Kastor Plus archivos - Centro de ayuda Kastor

Kastor Plus dejará de funcionar en Chile

En ese sentido, hemos desarrollado un completo plan de migración a la ya tradicional plataforma Kastor, en la cual se han invertido valiosos recursos para garantizar que puedan mantener las funcionalidad actuales y tengan aún más recursos.

¿POR QUÉ DEBERÍAS MIGRARTE?

Te compartimos algunas razones importantes por las que creemos que la migración a Kastor es una opción segura que garantiza la eficiencia de tus procesos:

Estamos desarrollando un módulo a través de servicios que te van a permitir gestionar múltiples alícuotas (sectores)
Carga masiva de transferencias
Proceso de capacitación enfocado en tus necesidades
Respaldos diarios de las bases de datos.
Log detallado por usuario
Estado de notificación de correos de usuarios actualizado
Alianza con Otrospagos.com, y la posibilidad del pago de gastos en línea con tarjetas de crédito, débito y prepago
Tu Comunidad en Línea, portal para copropietarios: Reservas, votaciones, comunicados y más.

¿CUÁL ES EL PROCESO DE MIGRACIÓN?

Para facilitar el trabajo, lo dividimos en 4 etapas

Etapa 1: Creación de subdominio y migración de datos.

Lo primero es contar con información base, como Ficha trabajadores, Proveedores, Plan de cuenta de gastos (Categorías / Subcategorías / categorías de recargo), Cuenta bancaria por defecto, Inicialización de Fondos, entre otros; con el fin de replicar la situación de la comunidad que estás migrando

Etapa 2: Capacitación

Te prepararemos para que seas un experto en el uso de Kastor, entregándote clases y recursos de aprendizaje.

Nuestro objetivo es que puedas aprovechar al máximo cada herramienta, con el fin de transparentar la información a la comunidad, y ahorres tiempo automatizando procesos.

Etapa 3: Seguimiento

Como todo cambio, se requiere tiempo para adaptarse al 100%, por eso te apoyaremos en los 2 primeros cierres de gasto común.

¡Escríbenos ahora y te contactaremos!

Quiero Migrar

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Es importante que una vez cargados los datos en el nuevo subdominio, no sigas trabajando en Kastor Plus.

Podrás acceder a la información de ingresos y egresos desde el nuevo módulo “Histórico”, dentro de tu misma plataforma Kastor.

El plazo de migración vence en diciembre de 2023

¿Cómo activar tu cuenta de Mercado Pago en Kastor Plus?

Activar tu cuenta de Mercado Pago es muy fácil. Con el propósito de entregar cada vez más herramientas que te ayuden a incentivar el pago oportuno de los gastos comunes de la comunidad, integramos a nuestra plataforma un nuevo servicio de pago en línea: Mercado Pago.

Al activarlo podrás ofrecer a tus residentes acceso a los medios de pago crédito y débito, de forma fácil y segura.

Consideraciones y uso del servicio

En esta actualización, con la activación del servicio de pago en línea Mercado Pago estarán disponibles los medios crédito y débito, con una comisión única del 2,7%.

El servicio se activa en Kastor Plus cuando la comunidad tiene una cuenta de Mercado Pago previamente creada.

Revisa aquí paso a paso ¿Cómo crear una cuenta de Mercado Pago?

La activación de la cuenta de la comunidad se puede realizar desde el módulo Conformación de la comunidad, submódulo Configuración de la comunidad, sección Servicios de pago en línea.

Desde el home de la comunidad, puedes hacer clic en el banner de servicios de pago en línea para ir directo a la sección de Servicios de pago en línea. En primer lugar se despliega Mercado pago.

Se mantienen otros medios de pago como Khipu, haciendo clic en el extremo derecho de la fila con el nombre del servicio.

Una vez que la comunidad activa la cuenta en Kastor Plus, desde la sección Servicios de pago en línea puedes visualizar los datos de la cuenta activada: Cuenta, correo y fecha de registro.

Siempre podrás desactivar la cuenta, solo debes confirmar la acción.

Si desactivas la cuenta por error, podrás volver a la sección de Servicios de pago y seguir los pasos de la activación.

La activación o desactivación del servicio aplica automáticamente en la web de Kastor Copropietarios.

