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¿Cómo crear ingresos no identificados en Kastor Plus?

Con Kastor Plus puedes registrar en el sistema los depósitos que llegan a las cuentas bancarias de la comunidad y que no puedes relacionar con un inmueble por falta de información clara en el momento.

Esto representa una solución importante cuando tu gestión tiene buenas prácticas como la conciliación bancaria.

Paso a paso cómo crear

Desde el módulo Ingresos, submódulo Crear ingresos no identificados haz clic en el botón Crear ingresos no identificados.
Selecciona la forma de pago y la cuenta bancaria donde se hizo el ingreso.
Selecciona la fecha del ingreso, indica el folio, el monto del ingreso y agrega una descripción que te ayude luego con el control y gestión.
Completa todos los campos para que se habilite el botón Guardar.
Recuerda que tienes la opción de crear INI con folio para mantener un correlativo más cercano a la fecha real del ingreso al momento de asociarlo a un inmueble como ingreso operacional.
Cuando activas la opción Folio el sistema te mostrará el correlativo de folios de un ingreso para que selecciones el primer folio disponible de la lista.
El folio interno no es una opción disponible para INI, pero sí se mantiene la opción de crear INI sin folio.
Cuando asocias el INI a un inmueble, el nuevo Ingreso Operacional mantiene el folio con el que se creó el INI, y dicho folio no podrá ser editado.
Esta funcionalidad es la misma tanto en ingresos operacionales individuales como en múltiples.
Si la comunidad en la que se trabaja no tiene talonarios creados, al seleccionar la opción “Folio” se muestra en pantalla un mensaje que indica que no existen talonarios disponibles y las opciones de continuar sin folio o crear un nuevo talonario.
Al asociar el INI al inmueble e ingresar como forma de pago un INI con folio, el sistema te informa que el ingreso Ingreso Operacional se creará con el folio del INI.
Cuando se crea un INI con folio, este dato se muestra en todos los informes donde se visualiza el INI, que tengan el campo folio: Informe de ingresos, Libro banco, Transacciones.
También en el Estado de situación financiero, Historial de conciliaciones, Cambiar movimientos conciliados, Conciliación bancaria.

Cuando seleccionas la opción Crear talonario, se muestra la ventana de creación de talonario de ingreso que trae por defecto el número de talonario y el número del primer comprobante de dicho talonario.
En el caso del historial de conciliación un INI con folio que luego es asociado a un inmueble, mantiene el folio cuando pase a ser un Ingreso Operacional, es decir, como INI o como Ingreso Operacional tendrán el mismo Folio.
Al conciliar y generar de forma automática los INI, el sistema pregunta al usuario si quiere crearlos con Folio. Solo podrá crear INI con folio para todos y no uno a uno.
Al seleccionar la opción de asignar los folios, el sistema asignará automáticamente los folios disponibles y los mostrará en la tabla de INI.

Herramientas que debes tomar en cuenta

El sistema valida si hay suficientes folios disponibles en el caso de que se seleccione la opción de crear con folio. Si no hay folios disponibles, se muestra una advertencia y se brinda la opción al usuario de crear talonarios.
Al crear varios INI el sistema no te permitirá utilizar un mismo folio para varios ingresos por lo que, aunque se muestran no se pueden seleccionar y el sistema te muestra este mensaje: “Este folio ya se usó, por favor seleccione otro.”
Además, para garantizar la lectura o consulta simple de los datos desde el listado de INI se garantiza la búsqueda de INI por un rango de fechas definido para encontrar de forma rápida un registro específico.
Desde la columna Folio del listado se muestra el correlativo. Cuando el INI se haya creado sin Folio, esta columna muestra un guión.
Un INI tiene dos estados: No identificado cuando aún no lo asocias a un inmueble y Asociado junto al nombre del inmueble en caso de que lo hayas asociado.
Desde el set de herramientas puedes eliminar el INI. Ten cuenta la validación de que solo se puedan eliminar los INI que no han sido conciliados o asociados a un Ingreso Operacional.
Cuando se ingresa al listado de INIs para los datos que se muestran en pantalla se considera que: la fecha por defecto ‘hasta’ es el último día y mes actual y la fecha por defecto ‘desde’ es primer día de y mes actual, menos dos meses.

¿Cómo crear notas de crédito para un inmueble en Kastor Plus?

Este instrumento te permite corregir el cobro errado de un concepto de deuda o la condonación de una deuda. En el caso de la administración de comunidades, es una herramienta útil para resarcir un cobro indebido en el gasto común de un inmueble.

Las notas de crédito se aplican sobre períodos cerrados, porque de cometer el mismo error en un período sin liberar, es decir, sin cobrar al residente, existen otros mecanismos para corregir antes de cobrar.

