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¿Cómo crear niveles de aprobación para las órdenes de compra en Kastor Plus?

Los niveles de aprobación monetaria para las órdenes de compra te permitirán tener un control oportuno sobre las finanzas de tu comunidad.
No son obligatorios para crear órdenes de compra.
En kastor Plus tienes la opción de crear niveles en la creación o antes de la emisión de una orden de compra, como un mecanismo de seguridad previo a la generación de un acuerdo con proveedores.
Para crearlos debes ingresar al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, sección Niveles de aprobación.
Primero toma en cuenta que la configuración de niveles de aprobación monetaria de órdenes de compra se realiza por comunidad.
Al administrar tu comunidad, puedes crear u omitir la validación de niveles monetarios de aprobación para la generación de órdenes de compra.
Las órdenes de compra cuando no tienes niveles de aprobación se mostrarán con estado pendiente solo en listado de órdenes.

Tus órdenes de compra pueden tener varios niveles de aprobación

La cantidad de niveles de aprobación y los límites monetarios de cada uno son definidos por aquellos usuarios con permisos en Administración y Comunidad para acceder a las configuraciones de órdenes de compra.
Para crear un nivel de aprobación solo debe indicar el monto mínimo desde el que puede aprobar una orden de compra.
Luego selecciona los usuarios que quieres que estén dentro del nivel de aprobación monetario, como aprobadores, y guarda.
Puedes crear N cantidad de niveles de aprobación para tus órdenes de compra.
Solo ten en cuenta que los niveles de aprobación no se pueden solapar en los montos límites, es decir, un nivel de aprobación tiene como máximo monto monetario, el monto mínimo del siguiente nivel de aprobación, si lo has creado.
Si creas un nivel de aprobación monetaria con un monto mínimo de $1 y no creas más niveles de aprobación, los usuarios que hayas seleccionado para ese nivel de aprobación podrán aprobar órdenes de compra por cualquier monto igual o superior a 1 peso chileno.
Al seleccionar los aprobadores el sistema te mostrará un listado con los usuarios con acceso a la comunidad y los permisos correspondientes para el módulo de Operaciones.
Un usuario puede estar en varios niveles de aprobación. Asegúrate de agregarlo en todos los niveles que quieres que esté.
Los niveles de aprobación se listarán en la página principal con información de fecha de creación, monto mínimo que pueden aprobar y el nombre de usuario de los aprobadores del nivel.
Desde el set de herramientas de cada nivel se puede editar y eliminar el nivel.
Siempre se puede editar o eliminar un nivel, solo ten en cuenta que afectará a las órdenes de compra creadas que esperan aprobación.

¿Cómo gestionar las órdenes de compra en Kastor Plus?

Al ingresar a la sección Órdenes de compra, submódulo Órdenes de compra, desde el módulo Operaciones, podrás visualizar un listado con las órdenes de compra creadas.
También encuentras información sobre el estado de cada orden de compra, si está pendiente, aprobada o rechazada, con la intención de entregar información clara y a la mano para aportar rapidez a las operaciones diarias de la administración.
El listado muestra información sobre Fecha, Folio, Proveedor, Monto de la orden, Estado de la orden y estado del Gasto al que se asocia la orden de compra.
En la columna del estado de la orden de compra, se informa si está Pendiente, Aprobada, Rechazada o Esperando mi aprobación; este último se relaciona con los usuarios aprobadores.
En la columna del Gasto se muestra si el gasto asociado a la orden de compra está Asignado y Sin asignar.
El set de herramientas permite Notificar, Editar, Eliminar, Descargar el PDF de la OC, Documentos adjuntos para subir, descargar o eliminar; Aprobación o rechazo de la orden.
Una orden de compra se puede Editar siempre que el gasto al que está asociada no haya sido asignado al Gasto Común.
También se puede Eliminar siempre que no se haya notificado al proveedor o no esté asignado el gasto relacionado con la orden de compra.
La opción Aprobación solo se habilita si existen niveles de aprobación creados.

