correspondencias de la comunidad seleccionando Todos.

También puedes filtrar por el estado de la correspondencia: Pendiente o Entregada.

Descarga los informes para gestionar la información o presentarla al comité

El informe de Correspondencia puede ser descargado en formato Excel o PDF, solo debes hacer clic en los botones ubicados al final de la tabla.

Utiliza el botón Copiar todo si quieres llevarte los datos de la consulta en la vista y copiar en otro documento. Haz clic en el botón Imprimir si estás listo para imprimir los datos consultados en formato PDF.

Informe de control de acceso

¿Informe de Control de acceso, cómo descargarlo?

Puedes obtener el informe de Control de acceso ingresando al módulo Informes, submódulo Control de acceso.

Para realizar una búsqueda, en los campos Desde y Hasta debes ingresar las fechas de los registros que quieres consultar o exportar.

Utiliza el campo selector de Tipo de registro para filtrar la información por Entrada, Salida o Salida automática.

En el caso del tipo de marcación, es posible buscar la información de una marcación por tipo: Visita, Mantenimiento, Delivery y Otros.

De igual forma, puedes filtrar los registros de acceso por listas de acceso Autorizado o No autorizado.

Descarga los informes para gestionar la información o presentarla al comité

El informe de Control de acceso puede ser descargado en formato Excel o PDF, solo debes hacer clic en los botones ubicados al final de la tabla.

Utiliza el botón Copiar todo si quieres llevarte los datos de la consulta en la vista y copiar en otro documento. Haz clic en el botón Imprimir si estás listo para imprimir los datos consultados en formato PDF.

Informes de Conserjería

¿Qué te entrega el módulo informes de Kastor Conserjería?

El módulo informes te permite contar con información histórica y detallada de cada uno de los registros que realizas en los módulo principales de Kastor Conserjería.

Tanto las entradas como las salidas de personas, con datos como nombre, tipo de documento, fechas e inmueble o instalación que visita. También, información sobre la correspondencia, con detalles como el usuario que la ingresa y la entrega.

El módulo de Servicios de consumo también tiene un informe que no solo te permite estar al corriente del avance del ingreso de lecturas, sino que puedes descargarlo para luego importarlo en las plataformas administrativas de Kastor.

En este módulo se separan los informes por submódulos para simplificar las consultas, que puedes hacer por rangos de fechas, tipos o estados de registros y un buscador para cualquier dato de los registrados.

Comentar las novedades

¿Cómo comentar las novedades en Kastor Conserjería?

Comentar las novedades puede ser una de las tareas más importantes del administrador de una comunidad para garantizar el buen funcionamiento y sobre todo, cuidar y mantener las instalaciones. Frente a esta tarea, es necesario hacer seguimiento constante de las novedades, gestionar y tomar decisiones.

Para hacerlo, el administrador necesita contar con una funcionalidad con el Historial del Libro de novedades, donde puede ingresar para ver el detalle de la novedad, quién la registró, cuándo y para comentar, ya sea con una instrucción o con el estatus de la situación.

Ingresar comentarios o leer los creados por otros usuarios es muy fácil

Para ver los comentarios haz clic en el botón Historial, del módulo libro de novedades.

Se despliega una tabla con todas las novedades creas en tiempo que define el usuario administrador desde las configuraciones del sistema.

En el listado se muestra el folio, la fecha, categoría, tipo de novedad, inmueble, instalación y la columna Herramientas. Utiliza el buscador de la tabla para encontrar una novedad en particular.

Es desde la columnna Herramientas desde donde puedes agregar un comentario a la novedad o leer los comentarios creados por otros usuarios, haciendo clic sobre los íconos de la columna.

Por cada acción que realices, recuerda que el sistema te muestra una ventana con un mensaje de confirmación. Cierra la ventana en la X para continuar trabajando en el sistema.

Crear una novedad

¿Cómo registrar una novedad en el libro de kastor Conserjería?

Para registrar una novedad, ingresa al módulo Libro de novedades de Kastor Conserjería y completa los campos del formulario.

Selecciona el tipo de novedad que desear registrar en el sistema. Una vez que seleccionas la novedad, se habilita el campo de la categoría.

Si la novedad se relaciona con un inmueble o instalación, selecciona el dato que corresponda.

Para finalizar, solo tienes que utilizar el campo Comentario para ingresar la información necesaria para entender cuál es la novedad que reportas.

Cada novedad que creas se registra en el sistema con un folio de correlativo ascendente, de forma automática. Este folio te ayuda en la gestión de los informes correspondiente.

Toma en cuenta algunas consideraciones del módulo

Tanto los Tipos de novedades como las categorías son creadas por el administrador o mayordomo desde los módulos de Conserjería. Desde los módulos principales, los usuarios Conserjes solo pueden ver y seleccionar.

Utiliza los tipos de novedades para clasificar las áreas o temas que consideras de relevancia para todos en la comunidad y que son sensibles a incidencias.

Las categorías te permitirán dar mayor orden y discriminar las novedades que se registran en la comunidad y que ameritan seguimiento de las partes involucradas.

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