Cuando el usuario copropietario ingresa a la web, selecciona el inmueble y en el home visualizará una ventana con información de los medios de pago y el botón Pagar.

Al hacer clic en Pagar, el sistema lo lleva a la página Mis deudas donde debe seleccionar la o las deudas que desea pagar.

Para pagar debe marcar el checkbox en Mercado Pago, luego seleccionar el medio de pago entre crédito y débito y el sistema le muestra detalle sobre el monto total a pagar.

Si está conforme, hace clic en el botón Pagar para continuar el flujo de pago en Mercado Pago.

Una vez se recibe la confirmación de una transacción exitosa o fallida por parte de Mercado Pago, el sistema informa al usuario y puede volver a la página Mis deudas.

Si la transacción es exitosa, se rebaja la deuda de forma automática, tanto en copropietarios como en el software contable.

Activación de cuenta Mercado Pago

Para la activación de la cuenta en el sistema, módulo Conformación de la comunidad, submódulo Configuración de la comunidad, sección Servicios de pago en línea está publicado el siguiente paso a paso para orientar a los usuarios:

*** Antes de realizar la activación de tu cuenta, te sugerimos que cierres sesión en Mercado Pago para evitar errores sobre la cuenta que quieres activar en Kastor Plus.

Ahora sigue estos pasos:

1.- Marca la casilla una vez que hayas leído todas las instrucciones y estés seguro de aceptar las condiciones.

2.- Haz clic en el botón Activar.

3.- Una vez que estás en Mercado Pago, haz clic en Ingresar, debes iniciar sesión con el usuario y la contraseña de la cuenta de la comunidad.

4.- Haz clic en Ingresar.

5.- Para que Kastor Plus se pueda vincular con tu cuenta de Mercado Pago, lee las condiciones, marca el recuadro indicando que comprendes las condiciones y luego haz clic en Continuar.

6.- Lee las condiciones de la conexión y haz clic en Autorizar esta aplicación. Con esto el servicio queda activo en Kastor plus y tu cuenta vinculada.

7.- Al conectarte, en la sección Servicios de Pago en línea de Kastor Plus se mostrará información sobre la cuenta que activaste. Desde la misma sección siempre puedes desactivar la cuenta.

8.- Si desactivaste por error y quieres activar la misma cuenta, solo debes marcar la casilla de condiciones y hacer clic en el botón Aceptar, de la sección Activa la cuenta de la comunidad.

9.- Para activar una nueva cuenta, primero debes cerrar sesión en Mercado Pago, luego vuelve a la sección de activación de Kastor Plus y repites el flujo.

¿Cómo crear tu cuenta Mercado Pago para el pago del Gasto Común en Kastor y Kastor Plus?

Para crear una cuenta de Mercado Pago para la comunidad y luego activar el servicio tanto en Kastor como en Kastor Plus, primero debes asegurarte de solicitar la validación de recaudos por parte de la empresa de pagos en línea.

Crear la cuenta de la comunidad en Mercado Pago es muy fácil

Todos los recaudos deben ser revisados y validados por Mercado Pago para que puedas cerrar el proceso de creación de la cuenta de forma exitosa. Sigue las indicaciones:

a.- Primero asegúrate de tener a mano la siguiente documentación:

– Mail de la cuenta de Mercado Pago.

– Rut Comunidad.

– Razón Social.

– Giro del Negocio.

Documentos a adjuntar:

– Rut Comunidad.

– Acta Designación / Poder de representación.

– Carnet de Identidad del Representante Legal, por ambas caras. No puede ser una fotocopia o PDF, debe ser foto.

– Selfie del representante legal con su carnet de identidad en la mano, de forma que sea legible.

b.- Ahora, haz clic en el botón Formulario para que puedas completar todos los campos y adjuntar la documentación requerida.

c.- Cuando hayas adjuntado todo, haz clic en el botón enviar del formulario.

d.- Una vez que Mercado Pago analiza la documentación enviada te notificará por correo si la cuenta se creó exitosamente.

e.- Cuando Mercado Pago te confirme la creación de la cuenta debes ingresar al portal de Mercado Pago para cambiar tu contraseña y verificar tus datos.

¿Cómo cambiar la contraseña en Mercado Pago y verificar la cuenta de la comunidad?