Paso a paso cómo crear las notas de crédito

En Kastor Plus las notas de crédito son consideradas ingresos y se encuentran en el módulo Ingresos, submódulo Crear notas de crédito a inmuebles.
Haz clic en el botón superior derecho para ingresar a la ventana de creación de la nota de crédito.
Recuerda que solo puedes crearlas en conceptos de deudas de períodos cerrados.
Selecciona el período, mes y año, luego selecciona el concepto de deuda por el que hiciste el cobro al que quieres aplicar la nota.

Desde el listado de las deudas por inmuebles se muestra nombre de inmueble, período, monto cobrado y el estado de la deuda: vigente, cuando no se ha recibido pago; pagada, que fue pagada en su totalidad; y parcial, cuando solo se ha pagado una porción de la deuda.
Las notas de crédito a inmueble solo se pueden aplicar cuando la deuda está vigente o solo tiene un pago parcial.
En el caso de las deudas pagadas, si necesitas corregir un cobro errado con nota de crédito a inmueble primero debes reversar el Ingreso Operacional, al hacerlo la deuda volverá a estar vigente y puedes aplicar la nota de crédito.
Selecciona el inmueble en el que crearás la nota de crédito. Ubica el botón de opción para habilitar el campo donde podrás ingresar el monto de la nota de crédito.
Por defecto, al habilitar la opción (botón naranja) el campo toma el total del monto cobrado, pero te permite modificar si quieres que la nota de crédito sea por un monto menor.
Luego indica la fecha de la nota de crédito en el calendario superior y ten en cuenta que solo se puede crear con fecha del período abierto.
Selecciona el fondo de la comunidad al que se debe aplicar la nota de crédito para que se habilite el botón guardar.
Utiliza el campo Observaciones para agregar información que te ayude en la gestión y control de este instrumento.
La información de las observaciones, se puede visualizar en el campo observaciones en el comprobante de la nota de crédito a inmueble, en el comprobante descargado desde informe de ingresos.
También en la cartola de fondos y en el archivo excel de la misma; así como, en el campo descripción en los movimientos posteriores al cierre de la nota de cobro.

Kastor Plus te permite crear una o más notas de crédito a inmuebles en la misma acción. Solo considera que quedarán con la misma fecha, fondo y observación.
Luego podrás visualizar las notas de crédito creadas en el listado de la página principal del submódulo.
En listado por cada nota de crédito se visualizan los datos: Fecha de creación, folio (Asignado por el sistema de forma automática), nombre del inmueble y del responsable de deuda; concepto y monto de la nota de crédito.
Desde el set de herramientas de cada nota de crédito tienes la opción de eliminar o descargar en formato PDF.

¿Cómo crear ingresos no operacionales en Kastor Plus?

Desde el módulo Ingresos, submódulo Crear ingresos no operacionales, tienes la opción de registrar en el sistema aquellos pagos que recibe tu comunidad por otros conceptos que no se relacionan con el gasto común.
Un ejemplo, es el caso en el que la comunidad arrienda espacios para la ubicación de una valla publicitaria o una antena de telecomunicaciones, el pago se ingresa como un INO.
También puede ser que la comunidad emita un egreso para un proveedor por un monto superior a la deuda por error y luego este devuelve ese dinero, se puede ingresar como un INO y rebajar ese dinero al Gasto Común, ya que seguramente ese egreso se cobró a los copropietarios.
Al ingresar al submódulo, haz clic en el botón Crear ingresos no operacionales, ubicado en la parte superior de la pantalla.
Selecciona la cuenta bancaria donde se realizó el pago y el tipo de ingreso.
Si el tipo es Capitalizado a fondo, cuando quieres que el dinero que ingresa vaya a un fondo, solo debes seleccionar el fondo.
Si seleccionas tipo mixto, porque quieres dividir el monto del ingreso para que una parte vaya a un fondo y la otra a rebajar la deuda del Gasto Común; define el fondo al que enviarás una parte e indica la cuenta y subcuenta en Gasto Común y las cuotas por sectores.
Mientras que si el tipo será de rebaja a gasto común para que el monto total rebaje la deuda de los copropietarios, solo tienes que seleccionar cuenta, subcuenta y definir las cuotas por sector.
Al igual que en el caso del ingreso operacional, indica el folio, entre talonario o folio interno; la fecha del ingreso, la forma de pago o ingreso y el monto.
Si la forma de pago o ingreso es cheque, debes indicar banco y categoría del ingreso no operacional.
Si se trata de efectivo, transferencia o depósito solo tienes que seleccionar la categoría.
Asegúrate de hacer clic en el botón Guardar, ubicado en la parte inferior derecha de la ventana. Si haces clic en la X ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla, perderás el ingreso que estabas creando.
Si no ves el botón Guardar en la pantalla, utiliza tu mouse para bajar.
Siempre puedes crear categorías para tener un mejor control y seguimiento de tus ingresos no operacionales, porque podrás identificar con más claridad de dónde viene el dinero de esos ingresos.
Para crear las categorías de ingresos no operacionales, haz clic en el botón Categorías, ubicado en la parte superior derecha de la página de INO.
En la ventana de creación de categorías solo debes darle un nombre y guardar.
Las categorías creadas en tu comunidad se listan en la parte derecha de la ventana; desde cada una de ellas utiliza el set de herramientas para editar o eliminar una categoría.
Si editas una categoría de INO la información varía en los reportes así…
Si eliminas una categoría de INO la información varía en los reportes…
Desde el listado de ingresos no operacionales puedes hacer consultas de ingresos por rangos de fecha.
También puedes descargar el comprobante del ingreso en formato PDF, solo debes hacer clic en la opción descargar del set de herramientas.

