Configuración

En Kastor puedes configurar los intereses que quieres cobrar a tus residentes por el incumplimiento o no pago de los gastos comunes.

Toma en cuenta que el interés que configuras en el cierre, aplica para los montos impagos o pagados fuera de plazo del siguiente periodo (cuando cierres el próximo mes).

• Haz clic en el módulo Configuración, submódulo Datos de la comunidad, sección Intereses.
  
• En el primer campo selecciona la fecha de vencimiento del Gasto Común, o fecha a partir de la que el sistema debe comenzar a aplicar intereses a la deuda.
  
• Indica al sistema si cobrarás intereses o no, selecciona Si o No.
  
• Si cobrarás intereses, luego debes ingresar el porcentaje de interés que aplicarás a los deudores. Solo debes ingresar números, sin signos o símbolos.
  
• Puedes ingresar una descripción o nombre del interés que deseas aplicar.
  
• Selecciona el fondo destino de lo recaudado por concepto del interés que estás configurando. Cuando se trata del cobro de intereses lo recaudado debe ser destinado a un fondo.
  
• Finalmente, selecciona el tipo de interés entre Simple y Compuesto.
  

Cuál es la diferencia entre interés Simple y Compuesto

Si decides aplicar un interés simple el sistema calcula en base a todos los conceptos de deuda, excluyendo los intereses anteriores, para que al calcular el interés, estos no sean parte del capital adeudado.

Mientras que cuando optas por el interés compuesto, el cálculo de interés considera todos los conceptos de deuda y los intereses devengados con anterioridad.

Las Categorías de recargo son cobros exclusivos que se pueden hacer a las unidades, no son prorrateables en el Gasto común -según su alícuota- y se visualizan en las boletas de la Unidad.

Ejemplo:

– Multas por faltas al reglamento

– Uso de lavandería

– Seguros Individuales

• Para crear Categorías de Recargo ingresa al módulo Configuración, submódulo Categorías de Recargo y haz clic en la sección Nueva Categoría.
  
• Completa los campos
  • Nombre: ej. “Arriendo Quincho”.
  • Orden: Que es lo que determina la ubicación en el detalle del Gasto Común (Minuta).
  • Vigente: Es necesario que esté seleccionada esta opción para que se visualice en la selección de subcategorías.
  • Asegúrate de presionar el botón “Guardar” para que se cree en el sistema.

• Desde el listado Ver categorías en cada una puedes utilizar la herramienta de edición para modificar todos los datos previamente ingresados.
  
• Puedes eliminar una categoría de Recargo siempre que esta no se encuentre utilizada.

Crear subcategorías en Kastor es posible a partir de la carga masiva de un archivo excel, lo que te permite minimizar el tiempo invertido si ya cuentas con la información.

• Ingresa al módulo Configuración, submódulo Subcategoría y haz clic en la sección Carga Masiva Subcategoría (MASIVA).
  
• Descarga el archivo base que te entrega Kastor para agregar nuevos registros haciendo clic en el botón Archivo.
  
• Selecciona examinar para adjuntar el archivo con la carga de datos que agregaste e importa.
  
• Haz clic en el botón visualizar para que puedas verificar la información que subiste.
  
• Si todos los datos están correctos solo tienes que asegurarte de Guardar.

• Si deseas importar datos desde otra comunidad, exporta la planilla y luego selecciona haciendo clic en el botón Examinar.
  
• Recuerde que el formato del archivo debe ser el entregado por el sistema.

Las subcategorías forman parte del plan de cuenta detallado de la comunidad, representan el detalle de los gastos asociados a una categoría padre, visible en los informes de Gasto Común.

En kastor hay dos subcategorías creadas por defecto, las cuales no se pueden eliminar, sin embargo siempre se pueden editar:

– Agua Caliente

– Calefacción

• Para crear Subcategorías ingresa al módulo Configuración, submódulo Subcategoría y haz clic en la sección Nueva Subcategoría para crear de forma individual.
  
• Completa los campos del formulario con los datos:
  
  • Nombre: ej. “Servicio de Administración mensual”.
    
  • Categoría Padre: Selecciona la la categoría de asociación ej., “Gastos de administración”.
    
  • Vigente: debe estar seleccionado para que se visualice en la selección de subcategorías.
    
  • Obligatoria: Al estar seleccionada el sistema no permitirá cerrar el gasto común si no existe gasto asociado.
    