1.- Primero asegúrate de que Mercado Pago te confirmó por correo electrónico la creación de la cuenta.

2.- Si ya recibiste el correo solo debes cambiar la contraseña desde el portal de Mercado Pago.

3.- Puedes ingresar directamente a Mercado Pago o hacer clic en el botón Mercado pago, del paso dos, en crear cuenta de la comunidad de Kastor Plus.

4.- Una vez que estás en Mercado Pago, haz clic en Ingresar, escribe la dirección de correo electrónico de la comunidad que enviaste en el formulario y haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?

5.- Para cambiar la contraseña primero Mercado Pago te pedirá verificar algunos datos, sigue las instrucciones.

6.- Una vez que cambias la contraseña y verificas tus datos puedes volver a Kastor Plus para activar la cuenta o puedes cerrar sesión

Descarga masiva de comprobantes de ingresos en Kastor Plus

La descarga masiva de los comprobantes de ingresos es una de las herramientas que más agilidad puede aportar a la tarea diaria del adminsitrador de comunidades, y Kastor Plus te facilita esta acción.

Para hacerlo solo debes ingresar al módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, y hacer clic en el Informe de ingresos.

¿Cómo descargar los comprobantes de ingresos?

Una vez en el Informe de ingresos, selecciona el período o rango de fechas del que quieres obtener los comprobantes. También puedes filtrar por tipo de ingresos y cuenta banacaria.

Una vez que realizas la consulta, si existen ingresos en el período consultado podrás marcar uno a uno los ingresos que quieres descargar. Utiliza el checkbox superior de la tabla para seleccionar todos los ingresos consultados.

Una vez que seleccionas los ingresos se habilita el botón Generar comprobantes, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Al hacer clic en el botón Generar comprobantes se inicia la consulta y se muestra en pantalla el mensaje «La solicitud de reporte se inició correctamente. Este proceso podría tomar algunos minutos, por favor espere.»

Cuando finaliza, se genera (visualiza/descarga) un archivo PDF con todos los comprobantes seleccionados. Cuando finaliza el proceso, el sistema te informa que el reporte está listo.

El archivo PDF que se genera contiene los ingresos según la selección de ingresos hecha por el usuario.

Desde la ventana último reporte generado puedes consultar el último comprobante generado, con los datos: Nombre del archivo, fecha de generación, nombre de usuario e ícono de descarga. Solo se almacena el último reporte.

De igual forma, puedes descargar cada comprobante desde el set de herramientas del ingreso correspondiente.

¿Cómo generar finiquito de trabajadores en Kastor Plus?

Puedes generar finiquito de trabajadores en Kastor Plus desde el módulo de Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones.

Desde el módulo, busca el módulo Configuraciones y haz clic en la sección administrar trabajadores.

Busca al trabajador al que quieres finiquitar y desde la columna Herramientas, haz clic en el símbolo de pesos.

En la página donde se confecciona el finiquito, se muestran antecedentes del trabajador como la fecha de inicio del contrato y la fecha de término de la relación laborar, para seleccionar.

Además, debe seleccionar la causal de término de contrato, con esta selección podrás entonces completar detalles como indemnizaciones y el total a pagar.

Puedes generar el finiquito o guardar un borrador.

¿Cómo eliminar trabajadores en Kastor Plus?

Si necesitas eliminar trabajadores en Kastor Plus solo debes ingresar al módulo Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones, sección Configuraciones y hacer clic en Liquidaciones de sueldo.

Luego, selecciona la pestaña superior Descuento de días. Una vez aquí busca al trabajador que tienes que eliminar e ingresa la cantidad de días trabajados.

Te sugerimos eliminar trabajadores después del último mes trabajado, porque podrías necesitar hacer alguna corrección antes de eliminarlo. En días trabajados agregar (0) y en motivo, selecciona la opción Retiro.

Luego, ve al módulo superior Configuraciones y haz clic en Administrar trabajadores, donde encontrarás el listado de trabajadores vigente. Busca al trabajador que quieres eliminar y haz clic en la X roja para eliminar.

Recuerda que el trabajador solo puede ser eliminado si no tiene préstamos o anticipos vigentes.

¿Cómo abrir remuneraciones en Kastor Plus?

Puedes abrir remuneraciones para hacer ajustes en tu gestión. En Kastor Plus solo debes ingresar al módulo Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones.

