Más sobre Gasto Común

Se implementaron mejoras en el submódulo Presupuesto que ayudarán al usuario administrador que quiere identificar y gestionar los recursos de su comunidad para el cumplimiento de las metas y una administración más transparente.

Las modificaciones hechas permitirán la confección de un presupuesto estimativo por periodos de 12 meses, con el fin de proyectar posibles incrementos en los gastos comunes en un determinado período y programar la utilización de recursos disponibles, tal como lo describe el proyecto de modificación de la Ley de Copropiedad 19.537.

• Se trata de un presupuesto de tipo Operacional, aunque hasta ahora solo contempla la estimación de los gastos y no los ingresos.
  
• Hasta ahora lo propuesto en la Ley es la confección de un presupuesto anual, doce meses que no están necesariamente relacionados con un año calendario. (La necesidad de crear presupuestos de períodos más cortos se analizará con la experiencia del usuario)
  
• Es un presupuesto estimativo de las obligaciones económicas que debieran ser asumidas por el  condominio.
  
• Para la estimación se consideran el promedio mensual de los gastos comunes ordinarios de administración, uso y consumo devengados en igual período.
  
• Se considera la proyección de los gastos comunes ordinarios de  mantenimiento o reparación programados para los 12 meses siguientes.
  
• Se considera cualquier otro gasto extraordinario que sea posible estimar con  anticipación.
  
• Se debe informar el monto disponible en el fondo común de reserva y especificar si se proyecta hacer uso de éste para cubrir tales gastos.
  
• Debe ser remitido por el administrador al comité de administración y al domicilio o correo electrónico que cada copropietario tenga registrado en la administración. Al menos 30 días antes del inicio del período de los 12 meses.
  
• También deben estar disponibles para la consulta en línea de la comunidad (la ley dice que en la oficina, así que por ahora estará disponible desde Kastor Plus)
  
• Los copropietarios podrán hacer observaciones a este presupuesto hasta 15 días antes de que empiece el período presupuestado.
  
• Este presupuesto no impide que haga el cobro de los gastos mensuales a cada copropietario en función de los presupuestos definitivos aprobados por cada obra, gestión o servicio contratado.
  
• Tampoco impide el cobro de los gastos efectivamente devengados, incluidos los urgentes y extraordinarios no previstos en el referido presupuesto.

Se denominan Cuentas Contables al conjunto de registros detallados cronológicamente de las  distintas transacciones que se llevan a cabo durante el ejercicio de una empresa, en este caso una Comunidad, donde se verán involucradas las cuentas de Activo y Pasivo, con los  respectivos saldos que resulten de los distintos asientos (cargos/abonos // debe/haber) que  competen a las cuentas que representan.

Requisitos de un plan de cuentas en contabilidad

• Íntegro: presentar todas las cuentas necesarias para registrar cada hecho contable del  ente económico.
  
• Sistemático: seguir un orden determinado que permita clasificar las cuentas de acuerdo  con su naturaleza. 
  
• Flexible: debe permitir el ingreso o eliminación de cuentas, según lo exijan las  operaciones del ente económico.  

• Terminológicamente claro: el nombre de cuenta debe reflejar específicamente a qué hace  referencia.
  

Estructura de un plan de cuentas contable

Un plan de cuentas en contabilidad se ordena mediante números, letras o la combinación de  los mismos, creando un código para cada una de las cuentas que estarán en dicho  documento. Para que la codificación sea correcta -es decir, uniforme y sistemática- debes  seguir la siguiente estructura: 

Grupos: Representan la categoría más amplia y general de un plan de cuentas. Hacen referencia al activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y egresos de determinado ente económico. 

Subgrupos: Se refiere a las categorías en las que pueden descomponerse los grupos, como el activo corriente o el activo no corriente.

Cuentas: Tienen relación directa con las cuentas que componen los subgrupos. Por  ejemplo, “Caja y bancos” es parte del activo corriente que, a su vez, pertenece al grupo de los activos.

Subcuentas: Se relaciona con cada uno de los elementos que componen una cuenta.

Auxiliares: Son los elementos detallados que conforman una subcuenta y hacen más sencillo el  registro y sistematización de las operaciones económicas.