Notifica por correo tus órdenes de compra a los proveedores

La orden de compra se puede Notificar desde el set de herramientas solo cuando ha sido aprobada, si existen niveles de aprobación. Si no existen, siempre se puede notificar.
Desde el set de herramientas siempre podrás descargar el PDF de la orden de compra. En caso de que la orden de compra no esté aprobada, el PDF se mostrará con marca de agua “Borrador”.
Cuando la orden de compra ha sido aprobada al descargar el PDF estará sin la marca de agua y con el nombre del usuario que aprobó en la firma de la orden.
A una orden de compra se pueden adjuntar documentos, como ejemplo presupuestos o facturas relacionadas por gestión posterior, desde la opción Documentos del set de herramientas.
Para adjuntar documentos a una orden de compra haz clic en la opción Documentos desde el set de herramientas de la orden de compra.
Se desplegará una ventana para que ingreses un nombre para el archivo que subirás.
Luego, haz clic en Buscar archivo, selecciona el documento desde tu computador, sube el documento y para finalizar asegúrate de guardar.
Desde la misma ventana puedes ver los archivos que hayas subido y puedes continuar subiendo documentos, si lo necesitas.
Siempre puedes eliminar o descargar estos archivos.

¿Cómo crear Órdenes de compra en kastor Plus?

Con las órdenes de compra puedes mantener control sobre los gastos generados por compras a proveedores, de manera fácil y segura. Además, tienes la opción de incorporar niveles de aprobación monetaria para tus órdenes de compra..
Desde el submódulo Órdenes de compra haz clic en el botón Crear orden de compra, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En el primer campo debes utilizar el calendario para seleccionar la fecha de la orden de compra; el sistema te muestra -de forma predeterminada- el folio con correlativo (inicia en 1).
El calendario para la fecha de la orden de compra no tiene validaciones para fechas anteriores ni posteriores. Puedes crear la orden de compra con la fecha que requieras.
Luego, seleccionas el proveedor, previamente creado en el submódulo Registrar proveedores desde el módulo Gasto Común. Al seleccionar el proveedor, el sistema completa de forma automática el campo RUT.
Ingresa los datos del proveedor: dirección, correo electrónico y teléfono.
En el campo Atención, ingresa el nombre de la persona a quien envías la orden de compra; luego ingresa la forma de pago, el tipo de documento entre factura y boleta; y el plazo acordado para la entrega del producto o servicio.
En la tabla de detalle, ingresa primero la cantidad de productos o servicios que adquirirás; describe el producto, el precio unitario, el tipo de unidad, y el sistema calculará de forma automática el total por el ítem.
Utiliza el ícono con el signo más (+) para que se agreguen más filas a la tabla si necesitas incorporar más productos o servicios. Sin limitaciones.
Si tienes que eliminar filas de la tabla, solo debes hacer clic en la X ubicada a la derecha de cada fila.
Asegúrate de completar todos los campos del formulario para que el sistema te permita guardar la orden de compra.
A la derecha de la pantalla se muestran el subtotal, los descuentos, el impuesto, si aplican; y el monto total de la orden de compra.
Utiliza el campo “Observaciones” para agregar información sobre el servicio/producto o sobre las condiciones de compra de la administración y comunidad para la aceptación del servicio. Solo toma en cuenta que lo que agregas en este campo, se visualiza en la parte inferior del PDF de la nota de cobro.
En el caso del campo “Nota interna”, puedes incorporar comentarios para que sean leídos por los usuarios internos de la administración o de la comunidad; por ejemplo, los aprobadores de la orden de compra.
Los comentarios internos solo pueden leerse al ingresar a la orden de compra para aprobar o editar su información. Estos no aparecen en el PDF de la orden de compra.
Ni las observaciones ni los comentarios internos son campos obligatorios, solo son herramientas para apoyar tu gestión.

¿Qué te aporta el módulo órdenes de compra en Kastor Plus?

En Kastor Plus las órdenes de compra se entiende como el documento que acredita la negociación entre la administración de la comunidad y un proveedor de servicios o productos.

La generación de una orden de compra en Kastor Plus implica un acuerdo de pago por ciertos servicios, por lo que el sistema facilita el ingreso de información detallada sobre lo requerido.

El detalle es información como cantidades, términos de pago, fechas y otros campos para agregar descripciones que ayuden en el seguimiento y gestión.

Además, aunque la orden de compra no se convierte de forma automática en un gasto y egreso, es posible asociarla al gasto para un mejor control.

Para las administraciones y comunidades de gran tamaño el uso de este instrumento financiero es fundamental porque les permite planificar y programar compras con tiempo, minimizando los errores que generalmente se cometen cuando se hacen compras en medio del caos.