  • Orden Subcategoría: Ascendente, determina la ubicación en el detalle del Gasto Común (Minuta)

• Desde el listado Subcategorías puedes descargar la planilla en formato Excel y entre otras cosas podrías subir la misma información a otras comunidades.
  
• La herramienta de editar te permite modificar todos los datos previamente ingresados.

Kastor te facilita crear categorías de forma masiva para que simplifiques la tarea.

• Desde el módulo Configuración, submódulo Categorías haz clic en la sección Carga Masiva Categorías (MASIVA).
  
• Selecciona examinar para adjuntar el archivo con la carga de datos que deseas importar y luego selecciona visualizar.
  
• Descarga el archivo base para agregar nuevos registros y luego selecciona el archivo con examinar.
  
• Presiona visualizar y si realizaste el paso anterior se deben visualizar los datos.
  
• Si todos los datos están correctos debes asegurarte de hacer clic en Guardar.
  
• Recuerda que si necesitas importar datos desde otra comunidad puedes exportar la planilla y luego seleccionarla desde tu computador, haciendo clic en Examinar.
  
• Ten en cuenta que el formato del archivo debe ser el que te entrega el sistema.

Antes de crear Categorías y Subcategorías en Kastor toma en cuenta que la Ley de Copropiedad inmobiliaria determina 5 Categorías que conforman el plan de cuentas fijo para el cobro de los gastos comunes en la comunidad:

• Gastos de Administración
• Gastos de Mantenimiento 
• Gastos Reparación
• Gastos por Uso  y consumo
• Gastos extraordinarios

En Kastor es posible que crees y distribuyas el plan de cuentas de la comunidad de la forma que estimes conveniente, sin perder con los cambios el formato histórico de sus gastos comunes.

Kastor te entrega dos categorías por defecto y no es posible eliminarla pero sí  es posible editarlas:

– Remuneraciones

– Consumo de Gas Cargo Común. (Medidores individuales) 

• Para crear las categorías ingresa al módulo Configuración, submódulo Categorías y haz clic en la sección Nueva categoría para crear categorías de forma individual.
  

Completa los campos con la información requerida

• Nombre de la categoría: ej. “Gastos de Administración”
• Orden: Ascendente, determina la ubicación en el detalle del Gasto Común (Minuta)
• Ocultar Título: con lo que determinas si es visible o no en la minuta.
• Vigente: debe estar seleccionado para que se visualice en la selección de subcategorías.
  
• Desde el listado de Categorías puedes descargar la planilla en formato Excel, lo que además te puede ayudar a subir la misma información a otras comunidades.
  
• Desde las herramientas del listado puedes editar todos los datos previamente ingresados por categorías.
  
• También puedes eliminar. Ten en cuenta que el sistema te permitirá eliminar categorías siempre que estas no posean subcategorías asociadas.

• Para crear proveedores ingresa al módulo Configuración, submódulo proveedores.
  
• El sistema te permite registrar la información correspondiente de los proveedores de la Comunidad.
  
• Los proveedores pueden ser de servicios básicos, reparaciones y  mantenciones o trabajadores sin contrato.
  
• Al ingresar al submódulo puedes ver el listado de proveedores creados en tu comunidad, nombre y RUT, además de las herramientas de edición y de activación o desactivacióne del proveedor.
  
• Al seleccionar un proveedor desde Ver proveedores podrás visualizar e imprimir a excel, la cartola histórica del proveedor.
  
• La herramienta Editar te permite cambiar los datos del proveedor en todos sus campos.
  
• Puedes eliminar proveedores solo cuando estos no tengan relación con un gasto ingresado.
  
• Para crear un proveedor (Creación individual) haz clic en la sección Nuevo proveedor y completa los siguientes campos:

– Razón Social: Nominativo del Comprobante de Egreso.

– Rut: Dato empresa o representante legal.

Datos Opcionales:

– Dirección

– Comuna

– Ciudad

– Notas: lo que agregues aquí aparece como descripción al momento de ingresar un gasto (editable)

– Descripción

– Página Web

Datos de contacto

– Nombre del Proveedor

– Apellido Paterno y Materno

– Teléfono

– Celular

– Correo. 

En este caso todos los datos son opcionales. Todos los datos opcionales se visualizan solo al editar y consultar por proveedor.

¿Cómo crear proveedores de forma masiva?

