Configuración

Para la activación del servicio necesitas tener a mano los datos del administrador

• Nombre
• Apellido 
• Correo electrónico
• Teléfono
• RUT

Datos de la comunidad (Configuració de la comunidad/Editar)

• Nombre
• RUT
• Correo electrónico 
• Dirección
• Ciudad 
• Región
• Teléfono

Datos de la cuenta corriente 

Para realizar la activación toma en cuenta que:

• Una vez completados todos los campos del formulario, debes descargar el mandato tipo (PDF) y después de leer, indicar que aceptas las condiciones; y solo hasta que estos tres pasos se cumplan, se habilita el botón de Activación.
  
• Si no has completado los campos se mostrará el sistema te informa que hay campos obligatorios y se destaca el campo que te falta completar.
  
• Si no has descargado el PDF con el mandato, el sistema te informa que descargar el mandato es obligatorio.
  
• Si no marcas la casilla de aceptación de condiciones, el sistema te recuerda que “Leer y aceptar los términos del mandato es obligatorio”.
  
• Con la activación del servicio en Kastor, el sistema te enviará una notificación por correo electrónico (al correo del solicitante, agregado en el formulario en Datos del Administrador) y al correo de la comunidad, indicando que la activación fue exitosa y que ahora deberá esperar un correo de Khipu para terminar el proceso.

• Cuando Khipu recibe la solicitud de activación de servicio desde Kastor, envía un correo con el enlace para que el usuario ingrese, si ya tiene una cuenta de usuario; o cree su cuenta de usuario, si no la tiene.

• Si tus comunidades tienen el servicio de pago en línea Transbank, debes ir a la sección Configuración de Transbank para:

– Tipo de comisión de Transbank, entre única y diferenciada. Esta es una tasa otorgada por transbank.

– Folio de pago Webpay, en caso de poseer un correlativo anterior, de lo contrario el sistema asume el 1 como inicial.
– Definir el banco receptor de los pagos.

• Si quieres activar el servicio de pago en línea Khipu, solo tienes que hacer clic en el botón Activar, del banner ubicado en la sección Configuración Khipu.
  
• Completa el formulario, descarga y  lee el mandato de Khipu.
  
• Si estás conforme, acepta los términos y condiciones marcando el checkbox “He leído el mandato y acepto los términos”.

• Para configurar claves de autorización, ingresa al módulo Configuración, submódulo Datos de la comunidad, haz clic en la sección Administración de claves.
  
• Aquí podrás crear una contraseña ejecutar de forma más segura, las siguientes acciones:
  
  • Desprorratear (Los desprorrateos serán informados al correo electrónico ingresado en Configuración General.
    
  • Autorizar anulación de ingresos en minuta.
    
  • Autorizar anulación de egresos en minuta
    
  • Modificar comisión transbank.
    
  • Anular y habilitar cheques
    
• También puedes crear una contraseña para autorizar los egresos de la comunidad, con esto puedes:
  
  • Activar las funciones de autorización de cheques.
    
  • Autorizar uno o más cheques.
    
  • Desautorizar uno o más cheques.
    
  • Visualizar el estado de los cheques

El sistema te permite calcular y cobrar los intereses de forma automática, mes a mes, siempre que estos estén configurados porcentualmente. 

• Desde el módulo Configuración, submódulo Datos de la comunidad, haz clic en la sección Multas.
  
• Utiliza el selector para determinar si cobrarás multa o no.
  
• Ingresa el monto a cobrar.
  
• Selecciona si será proporcional a días.
  
• Si decides que el cobro sea proporcional a días, el sistema realizará el cálculo dependiendo de los días de morosidad.
  
• Si decides que el cobro no se realice proporcional a días, el sistema calculará el interés determinado en su totalidad independiente de los días de mora.
  
• Selecciona el tipo de interés de la multa, entre simple y compuesto. Recuerda que el Interés simple excluye los intereses previamente calculados.
  
• Selecciona el Fondo que se verá incrementado con la suma de la recaudación mensual por cobro de intereses.
  
• Agrega una descripción, esta se visualizará en la boleta por unidad con el monto correspondiente.

• Desde el módulo Configuración, submódulo Datos de la comunidad, haz clic en Informes.
  
• El informe de gastos comunes es el detalle de gastos prorrateables de la comunidad, puede visualizarse con o sin “detalle de Remuneraciones”.
  
• La primera sección tiene que ver con la visual del informe, puedes configurar los colores de la cabecera del informe, lo que solo aplica para archivos en formato PDF.
  
• Luego en la sección informe de gastos comunes puedes definir si el subtotal será sumatoria o por categoría.
  
• Selecciona el formato entre: Sin detalle de remuneraciones, con detalle de remuneraciones y formato exportable en archivo excel.
  