Recuerda que también puedes utilizar el buscador ingresando palabras claves como Remuneraciones o Abrir, y el centro de ayuda te mostrará cualquier contenido relacionado.

Una vez en el submódulo Remuneraciones, ingresar al menú superior Informes y en la parte más baja, haz clic en Abrir remuneraciones.

En pantalla se muestra el último mes de remuneraciones cerrado en la comunidad. Marca el selector junto al período y luego haz clic en el botón Abrir proceso.

Toma en cuenta estas validaciones en Kastor Plus antes de intentar abrir

Los gastos del periodo a abrir no deben estar asignados.

Los gastos del periodo a abrir no deben tener egreso asociado.

Los gastos del periodo a abrir no deben estar prorrateados.

¿Cómo crear estado de proveedores en Kastor Plus?

Para crear un estado de proveedores solo debes ir al módulo Operaciones, submódulo Estado de proveedores y hacer clic en el botón Crear, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Selecciona el proveedor para el que crearás el registro, selecciona la fecha y asigna un estado a la relación, entre: Multa, amonestación y anexo.
Este último te sirve para aquellos casos que no se corresponden con las dos primeras opciones y en el campo de texto puedes agregar más detalles.
Utiliza el campo de texto para agregar toda la información que requieras sobre lo sucedido y lo que motiva e implica el registro en cuanto a la relación con este proveedor.
También puedes adjuntar documentos que avalen o ayuden a entender mejor lo planteado en el registro del estado del proveedor.
Cada estado de proveedor que crees se listará en la tabla de la página inicial de la sección, con los datos: fecha, estado (multa, amonestación o anexo) y creado por.
Desde el set de herramientas de cada estado de proveedor puedes hacer clic en la opción detalle para visualizar toda la información que agregaste al registro, incluyendo los documentos adjuntos y la posibilidad de descargarlos desde aquí.
En el set de herramientas también puedes editar el registro y eliminarlo, sin restricciones.
Para agilizar la búsqueda de información utiliza los buscadores superiores donde puedes ir directamente a los registros que te interesan.
Solo tienes que hacer clic sobre el proveedor en el campo izquierdo, o ingresando cualquier datos de tu interés en el campo derecho.

¿Cómo te ayuda el estado de proveedores en Kastor Plus?

En la relación con proveedores siempre surgen múltiples escenarios que es importante tener presente a la hora de contratar un servicio o comprar un producto.

Sobre todo cuando se trata de garantizar que lo que ellos entregan a la administración cumplirá con los estándares de calidad necesarios para mantener seguros y satisfechos a nuestros usuarios finales.

Kastor Plus te ofrece una herramienta con la que puedes crear una simple hoja de vida o bitácora de esa relación con cada uno de los proveedores de tu comunidad.

Lo que te ayudará y facilitará que tanto tú como tus colaboradores puedan consultarla en cualquier momento antes de contratar un nuevo servicio.

Además, siempre podrás editar la información que contiene la hoja de vida, consultarla en la web o también puedes eliminarla si termina la relación con el proveedor y ya no la necesitas.

¿Cómo notificar órdenes de compra al proveedor desde Kastor Plus?

Para notificar órdenes de compra, ingresa al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, al crear la orden de compra asegúrate de agregar en el campo correo, la dirección de correo donde quieres enviar la notificación y el PDF de la orden de compra.
Una vez se ha cumplido con todos los pasos de la creación de una OC, el sistema te permite notificar al proveedor, a través de correo electrónico, con el PDF de la OC adjunto.
Sólo se puede notificar órdenes de compra aprobadas (cuando la comunidad tiene creados los niveles de aprobación).
Si la comunidad no tiene creados niveles de aprobación, se habilita la opción de notificar por correo siempre.
Recuerda que la notificación se envía por email a la dirección ingresada en la creación de la OC.
La OC que está disponible para descarga desde el set de herramientas del listado de órdenes de compra en PDF, es la misma que se envía adjunta al correo cuando notificas.
En el caso de la OC con niveles de aprobación, mientras no se haya aprobado, el PDF de la OC se descarga con una marca de agua BORRADOR y no se puede notificar desde el sistema, pero podrías descargar y enviar de forma manual al proveedor para avanzar en tu gestión.