• Ingresa a la sección Carga masiva de proveedores del submódulo Proveedores y descargar el archivo base para agregar nuevos registros.
  
• Haz clic en el botón Examinar para adjuntar el archivo que trabajaste con la carga de datos que deseas importar.
  
• Luego, haz clic en visualizar para ver el archivo cargado.
  
• Si todos los datos están correctos debe seleccionar Guardar.
  
• Ten en cuenta que si quieres importar datos desde otra comunidad puedes exportar la planilla y luego subirla, haciendo clic en Examinar.
  
• Recuerde que el formato del archivo debe ser el entregado por el sistema.
  
• La cantidad máxima de creación masiva de proveedores es de 100.

• Desde el módulo Configuración, haz clic en el submódulo Sistema Cobranza para activar el sistema de cobranza en la comunidad.
  
• Ingresar Clave Maestra configurada previamente.
  
• Selecciona el tipo de cobranza que quieres utilizar, entre manual y automática.
  
• En el caso de cobranza manual, el sistema te entrega información sobre la situación de morosidad de los inmuebles y el envío de la notificación la debes hacer de forma manual.
  
• En el caso de la cobranza automática, según la situación de cobranza de la comunidad y la deuda de los inmuebles el sistema envía de forma automática las notificaciones de correo electrónico.

Al momento del cierre de GGCC, las notificaciones se enviarán de la siguiente forma:

1.- Fecha de vencimiento, se envía correo al momento de liberar el gasto común, destinatario Residentes.

2.- Correo alerta envío – 3 días previos al vencimiento se envía correo indicando al administrador los residentes con morosidad que serán notificados mediante el sistema de cobranza automática – Destinatario Administrador.

3.- Correo previo al vencimiento – 2 días antes del vencimiento se envía correo a los residentes informando que el gasto común está por vencer – Destinatario Residentes.

4.- Correo cobranza – 5 días después del vencimiento del gasto común se envía correo de cobranza a los residentes con deuda – Destinatario Residentes.

• Desde el módulo configuración, ubicado en el menú superior del sistema, haz clic en el submódulo Personas.
  
• Desde aquí puedes visualizar en un listado todas las personas/usuarios creados en el sistema y editar sus datos, sean estos Residentes, Trabajadores o Usuarios Administrador .
  
• Para crear más personas o cuentas de usuario, haz clic en la sección Nueva persona y completa los datos del formulario.
  
• Haz clic en la sección Asignar roles para agregar uno o más roles a las personas que tienes creadas.
  
• Para asignar roles:
  

1) Seleccionar Persona

2) Seleccionar Rol o Roles.

3) Presione Botón Ingresar Rol.

4) Para desasignar rol, presione herramienta.

Este documento se utiliza para la cobranza Judicial por el no pago de Gastos Comunes y para generarla debes hacer ciertas configuraciones.

• Haz clic en la sección Corte de Luz y cobro judicial.
  
• Selecciona las firmas que serán necesarias para la carta de autorización de corte de luz masiva.
  
• Agrega el dato de a quién está dirigida, nombre de la compañía.
  
• Ingresa la información del notario.
  
• Selecciona la fecha de escritura, es un dato de la comunidad.
  
• Define el monto mínimo de la cobranza judicial.
  
• Ingresa el monto de los gastos de cobranza, en porcentaje, moneda nacional o Unidad de Fomento.
  
• Utiliza el campo de texto para agregar comentarios adicionales a la carta.

¿Cómo configurar la Carta de Luz Individual en Kastor?

• Ingresa a la sección Carta de corte de luz individual, en el submódulo Datos de la comunidad.
  
• Selecciona el tipo de carta que quieres emplear en tu comunidad entre: Carta corte de Luz 1 (original) y Carta corte de Luz 2 (nueva)
  
• La carta corte de Luz 1 (original) es un formato simple con detalle de meses y montos morosos, y en este caso puedes configurar si llevará o no la firma del comité de copropietarios.
  
• La carta corte de Luz 2 (nueva) es un formato con detalle de meses y montos morosos, en el que puedes configurar:

– Firma Comité.

– Plazo máximo para que el copropietario pague y pueda evitar el corte.

– Cantidad de cuotas morosas a considerar (2 meses, 3 meses etc.)

– Logo de la administración

– Detalle de la deuda

– La opción de agregar observaciones generales.