Copropietarios archivos - Centro de ayuda Kastor

¿Cómo funcionan las notificaciones enviadas a los copropietarios en Kastor Plus?

En el cuerpo del correo de las notificaciones, se incluye un recuadro con los datos de contacto que como usuario administrador hayas definido por comunidad.
Estos datos se ingresan desde el home de la administración, módulo Configuración atención al copropietario.
En los casos en los que como usuario administrador no has configurado datos de contacto por comunidad, el correo se muestra sin este recuadro.
Se muestra, tanto en el cabecero como en la firma de las notificaciones, el nombre de la Administración.
En el cabecero de las notificaciones, se visualiza el logo de la administración.
El asunto de los correos incluyen: Nombre o tipo de notificación, nombre de la comunidad y nombre del inmueble, en ese orden.
En todas las notificaciones se muestra el enlace de la web copropietarios.kastorsoftware.cl para que el usuario pueda acceder de forma más rápida y fácil.
Todas nuestras notificaciones tienen un diseño responsive, por lo que te garantizamos la correcta visualización en los distintos dispositivos.
Con respecto a la presencia de nuestra marca, solo tenemos presencia en la parte inferior del correo -footer- con información corporativa.
Esa presencia no nos pone por encima de tu marca sino que invita al usuario a utilizar nuestras soluciones para estar al día con el pago de los gastos comunes y tu gestión.

Si lo configuras así tus usuarios también pueden crear anuncios de correo

Desde Kastor copropietarios, según las configuraciones sobre los anuncios que hayas hecho en el módulo Conformación de la comunidad de Kastor Plus, si tus usuarios copropietarios pueden crear anuncios estos se visualizan sin el logo, nombre y firma de la administración, considerando que la administración no es el remitente.
Cuando el sistema responde mediante correo electrónico a la solicitud para “Restablecer contraseña”, no se incluyen datos de la administración porque en este punto no se puede identificar si el usuario existe en varias administraciones, por tanto la firma es “Equipo Kastor”.
En la misma línea de facilitar la comunicación entre administrador y copropietario, Kastor Plus tiene una funcionalidad que permite a los copropietarios, responsables de deuda y asociados que reciban notificaciones, responder de forma automática.
Esta opción está habilitada al responder un correo solo si como usuario administrador agregaste información de correo electrónico en el módulo Configuración atención al copropietario – Submódulo Administración, del home de la Administración.
Recuerda que el sistema solo permite agregar un (1) correo electrónico por contacto.

Notificaciones de correo electrónico para el copropietario en Kastor Plus

En Kastor Plus tanto las notificaciones que envía la administración de una comunidad a sus copropietarios como las respuestas que estos usuarios pueden enviar a la administración, se realizan a través de correo electrónico.

Aunque el remitente de estas notificaciones es Kastor, con el nombre [email protected], Kastor Plus permite a nuestros clientes agregar al cuerpo del correo el logo de su empresa, aportando un carácter más personalizado a su gestión.

Además, es posible agregar el nombre, la firma de la administración y la posibilidad de que el usuario tenga la opción de responder de forma automática al correo de la administración.

Dependiendo de las configuraciones de cada inmueble, los destinatarios de estas notificaciones son los usuarios con rol Responsable de deuda y Asociados.

Las notificaciones se convierten en la herramienta más valiosa para que el administrador pueda entregar un mensaje más claro y aumentar las probabilidades de comunicación efectiva entre los copropietarios y su gestión.

Entre las notificaciones enviadas a copropietarios están:

Crear contraseña
Restablecer contraseña
Nota de cobro e informe de Gasto Común
Gestión de cobranza automática período próximo a vencer
Gestión de cobranza automática período vencido
Ingresos operacionales
Anuncios creados por el administrador
Anuncios creados por el Responsable de deuda o el Asociado
Comentarios a anuncios.
Citación de asamblea ordinaria
Citación de asamblea extraordinaria

¿Para qué sirve la biblioteca de Kastor Plus?

La Biblioteca es un submódulo te brinda la oportunidad de compartir información en línea con tus copropietarios.

Funciona tal cual como una biblioteca de la comunidad donde puedes subir archivos como actas, contrataciones e información relevante para todos los copropietarios sobre el funcionamiento o las cuentas de la comunidad.

Solo tienes que crear carpetas y subir archivos en ellas.

¿Cómo subir archivos de interés colectivo a la biblioteca de la comunidad en kastor Plus?

Desde el módulo Copropietarios, submódulo Biblioteca de documentos, haz clic en el botón Nueva carpeta, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se desplegará una ventana donde debes darle un nombre a la carpeta que crearás y agregar una descripción que te ayude en el control y gestión de la información.
Asegúrate de guardar los datos de la nueva carpeta.
En la página principal del submódulo, se visualizará la carpeta que acabas de crear.
En la carpeta encuentras (3) tres íconos o herramientas que te permiten, de izquierda a derecha, abrir la carpeta, editar editar los datos y eliminarla.
Para subir archivos en la carpeta que creaste, haz clic sobre el ícono de abrir carpeta.
Una vez dentro de la carpeta, haz clic sobre el ícono de subir archivo. Ten en cuenta que puedes subir archivos en formato .png, .jpg, .jpeg, .gif, .svg, .xls, .pdf, .doc y .pptx.
Al subir el archivo, agrega un nombre, una descripción y guarda.
Tanto al crear carpetas como al subir archivos en ellas, la información se mostrará de forma automática en kastor Copropietarios web, desde el módulo Biblioteca de documentos.
Esta información es visible para todos los usuarios copropietarios de inmuebles, con perfiles de responsable de deuda, propietario y asociado que tengan acceso a la comunidad.
Puedes crear más de una carpeta por comunidad y subir N cantidad de archivos por carpeta.
Si necesitas eliminar una carpeta puedes utilizar el ícono de la papelera de cada carpeta.
Solo podrás eliminar una carpeta si no contiene archivos adjuntos.
Si necesitas eliminar una carpeta con archivos, primero elimina los archivos y luego la carpeta.
Para eliminar un archivo haz clic sobre la papelera ubicada en la parte inferior derecha del archivo.
Si eliminas archivos o carpetas, la información deja de mostrarse en Kastor Copropietarios de forma inmediata.