¿Cómo crear ingresos de tipo abono en Kastor Plus?

Puedes crear ingresos de tipo abono desde el módulo Ingresos, submódulo Crear ingresos operacionales, haz clic en el botón Ingresar abonos, ubicado en la parte superior de la pantalla.
Desde la ventana de abono, selecciona la opción de ingreso individual si abonas a un inmueble o múltiple si ingresarás abonos a varios inmuebles.
Selecciona el inmueble. Recuerda que se listan sólo los inmuebles que no tienen deuda.
Ingresar el monto total a abonar. También podrás ver un resumen del último ingreso del inmueble: monto, fecha y folio.
Selecciona la cuenta bancaria destino del ingreso, la fecha del ingreso y define si es folio interno o talonario.
En el caso de hacer un abono múltiple, toma en cuenta que al ingresar el monto del abono también debes seleccionar la distribución del abono que utilizarás, entre:

Distribución proporcional: el monto ingresado se reparte en partes iguales entre todos los inmuebles seleccionados.
Distribución manual: esta opción permite que el usuario ingrese el monto a asignar a cada inmueble. La suma del monto ingresado a cada inmueble debe ser igual al monto total ingresado a abonar.
Recuerda siempre agregar una descripción que te ayudará en la gestión interna de tu administración.

¿Cómo crear un ingreso operacional o abono asociado a un ingreso no identificado?

Al crear el ingreso operacional o abono escribe el mismo monto del ingreso no identificado.
Desde la ventana de selección de forma de pago, selecciona el INI que corresponda.
Solo los ingresos no identificados que están conciliados aparecerán en el listado. Los INI que no estén conciliados no aparecen en el campo selector.
Recuerda que el monto del ingreso operacional o abono, debe ser igual al monto del INI. Si son distintos no permitirá la asociación.

¿Cuáles son las validaciones de ingresos operacionales en Kastor Plus?

Lo primero sobre validaciones de ingresos operacionales es que si tienen fecha de períodos de Gasto Común cerrados solo se pueden reversar.
En períodos abiertos solo se pueden anular.
En el caso de los ingresos no operacionales solo se pueden anular. No se condicionan por períodos.
Cuando un ingreso operacional o no operacional se ha conciliado no se puede eliminar, por lo tanto la opción no se habilita en el set de herramientas para evitar errores de usuario.
Los ingresos operacionales anulados en períodos abiertos dejan disponible el folio.
Los ingresos no operacionales anulados siempre dejan disponible el folio, a menos que estén conciliados porque en este caso no se pueden anular.
Los ingresos no operacionales de tipo capitalizado a fondo, solo se pueden anular y no reversar.
Los ingresos no operacionales de tipo mixto o rebaja a gasto común prorrateados, no se pueden anular ni reversar, por lo que no se habilita la opción Eliminar en el set de herramientas.
Ejemplo de lo anterior es que cuando un INO se cobra en cuotas y al menos una de ellas está prorrateada y cobrada, pero otras dos están en períodos abiertos, de igual forma no se puede eliminar.
Los ingresos no operacionales mixto o rebaja a gasto común en períodos abiertos, se pueden anular más no reversar, dejando disponible el folio.
En ingreso no operacional, la opción Editar se inhabilita del tooltip.
Cuando un ingreso operacional es reversado, la opción editar folio está inhabilitada.
Puedes eliminar un ingreso operacional asociado a ingreso no identificado de un período liberado y la deuda se restablece en los distintos informes.
El ingreso aparece reversado en la nota de cobro del último período cerrado.

¿Cómo crear ingresos operacionales en Kastor Plus?

Los ingresos operacionales en Kastor Plus permiten gestionar y controlar los pagos que realizan los copropietarios sobre las deudas de sus inmuebles.
Para crear ingresos operacionales es una buena práctica que te asegures de crear los talonarios de ingresos pues uno de los campos requeridos para el ingreso operacional es el folio del talonario, lo que te ayudará a tener un mejor control sobre la gestión.

