Ordenes de compra archivos - Centro de ayuda Kastor

¿Cómo notificar órdenes de compra al proveedor desde Kastor Plus?

Para notificar órdenes de compra, ingresa al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, al crear la orden de compra asegúrate de agregar en el campo correo, la dirección de correo donde quieres enviar la notificación y el PDF de la orden de compra.
Una vez se ha cumplido con todos los pasos de la creación de una OC, el sistema te permite notificar al proveedor, a través de correo electrónico, con el PDF de la OC adjunto.
Sólo se puede notificar órdenes de compra aprobadas (cuando la comunidad tiene creados los niveles de aprobación).
Si la comunidad no tiene creados niveles de aprobación, se habilita la opción de notificar por correo siempre.
Recuerda que la notificación se envía por email a la dirección ingresada en la creación de la OC.
La OC que está disponible para descarga desde el set de herramientas del listado de órdenes de compra en PDF, es la misma que se envía adjunta al correo cuando notificas.
En el caso de la OC con niveles de aprobación, mientras no se haya aprobado, el PDF de la OC se descarga con una marca de agua BORRADOR y no se puede notificar desde el sistema, pero podrías descargar y enviar de forma manual al proveedor para avanzar en tu gestión.

¿Cómo crear niveles de aprobación para las órdenes de compra en Kastor Plus?

Los niveles de aprobación monetaria para las órdenes de compra te permitirán tener un control oportuno sobre las finanzas de tu comunidad.
No son obligatorios para crear órdenes de compra.
En kastor Plus tienes la opción de crear niveles en la creación o antes de la emisión de una orden de compra, como un mecanismo de seguridad previo a la generación de un acuerdo con proveedores.
Para crearlos debes ingresar al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, sección Niveles de aprobación.
Primero toma en cuenta que la configuración de niveles de aprobación monetaria de órdenes de compra se realiza por comunidad.
Al administrar tu comunidad, puedes crear u omitir la validación de niveles monetarios de aprobación para la generación de órdenes de compra.
Las órdenes de compra cuando no tienes niveles de aprobación se mostrarán con estado pendiente solo en listado de órdenes.

Tus órdenes de compra pueden tener varios niveles de aprobación

La cantidad de niveles de aprobación y los límites monetarios de cada uno son definidos por aquellos usuarios con permisos en Administración y Comunidad para acceder a las configuraciones de órdenes de compra.
Para crear un nivel de aprobación solo debe indicar el monto mínimo desde el que puede aprobar una orden de compra.
Luego selecciona los usuarios que quieres que estén dentro del nivel de aprobación monetario, como aprobadores, y guarda.
Puedes crear N cantidad de niveles de aprobación para tus órdenes de compra.
Solo ten en cuenta que los niveles de aprobación no se pueden solapar en los montos límites, es decir, un nivel de aprobación tiene como máximo monto monetario, el monto mínimo del siguiente nivel de aprobación, si lo has creado.
Si creas un nivel de aprobación monetaria con un monto mínimo de $1 y no creas más niveles de aprobación, los usuarios que hayas seleccionado para ese nivel de aprobación podrán aprobar órdenes de compra por cualquier monto igual o superior a 1 peso chileno.
Al seleccionar los aprobadores el sistema te mostrará un listado con los usuarios con acceso a la comunidad y los permisos correspondientes para el módulo de Operaciones.
Un usuario puede estar en varios niveles de aprobación. Asegúrate de agregarlo en todos los niveles que quieres que esté.
Los niveles de aprobación se listarán en la página principal con información de fecha de creación, monto mínimo que pueden aprobar y el nombre de usuario de los aprobadores del nivel.
Desde el set de herramientas de cada nivel se puede editar y eliminar el nivel.
Siempre se puede editar o eliminar un nivel, solo ten en cuenta que afectará a las órdenes de compra creadas que esperan aprobación.

¿Cómo gestionar las órdenes de compra en Kastor Plus?

Al ingresar a la sección Órdenes de compra, submódulo Órdenes de compra, desde el módulo Operaciones, podrás visualizar un listado con las órdenes de compra creadas.
También encuentras información sobre el estado de cada orden de compra, si está pendiente, aprobada o rechazada, con la intención de entregar información clara y a la mano para aportar rapidez a las operaciones diarias de la administración.
El listado muestra información sobre Fecha, Folio, Proveedor, Monto de la orden, Estado de la orden y estado del Gasto al que se asocia la orden de compra.
En la columna del estado de la orden de compra, se informa si está Pendiente, Aprobada, Rechazada o Esperando mi aprobación; este último se relaciona con los usuarios aprobadores.
En la columna del Gasto se muestra si el gasto asociado a la orden de compra está Asignado y Sin asignar.
El set de herramientas permite Notificar, Editar, Eliminar, Descargar el PDF de la OC, Documentos adjuntos para subir, descargar o eliminar; Aprobación o rechazo de la orden.
Una orden de compra se puede Editar siempre que el gasto al que está asociada no haya sido asignado al Gasto Común.
También se puede Eliminar siempre que no se haya notificado al proveedor o no esté asignado el gasto relacionado con la orden de compra.
La opción Aprobación solo se habilita si existen niveles de aprobación creados.