¿Cómo crear revisiones de proveedores de servicios para las instalaciones en Kastor Plus?

Desde el módulo Operaciones, submódulo Revisiones, haz clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se desplegará una ventana con los campos que debes completar para crear la revisión.
Primero selecciona el contrato con el proveedor en el que quieres crear una revisión.
Ingresa la fecha de la visita y los nombres tanto del técnico que realizará la revisión como de la persona que autoriza la visita.
El sistema te facilita dos campos de texto para que ingreses información relacionada con la revisión, como las observaciones que el técnico haga durante la inspección, y otras observaciones o comentarios que considere necesario informar quien acompaña al técnico por parte de la administración de la comunidad.
Además, puedes adjuntar imágenes en formato .JPG, .JPEG, .PNG, que consideres pertinente informar relacionadas con la revisión.
Cuando seleccionas el contrato de un proveedor que contiene checklist o una lista de tareas a cumplir durante la revisión, esta se muestra en la misma pantalla de la revisión para que el usuario pueda seleccionar cada ítems que se cumplió.
Para finalizar, asegúrate de guardar y la podrás ver en el listado de revisiones de la página principal de Revisiones.
Desde el set de herramientas de cada Revisión podrás Editar, Ver adjuntos y Eliminar.
Desde esta página siempre podrás buscar revisiones por instalación, por proveedor o por rangos de fecha para agilizar tus tareas diarias y hacer un control y seguimiento de tus instalaciones.

¿Qué te aportan las revisiones como funcionalidad en Kastor Plus?

Cuando hablamos de las revisiones en Kastor Plus, nos referimos a las visitas técnicas por reparación o mantenimiento de instalaciones que realizan los proveedores de servicios de tu comunidad.

Su utilidad está asociada a los contratos con proveedores que creas por instalaciones, con la intención de apoyarte en el seguimiento y control del estado de las instalaciones.

Las revisiones te ayudarán a llevar un control con información de valor sobre el técnico de tu proveedor que realiza el mantenimiento, agregar comentarios técnicos y también observaciones generales que aporten valor a la revisión.

Además, al crear un contrato agregas una lista de tareas que te servirán para que quien se encargue de la revisión se asegure de cumplir con cada una de las tareas que agregaste en el checklist, haciendo una verificación una a una.

¿Cómo configurar alertas de vencimiento de contratos de mantenimiento en Kastor Plus?

Desde el módulo Operaciones, submódulo Mantenimientos, formulario de creación de contrato, haz clic en el botón Configurar alerta, ubicado en el extremo derecho del formulario.
Se desplegará una ventana emergente donde debes indicar la cantidad de días previos en los que quieres que se envíe la alerta de correo electrónico.
Luego, selecciona uno a uno los usuarios que quieres que reciban esta notificación de alerta de vencimiento de contrato.
Ten en cuenta que tanto esta como todas las notificaciones de correo electrónico que envía el sistema, llegan a la dirección de correo con la que se creó la cuenta de usuario; a menos que el sistema te permita ingresar una dirección de correo desde la misma funcionalidad.
Después de seleccionar los destinatarios, asegúrate de guardar las alertas de contrato y continuar creando el contrato.

¿Cómo crear contratos de mantenimiento para instalaciones en Kastor Plus?

Desde el módulo Operaciones, submódulo Mantenimientos, haz clic en el botón Crear contrato, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Recuerda que antes de crear un contrato debes haber creado las instalaciones, desde el mismo módulo, submódulo Crear instalaciones.
En Crear contrato, selecciona la instalación a la que le crearás un contrato y el proveedor del servicio de mantenimiento para esa instalación.
En el campo proveedores se listarán los que se han registrado en el sistema, desde el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Registrar proveedores.
Si no has registrado proveedores puedes utilizar la ruta anterior o simplemente agregar en el buscador principal del software -ubicado en el extremo derecho más superior- el nombre de la funcionalidad a la que quieres ir.
Al crear el contrato es fundamental que ingreses una fecha de inicio y de término del mismo.
Utiliza el campo (obligatorio) Código para el control y seguimiento correcto de los contratos de proveedores de mantenimiento. El sistema no mantiene un correlativo de este código.
En el campo Especificaciones de garantías contractuales (Revisión mensual) agrega la información que necesitas para el momento de la revisión.
En el campo Especificaciones de garantías contractuales (Revisión mensual) agrega la información que necesitas para el momento en el que se presente una falla.
Luego, agrega el valor mensual del mantenimiento, en pesos chilenos; y selecciona la cuenta y la subcuenta a las que se asociará el egreso para pagar estos servicios.