De igual forma, al crear el ingreso el sistema te facilita crearlo con un folio interno con correlativo que te entrega el sistema para ayudarte en esos casos en los que no tienes talonarios o no los quieres usar para ciertos ingresos operacionales.

Paso a paso cómo crear los ingresos

Para crear un ingreso debes ir al módulo Ingresos, submódulo Crear ingresos operacionales.
Ubica en la parte superior derecha de la pantalla el botón Crear ingreso operacional.
Haz clic en Crear ingresos operacionales y utiliza el botón de opción -ubicado en la parte superior derecha de la ventana- si crearás un ingreso individual o múltiple.
Utiliza la opción de ingreso individual cuando vas a ingresar el pago de la deuda de un inmueble.
La opción de ingreso múltiple te ayuda a registrar en el sistema el pago de las deudas de varios inmuebles desde la misma ventana.
En el caso del ingreso individual, selecciona el inmueble e inmediatamente el sistema te mostrará toda la información de deudas relacionada.
Utiliza el campo monto a pagar para agregar el monto del ingreso que crearás.
Ten en cuenta que el sistema te mostrará si el inmueble tiene un saldo a favor, porque este puede utilizarse para rebajar la deuda del inmueble.
El monto total de la deuda del inmueble se informa en la parte superior del listado de conceptos de deudas.
Luego, debes seleccionar las deudas que se van a pagar, si es que el inmueble tiene más de una deuda.
También puedes pagar toda la deuda con un solo clic, desde el botón Pagar deuda total.
Si haces clic en el botón Pagar deuda total, se seleccionan automáticamente todos los conceptos de deuda y el ingreso se realiza por el monto total adeudado.
Si seleccionas una a una los conceptos de deudas el sistema te permitirá ingresar un monto superior al total adeudado y se generará un sobrepago.
En el calendario debes ingresar la fecha real del ingreso operacional que pagó el copropietario, es por esa razón que no se habilitan fechas futuras..
La cuenta bancaria de destino está relacionada por defecto. Esta la definiste al dejarla como cuenta por defecto en el submódulo de Cuentas bancarias.
Si tienes más cuentas creadas, estás se mostrarán aquí para que tengas la posibilidad de cambiar el destino del monto ingresado.
El ingreso puede crearse con un folio del talonario creado o puedes marcar la opción de folio interno, dependiendo de las necesidades de tu gestión.
Si eres de los que recibe pago en Conserjería seguramente aún tienes el talonario físico, pero el folio interno será muy útil cuando ya no uses talonarios físicos. En el sistema siempre inician en 1.
Puedes agregar una descripción al ingreso al momento de crearlo lo que te facilitará el control de los pagos, porque es información que visualizas en varios reporte o informes.

Las formas de pago son muy fáciles de seleccionar

El sistema te muestra un resumen de la deuda a pagar, si tienes o no saldo a favor a utilizar, el sobrepago si es que se genera y el monto total del ingreso.
Para continuar, haz clic en el botón de Ingresar forma de pago y se desplegará una ventana en la que podrás seleccionar si el pago se realizó con cheque, efectivo, transferencia electrónica o depósito.
Si la forma de pago es cheque, debes seleccionar el banco, agregar la fecha, número de documento y monto del cheque.
En este caso puedes generar el pago o puedes agregar más pago en efectivo en el mismo ingreso.
De igual forma si seleccionas como forma de pago efectivo, puedes generar el pago o agregar más pago en cheque.
En el caso de las transferencias electrónicas y los depósitos solo debes agregar fecha y monto, para luego agregar el pago y generar el ingreso.
Desde aquí también tienes la opción de relacionar el ingreso operacional que estás creando con un ingreso no identificado que hayas conciliado para que quede relacionado al inmueble y se cree con los mismos datos.

Cuando se genera el comprobante del ingreso operacional, este se agrega al listado de ingresos de la página principal del submódulo.
Desde el set de herramientas de cada ingreso operacional podrás descargar el comprobante de ingreso que has creado.
Desde el mismo set también podrás modificar el folio, la fecha y eliminarlo, según las validaciones del sistema para garantizar el dato correcto.
Siempre podrás eliminar un ingreso operacional que acabas de crear y al hacerlo, toda la deuda quedará habilitada de nuevo, es decir, pendiente de pago.
Además, desde la página principal de ingresos operacionales puedes acceder a las configuraciones desde el ícono de engranaje, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, para activar el control de talonario de ingresos.
Recuerda que si activas el control de talonario no podrás generar un cierre de Gasto Común si tienes folios sin utilizar del talonario
También podrás configurar que el comprobante tenga marca de agua “Pagado” y agregar la imagen de firma de la administración.
Desde la página principal de ingresos podrás buscar los ingresos por rangos de fechas o período y descargar en archivo excel con toda la información de los ingresos, según la búsqueda.