• Define cuál será el formato de saludo en la visualización del trabajador, entre ninguno, señor y señora.
  
• Utiliza el campo de texto para agregar una información por defecto.
  
• La boleta de unidades es la colilla, carta individual o aviso de cobro individual del Gasto Común.
  
• Puedes seleccionar el formato que quieres por defecto: Boleta simple sin gráfico, boleta simple con gráfico, boleta minuta con número de documentos, boleta minutos con número de egresos, boleta minuta 2 y boleta minuta 3.
  
• Marca el checkbox si quieres que se agregue detalle de elementos, detalle de alícuota, movimientos de unidades y detalle de interés por mora, para interés fijo mensual.
  
• Tienes la opción de mostrar o no la dirección de Tcel en la boleta.
  
• Tienes opciones exclusivas para el detalle de la minuta de boleta 2, como: Remuneraciones con detalle, con detalle y cargos o sin detalles.
  
• También puedes configurar la cabecera para el detalle de la tabla de elementos

• De igual forma, con o sin gráfico, columna con el detalle del departamento, y la visualización de documentos y de egresos.
  
• En el caso de la planilla general de cobranza, este informe muestra en columnas el detalle de los cobros de un periodo, es fija, no se altera por movimientos posteriores.
  
• El reporte anterior puede estar con detalle de corte de luz o sin detalle; así como, mostrar el consumo m3/KW y el detalle del cálculo de medidores si marcas el checkbox.
  
• La Cobranza de Gastos, un informe resumido de los movimientos de un mes, es dinámico por lo que se mantiene actualizada la información.
  
• Puedes configurar si quieres que se visualice la cuenta corriente en el informe de ingresos.
  
• En el caso de los comprobantes de Egreso puedes configurar los datos que se mostrarán: VB Administrador, impresión de cheque, detalle de asignación y cuadro de clasificación de gastos.
  
• Puedes configurar que se visualice “PAGADO”, como marca de agua en los comprobantes de ingreso e inicializar el folio.
  
• En esta sección también debes ingresar el monto mínimo de la deuda que el sistema debe considerar en el reporte de morosidad.

• Utiliza el sistema de control de cheques para mantener un control de los folios de ingreso y el correlativo de cheques.
  
• Agrega la firma digital para la impresión de tus informes.
  
• También puedes agregar el logo de tu empresa en los informes impresos.
  
• Kastor te permite generar una notificación para informar sobre la disponibilidad del gasto común a los residentes, desde Tcel, puedes configurarla en esta sección.
  
• Agrega un detalle del informe de medidores con columnas adicionales para costo general y diferencia de medidores.
  
• Finalmente, recuerda que estas configuraciones estarán disponibles si te aseguras de Guardar antes de salir de la sección Informes.

• Al ingresar a la sección Remuneraciones, del submódulo Datos de la comunidad, lo primero que encuentras en una caja de texto editable para que agregues un pie de página en la Liquidación de sueldo de tus colaboradores.
  
• También puedes definir el valor UF y Valor UTM se debe configurar “todos los meses”.
  
• Luego, selecciona la Caja de Compensación adherida a la Comunidad.
  
• Selecciona la Mutual adherida a la Comunidad.
  
• En el campo Porcentaje mutual ingresa la tasa de la mutual vigente que debe considerar el sistema.
  
• En el campo Sueldo mínimo el sistema te muestra por defecto el sueldo mínimo vigente. No lo puede editar.
  
• Si usan Previred, debes marcar la casilla junto a “Usa Previred”. Debe estar seleccionado para emisión de archivo txt.
  
• En la sección Datos declaración de rentas puedes agregar o modificar el nombre y RUT del representante legal de la comunidad.
  
• Este dato aparece en los contratos y finiquitos.
  
• Asegúrate de hacer clic en el botón Guardar cuando haces cambios o cuando ingresas información.

• Desde el módulo Configuraciones, submódulo Datos comunidad, haz clic en la sección General, ubicada en la parte superior de la página.
  
• Desde aquí se gestionan todos los datos que  aparecen como membrete de todos los informes del sistema, excepto el email del administrador.
  
• Tienes la opción de agregar tu logo  a los distintos informes para mostrar una gestión más corporativa y posicionar tu marca de empresa.
  
• De igual forma, es opcional que puedas agregar la imagen de la firma del administrador a los distintos informes.
  
• Para aquellas comunidades con Tu comunidad en línea (TCEL), se podrá agregar el logo corporativo a la notificación automática de cobranza.
  
• Los Logos de cabecera y pie de página pueden ser activados o desactivados.
  
• Finalmente, recuerda que al ingresar o cambiar cualquier dato de esta sección debes asegurarte de presionar el botón “Guardar” para que se refleje la nueva información.