Utiliza el botón checklist para crear listas de tareas

Además, el sistema te permite agregar una lista de tareas o checklist obligatorio para generar el egreso, es decir, que al momento de realizar las revisión de la instalación se deben cumplir cada uno de esos ítems listados antes de pagar el servicio.
Para agregar checklist al contrato, activa el botón de checklist obligatorio para generar egreso y haz clic en el botón Checklist con el ícono +, ubicado en el extremo derecho del formulario luego del campo Subcuenta, y agrega las tareas.
Por cada clic que hagas sobre el botón Checklist se agrega un campo nuevo para que ingreses en contenido de la tarea.
Puedes agregar N cantidad de checklist o tareas y utilizar la barra de scroll, ubicada a la derecha de la tabla, para desplazarte en el campo de checklist.
Este checklist no es obligatorio para crear un contrato.
Al crear un contrato, para tener un mejor control y seguimiento de los servicios que requiere la instalación, es importante que crees alertas de correo electrónico que te recuerden previamente que se acerca el vencimiento del contrato.
Desde la página inicial de Contratos de mantenimiento, se muestra un listado de todos los contratos que hayas creado para las instalaciones, con un buscador principal.
En la tabla del listado se pueden visualizar por fila, cada contrato con los datos: nombre de la instalación, fecha de inicio, fecha de término, proveedor, valor del mantenimiento; periodicidad de revisiones y fecha de la próxima revisión.
Desde el set de herramientas de cada contrato tienes la opción de Editar un contrato, se puede editar siempre…; eliminar, se puede eliminar siempre que…; y descargar en formato PDF el contrato.

¿Qué te aporta el submódulo Mantenimientos de kastor plus?

Al contar con un registro de los contratos de mantenimiento de cada una de las instalaciones de la comunidad, es posible cumplir con el mantenimiento adecuado.

La inspección periódica y oportuna de instalaciones tan necesarias en condominios verticales, como los ascensores, es una tarea que amerita seguimiento y control, un software se convierte en una herramienta valiosa para cumplirla.

Realizar el mantenimiento oportuno no solo es necesario para la seguridad de quienes utilizan este sistema de transporte, sino que el desconocimiento o incumplimiento consciente de la Ley 20.296 puede acarrear multas de hasta 150 UF, que impactan directamente en el Fondo de reserva de tu comunidad.

El submódulo Mantenimientos te permite garantizar la operatividad segura de las instalaciones y gestionar de manera eficaz su mantenimiento al contar con toda la información histórica de forma ordenada.

Crear contratos para las instalaciones de tu comunidad y gestionar las revisiones de forma asociada te ayudará a evitar problemas mayores.

¿Cómo crear alertas para instalaciones en Kastor Plus?

Si quieres crear Alertas, haz clic en la opción Alertas desde el set de herramientas de la instalación.
En la página principal de Alertas se listarán las alertas que hayas creado para la instalación.
Haz clic en el botón Crear alerta ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y completa los campos del formulario.
Selecciona la periodicidad de la alerta, es decir, la frecuencia con la que debe generarse.
En el primer campo indicas el número de frecuencia y en el segundo si es diaria, semanal o mensual, es decir, el número es igual a cada cuántos días, semanas o meses se enviará una alerta.
Luego indica en los calendarios la fecha desde y hasta cuando la alerta deberá enviar con la frecuencia que ya definiste.
Si seleccionas una fecha específica debes indicar en el calendario la fecha en la que quieres que se envíe la alerta.
También puedes indicar al sistema si quieres que se envíe en la mañana o en la tarde.
Agrega en el campo Descripción información relevante para quienes reciben la alerta.
Selecciona en Tipo, el medio a través del cual el sistema enviará la alerta entre SMS. Email y Push. Por ahora, está disponible solo la notificación de correo electrónico.
Finalmente, selecciona a los usuarios que serán destinatarios de la alerta que estás creando, y guarda.
En la página principal de Alerta se listarán todas las que hayas creado y en cada alerta se muestra el nombre de la instalación, fecha de inicio y fecha de término, así como si se activó la opción de reconfiguración de la alerta.