En Kastor Plus cuando hablamos del plan de cuentas, nos referimos a las cuentas que por ley están definidas en el proceso de cobro de los gastos comunes; el plan de cuentas viene cargado por defecto, pero puede administrarse y personalizarse, como lo pide la contabilidad.
En Kastor Plus, aunque la Ley estipula 5 grandes cuentas: Administración, mantención, reparación, uso y consumo, y extraordinario, proporcionamos un listado más amplio que puedes personalizar según las necesidades de tu comunidad:
- Remuneraciones
- Consumos
- Mantenciones y servicios
- Reparaciones y repuestos
- Seguros
- Asesorías y honorarios profesionales
- Insumos
- Otros gastos
Ten presente que aunque las comunidades no están conformadas como empresa y no tributan, se organizan y administran bajo principios contables que le aportan eficiencia y transparencia.
Definiciones de contabilidad
Para comprender la contabilidad aplicada a las comunidades, debemos saber primero qué se entiende por contabilización de datos cuando nos referimos a una empresa, comunidad u organización.
Nuestra gerente de Operaciones, Nathaly Orellana, cita los textos de contabilidad para refrescar definiciones como que “La contabilidad es una técnica auxiliar de la economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa, proporcionando información a quienes se encargan de la toma de decisiones de la organización.” Fuente
De igual forma, definiciones tan antiguas como la de la AICPA en su Accounting Research Bulletin No. 9 de 1941: “ La información que se entrega debe ser oportuna, veraz, objetiva, completa, clara y asequible, sobre la marcha o ejercicio de la comunidad con relación a las metas y objetivos trazados, ya que es fundamental para orientar de buena forma la toma de decisiones con respecto al futuro de la comunidad.
Esta ciencia se basa en registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa, expresando en una unidad monetaria todos los hechos económicos, aunque sea parcialmente con características financieras y de interpretación de resultados.”
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La contabilidad es una técnica aunque las comunidades son un mundo diferente al de la empresa
Considerando que la contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión en las comunidades, como:
1. Entregar una imagen numérica de lo que sucede en el día a día para conocer el patrimonio y las modificaciones que pueda sufrir éste.
2. Conocer cifras reales que permitan orientar las decisiones financieras.
3. Conocer y entender la justificación de los recursos con los que cuenta la comunidad.
Para que se puedan cumplir estos objetivos, la contabilización de los datos deben siempre ser, exactos, verdaderos, claros y oportunos.
Si bien las comunidades no están obligadas a mantener una contabilidad completa, se deben resguardar y amparar bajo las mismas normativas que rigen el código tributario, por lo tanto, las comunidades de edificios y condominios deben llevar Libros de Contabilidad y Auxiliares cuando obtengan ingresos afectos a algún tipo de impuesto o paguen rentas que están obligados a retener.
Sabemos que cada comunidad es un mundo en sí misma y es deber del administrador o comité de administración, ordenar y contabilizar la información.