Notifica por correo tus órdenes de compra a los proveedores

La orden de compra se puede Notificar desde el set de herramientas solo cuando ha sido aprobada, si existen niveles de aprobación. Si no existen, siempre se puede notificar.
Desde el set de herramientas siempre podrás descargar el PDF de la orden de compra. En caso de que la orden de compra no esté aprobada, el PDF se mostrará con marca de agua “Borrador”.
Cuando la orden de compra ha sido aprobada al descargar el PDF estará sin la marca de agua y con el nombre del usuario que aprobó en la firma de la orden.
A una orden de compra se pueden adjuntar documentos, como ejemplo presupuestos o facturas relacionadas por gestión posterior, desde la opción Documentos del set de herramientas.
Para adjuntar documentos a una orden de compra haz clic en la opción Documentos desde el set de herramientas de la orden de compra.
Se desplegará una ventana para que ingreses un nombre para el archivo que subirás.
Luego, haz clic en Buscar archivo, selecciona el documento desde tu computador, sube el documento y para finalizar asegúrate de guardar.
Desde la misma ventana puedes ver los archivos que hayas subido y puedes continuar subiendo documentos, si lo necesitas.
Siempre puedes eliminar o descargar estos archivos.

¿Cómo crear Órdenes de compra en kastor Plus?

Con las órdenes de compra puedes mantener control sobre los gastos generados por compras a proveedores, de manera fácil y segura. Además, tienes la opción de incorporar niveles de aprobación monetaria para tus órdenes de compra..
Desde el submódulo Órdenes de compra haz clic en el botón Crear orden de compra, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En el primer campo debes utilizar el calendario para seleccionar la fecha de la orden de compra; el sistema te muestra -de forma predeterminada- el folio con correlativo (inicia en 1).
El calendario para la fecha de la orden de compra no tiene validaciones para fechas anteriores ni posteriores. Puedes crear la orden de compra con la fecha que requieras.
Luego, seleccionas el proveedor, previamente creado en el submódulo Registrar proveedores desde el módulo Gasto Común. Al seleccionar el proveedor, el sistema completa de forma automática el campo RUT.
Ingresa los datos del proveedor: dirección, correo electrónico y teléfono.
En el campo Atención, ingresa el nombre de la persona a quien envías la orden de compra; luego ingresa la forma de pago, el tipo de documento entre factura y boleta; y el plazo acordado para la entrega del producto o servicio.
En la tabla de detalle, ingresa primero la cantidad de productos o servicios que adquirirás; describe el producto, el precio unitario, el tipo de unidad, y el sistema calculará de forma automática el total por el ítem.
Utiliza el ícono con el signo más (+) para que se agreguen más filas a la tabla si necesitas incorporar más productos o servicios. Sin limitaciones.
Si tienes que eliminar filas de la tabla, solo debes hacer clic en la X ubicada a la derecha de cada fila.
Asegúrate de completar todos los campos del formulario para que el sistema te permita guardar la orden de compra.
A la derecha de la pantalla se muestran el subtotal, los descuentos, el impuesto, si aplican; y el monto total de la orden de compra.
Utiliza el campo “Observaciones” para agregar información sobre el servicio/producto o sobre las condiciones de compra de la administración y comunidad para la aceptación del servicio. Solo toma en cuenta que lo que agregas en este campo, se visualiza en la parte inferior del PDF de la nota de cobro.
En el caso del campo “Nota interna”, puedes incorporar comentarios para que sean leídos por los usuarios internos de la administración o de la comunidad; por ejemplo, los aprobadores de la orden de compra.
Los comentarios internos solo pueden leerse al ingresar a la orden de compra para aprobar o editar su información. Estos no aparecen en el PDF de la orden de compra.
Ni las observaciones ni los comentarios internos son campos obligatorios, solo son herramientas para apoyar tu gestión.

¿Qué te aporta el módulo órdenes de compra en Kastor Plus?

En Kastor Plus las órdenes de compra se entiende como el documento que acredita la negociación entre la administración de la comunidad y un proveedor de servicios o productos.

La generación de una orden de compra en Kastor Plus implica un acuerdo de pago por ciertos servicios, por lo que el sistema facilita el ingreso de información detallada sobre lo requerido.

El detalle es información como cantidades, términos de pago, fechas y otros campos para agregar descripciones que ayuden en el seguimiento y gestión.

Además, aunque la orden de compra no se convierte de forma automática en un gasto y egreso, es posible asociarla al gasto para un mejor control.

Para las administraciones y comunidades de gran tamaño el uso de este instrumento financiero es fundamental porque les permite planificar y programar compras con tiempo, minimizando los errores que generalmente se cometen cuando se hacen compras en medio del caos.