En Kastor Plus cuando hablamos del plan de cuentas, nos referimos a las cuentas que por ley están definidas en el proceso de cobro de los gastos comunes; el plan de cuentas viene cargado por defecto, pero puede administrarse y personalizarse, como lo pide la contabilidad.

En Kastor Plus, aunque la Ley estipula 5 grandes cuentas: Administración, mantención, reparación, uso y consumo, y extraordinario, proporcionamos un listado más amplio que puedes personalizar según las necesidades de tu comunidad:

1. Remuneraciones
2. Consumos
3. Mantenciones y servicios
4. Reparaciones y repuestos
5. Seguros
6. Asesorías y honorarios profesionales
7. Insumos
8. Otros gastos

Ten presente que aunque las comunidades no están conformadas como empresa y no tributan, se organizan y administran bajo principios contables que le aportan eficiencia y transparencia.

Definiciones de contabilidad

Para comprender la contabilidad aplicada a las comunidades, debemos saber primero qué se entiende por contabilización de datos cuando nos referimos a una empresa, comunidad u organización. 
Nuestra gerente de Operaciones, Nathaly Orellana, cita los textos de contabilidad para refrescar definiciones como que “La contabilidad es una técnica auxiliar de la economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa, proporcionando información a quienes se encargan de la toma de decisiones de la organización.”  Fuente

De igual forma, definiciones tan antiguas como la de la AICPA en su Accounting Research Bulletin No. 9 de 1941: “ La información que se entrega debe  ser oportuna, veraz, objetiva, completa, clara y asequible, sobre la marcha o ejercicio de la comunidad con relación a las metas y objetivos trazados, ya que es fundamental para orientar de buena forma la toma de decisiones con respecto al futuro de la comunidad.

Esta ciencia se basa en registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa, expresando en  una unidad monetaria todos los hechos económicos, aunque sea parcialmente con características  financieras y de interpretación de resultados.” 

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La contabilidad es una técnica aunque las comunidades son un mundo diferente al de la empresa

Considerando que la contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar  los procesos de la Administración, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos  y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión en las comunidades, como:

1. Entregar una imagen numérica de lo que sucede en el día a día para conocer el  patrimonio y las modificaciones que pueda sufrir éste.
2. Conocer cifras reales que permitan orientar las decisiones financieras.
3. Conocer y entender la justificación de los recursos con los que cuenta la comunidad.

Para que se puedan cumplir estos objetivos, la contabilización de los datos deben siempre ser,  exactos, verdaderos, claros y oportunos.

Si bien las comunidades no están obligadas a mantener una contabilidad completa, se deben  resguardar y amparar bajo las mismas normativas que rigen el código tributario, por lo tanto, las comunidades de edificios y condominios deben llevar Libros de Contabilidad y Auxiliares cuando obtengan ingresos afectos a algún tipo de impuesto o paguen rentas que están  obligados a retener.

Sabemos que cada comunidad es un mundo en sí misma y es deber del administrador o  comité de administración, ordenar y contabilizar la información. 

• Periodicidad de interés: Se refiere a la forma en que se cobrará el interés; el interés puede ser diario o mensual y se cobra período a período.

• Interés diario: El interés diario te permite generar un cargo sobre el Gasto Común a cobrar, por cada día de atraso o no pago. 

• Interés mensual: El interés mensual te permite generar un monto a cobrar una vez cerrado el gasto común, y será el mismo para todos los inmuebles morosos independiente de la cantidad de días de mora en los que incurra cada uno. 

• Tipo de interés: Se refiere a la característica del interés que aplicará. Este puede ser Simple o Compuesto.

• Interés simple: Si decides aplicar un interés simple el sistema calcula en base a todos los conceptos de deuda, excluyendo los intereses anteriores, para que al calcular el interés, estos no sean parte del capital adeudado.

• Interés compuesto: Cuando optas por el interés compuesto el cálculo de interés considera todos los conceptos de deuda y los intereses devengados con anterioridad.

• Tasa de interés: Es el valor representado en porcentaje aplicado al dinero adeudado al cerrar el período de Gasto Común.

• Tasa de interés fija: Te permite ingresar el porcentaje total que considerará el sistema para el cobro de interés.

• Interés máximo convencional: El artículo 6º de la Ley Nº18.010 establece que no puede estipularse un interés que exceda en más de un 50% al interés corriente que rija al momento de la convención, ya sea que se pacte tasa fija o variable. El límite de interés promedio se denomina máximo convencional y se aplica a los intereses pactados en las operaciones de crédito de dinero o en los saldos de precio de bienes muebles e inmuebles.

• Porcentaje: Cuando se configura en el sistema un interés diario debes ingresar una tasa y el sistema la divide entre 30 para obtener el porcentaje diario.

• Deudas a considerar: El sistema te permite definir si el interés estará afecto a toda la deuda o sólo a algunos conceptos de deuda, al cierre de cada periodo. 

• Toda la deuda en mora: En este caso se consideran todos los conceptos de deuda, y solo se excluye “concepto de interés” si se conjuga con la opción “Tipo de interés simple”.

• Conceptos de deuda específicos: Permite seleccionar los conceptos de deuda que serán partícipes del cobro de interés. 

• Gasto común
• Fondos
• Servicios de consumo
• Multas por mora
• Recargos

• Fondos: Son relevantes cuando se trata del cobro de intereses porque lo recaudado por este concepto debe ser destinado a un fondo. En Kastor Plus siempre sugerimos la creación de un fondo para este fin.

Empecemos por las definiciones más básicas del “Interés” en la economía:

• La noción de interés es utilizada en la economía y las finanzas para mencionar la ganancia, el beneficio, el valor, la utilidad o el lucro de algo. Por su parte, las tasas de interés representan el valor que tiene el dinero en el mercado financiero.
  
• El interés es el precio que se paga por el uso del préstamo de dinero. Generalmente se expresa como un porcentaje anual sobre la suma prestada por parte de una institución financiera.

De acuerdo al artículo 5º, inciso 1º, de, sobre copropiedad inmobiliaria, “cada copropietario deberá pagar los gastos comunes con la periodicidad y en los plazos que establezca el reglamento de copropiedad. Si incurriera en mora, la deuda devengará el interés máximo convencional para operaciones no reajustables, o el inferior a éste que establezca el reglamento de copropiedad”.

Esto quiere decir, que si no existe un interés especial establecido en el reglamento, la administración podrá aplicar la máxima convencional.

¿Cuál es el interés máximo convencional?

El Artículo 6º de la Ley Nº18.010 establece que no puede estipularse un interés que exceda en más de un 50% al interés corriente que rija al momento de la convención, ya sea que se pacte tasa fija o variable.

El límite de interés promedio se denomina máximo convencional y se aplica a los intereses pactados en las operaciones de crédito de dinero o en los saldos de precio de bienes muebles e inmuebles.

Para el cobro de estos intereses cuando corresponda, se deben configurar en Kastor plus la forma en la que se aplicará. El interés puede ser diario, y en este caso se calcula un monto por cada día de atraso; o mensual, lo que implica que independiente de la cantidad de días de atraso, se aplicará un interés fijo, y el tipo será simple o compuesto.

Los copropietarios hábiles son aquellos que se encuentren al día con el pago de los gastos comunes. Cada copropietario será dueño exclusivo de su unidad y comunero en los bienes de dominio común. 

EI derecho que corresponda a cada unidad sobre los bienes de dominio común se  determina en el reglamento de copropiedad, considerando, para fijarlo, el avalúo fiscal  de la respectiva unidad. Los avalúos fiscales de las diversas unidades de un condominio deberán determinarse  separadamente. 

¿Qué se entiende por Copropietarios inhabilitados?

Se considera a un copropietario inhabilitado aquel que no cumpla con lo establecido en la Ley 19.537 sobre la obligación de contribuir tanto a los gastos comunes ordinarios como a los gastos comunes extraordinarios, en proporción al derecho que le corresponda en los  bienes de dominio común, salvo que el reglamento de copropiedad establezca otra forma  de contribución.

El Artículo 4º de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria establece que “Cada copropietario deberá contribuir tanto a los gastos comunes ordinarios como a los gastos comunes extraordinarios, en proporción al derecho que le corresponda en los bienes de dominio común, salvo que el reglamento de copropiedad establezca otra forma de contribución”.

Sobre las comunidades con Sectores

Se aclara que “si un condominio consta de diferentes sectores y comprende bienes o servicios destinados a servir únicamente a uno de esos sectores, el reglamento de copropiedad podrá establecer que los gastos comunes correspondientes a esos bienes o servicios serán sólo de cargo de los copropietarios de las unidades del respectivo sector, en proporción al avalúo fiscal de la respectiva unidad, salvo que el reglamento de copropiedad establezca una contribución diferente, sin perjuicio de la obligación de los copropietarios de esos sectores de concurrir a los gastos comunes generales de todo el condominio, que impone el inciso primero precedente.”

Por el no pago de los gastos comunes también la Ley señala que: “Si, por no contribuirse oportunamente a los gastos a que aluden los incisos anteriores, se viere disminuido el valor del condominio, o surgiere una situación de riesgo o peligro no cubierto, el copropietario causante responderá de todo daño o perjuicio.”

Artículo 5º de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria

Por otro lado, el Artículo 5º de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria considera que “Cada copropietario deberá pagar los gastos comunes con la periodicidad y en los plazos que establezca el reglamento de copropiedad. Si incurriere en mora, la deuda devengará el interés máximo convencional para operaciones no reajustables o el inferior a éste que establezca el reglamento de copropiedad.

El hecho de que un copropietario no haga uso efectivo de un determinado servicio o bien de dominio común, o de que la unidad correspondiente permanezca desocupada por cualquier tiempo, no lo exime, en caso alguno, de la obligación de contribuir oportunamente al pago de los gastos comunes correspondientes.

El reglamento de copropiedad podrá autorizar al administrador para que, con el acuerdo del Comité de Administración, suspenda o requiera la suspensión del servicio eléctrico que se suministra a aquellas unidades cuyos propietarios se encuentren morosos en el pago de tres o más cuotas, continuas o discontinuas, de los gastos comunes.

Si el condominio no dispusiere de sistemas propios de control para el paso de dicho servicio, las empresas que lo suministren, a requerimiento escrito del administrador y previa autorización del Comité de Administración, deberán suspender el servicio que proporcionen a aquellas unidades cuyos propietarios se encuentren en la misma situación descrita en el inciso anterior.”

Son aquellas construcciones o terrenos acogidos al régimen de copropiedad inmobiliaria regulado por la Ley 19.537. Se distinguen dos tipos de condominios, los cuales no podrán  estar emplazados en un mismo predio: 

Los condominios de Tipo A, que son aquellas construcciones, divididas en unidades, emplazadas en un terreno de dominio común. Y las de Tipo B, que son los predios, con construcciones o con proyectos de construcción aprobados, en el interior  de cuyos deslindes existan simultáneamente sitios que pertenezcan en dominio exclusivo a  cada copropietario y terrenos de dominio común de todos ellos. 

¿Cuáles son los gastos comunes ordinarios? Fuente: Ley de Copropiedad Inmobiliaria. Chile 16-DIC-1997.

a) De administración: los correspondientes a remuneraciones del personal de servicio, conserje y administrador, y los de previsión que procedan;

b) De mantención: los necesarios para el mantenimiento de los bienes de dominio común, tales como revisiones periódicas de orden técnico, aseo y lubricación de los servicios, maquinarias e instalaciones, reposición de luminarias, ampolletas, accesorios, equipos y útiles necesarios para la administración, mantención y aseo del condominio, y otros análogos;

c) De reparación: los que demande el arreglo de desperfectos o deterioros de los bienes de dominio común o el reemplazo de artefactos, piezas o partes de éstos, y

d) De uso o consumo: los correspondientes a los servicios colectivos de calefacción, agua potable, gas, energía eléctrica, teléfonos u otros de similar naturaleza.

¿Qué son los gastos comunes extraordinarios? Fuente: Ley de Copropiedad Inmobiliaria. Chile 16-DIC-1997.

Los Gastos comunes extraordinarios son los gastos adicionales o diferentes a los gastos comunes ordinarios y las sumas destinadas a nuevas obras comunes.