¿Cómo crear citaciones a asambleas ordinarias y extraordinarias en Kastor Plus?

Para crear citaciones a asambleas ingresa al módulo Copropietarios, submódulo Asambleas, y haz clic en el botón Crear citación.
Lo primero que debes seleccionar es el tipo de asamblea que crearás, entre Ordinaria y Extraordinaria.
Ingresa la fecha en la que se realizará la asamblea y las horas de la primera y segunda citación si se trata de una asamblea ordinaria.
En caso de que crees una asamblea extraordinaria, ten presente que debes tener dos fechas de convocatoria, dos horas por cada fecha.
Selecciona el sector. Si tu comunidad tiene sectores, recuerda que debes hacer una citación por cada sector, aunque se trate de la misma asamblea.
Ingresa el detalle del lugar donde se realizará la asamblea.
Luego, utiliza el campo de texto para agregar los temas que se tratarán en la asamblea, tal como lo establece la Ley de Copropiedad. Y finalmente, haz clic en guardar.
Las citaciones de asambleas creadas se listan en la página principal del submódulo Asambleas, informando el tipo, las fechas y horas de la citación.
Desde el set de herramientas de cada citación puedes eliminar, notificar, descargar y editar la citación.
Luego de crear la citación, debes asegurarte de notificar a los copropietarios para que efectivamente se convoque a la asamblea.
Desde el set de herramientas, haz clic en Notificar y se abrirá una ventana con el listado de los inmuebles de la comunidad, donde tienes seleccionar los inmuebles que deben recibir la notificación.
La notificación a la asamblea llega al correo del copropietario con información sobre los temas y los horarios en el cuerpo del correo.
La misma notificación incluye -como adjunto- un PDF con la información de la citación: temas, fechas, horas y lugar; así como el poder simple que permite representar a un copropietario.
Desde el set de herramientas de cada citación, tienes la opción de descargar un documento PDF con las notificaciones de cada uno de los inmuebles de la comunidad.
Puedes editar una citación siempre que no haya sido notificada a los copropietarios de la comunidad, haciendo clic en la opción Editar del set de herramientas.
Puedes eliminar una citación siempre que no haya sido notificada a los copropietarios de la comunidad, haciendo clic en la opción Eliminar del set de herramientas.
El PDF de la citación a asamblea contiene otros datos como términos legales, firma de la administración e imagen de la firma que son configurables.
Para configurar los datos que debe incluir el PDF de la citación, haz clic en el engranaje ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Una vez en Configuración haz clic en la opción Términos legales si quieres que se incluya información sobre el artículo 20 de la Ley de Copropiedad 19.537.
Esta especifica la obligatoriedad de asistir a las asambleas, quiénes deben hacerlo y los deberes y obligaciones de los copropietarios en las ceremonias.
Puedes marcar las opciones de mostrar firma e imagen de firma de la administración en cada PDF. También, agregar un mensaje de despedida con información relevante para la actividad.
Asegúrate de guardar las configuraciones antes de crear las citaciones de asamblea.
Desde la página principal del submódulo Asambleas siempre se listarán las citaciones que hayas creado y podrás consultar información utilizando los filtros por sector y rango de fechas.

¿Cuáles son los temas que se tratan en asamblea extraordinaria en Kastor Plus?

La Ley de Copropietarios también establece que:

Modificación del reglamento de copropiedad.
Enajenación o arrendamiento de bienes de dominio común, o la constitución de gravámenes sobre ellos.
Reconstrucción o demolición del condominio.
Petición a la Dirección de Obras Municipales para que se deje sin efecto la declaración que acogió el condominio al régimen de copropiedad inmobiliaria, o su modificación.
Delegación de facultades al Comité de Administración.
Remoción parcial o total de los miembros del Comité de Administración.
Gastos o inversiones extraordinarios que excedan, en un período de doce meses, el equivalente a seis cuotas de gastos comunes ordinarios del total del condominio.
Administración conjunta de dos o más condominios de conformidad al artículo 26, y establecimiento de subadministraciones en un mismo condominio.
Programas de autofinanciamiento de los condominios, y asociaciones con terceros para estos efectos.
Cambio de destino de las unidades del condominio.
Constitución de derechos de uso y goce exclusivos de bienes de dominio común a favor de uno o más copropietarios.
Otras formas de aprovechamiento de los bienes de dominio común.
Obras de alteración o ampliaciones del condominio o sus unidades.
Construcciones en los bienes comunes, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes, incluso de aquellos asignados en uso y goce exclusivo.
Además, todas las materias que de acuerdo al inciso precedente deban tratarse en sesiones extraordinarias.
Con excepción de las señaladas en el número 1 cuando alteren los derechos en el condominio y en los números 2, 3, 4, 5 y 6, podrán también ser objeto de consulta por escrito a los copropietarios.
Estas consultas deben estar firmadas por el Presidente del Comité de Administración y por el administrador del condominio.
Y se notificarán a cada uno de los copropietarios en igual forma que la citación a Asamblea, a que se refiere el inciso primero del artículo 18.

Lo que debes saber sobre las asambleas en las comunidades en Kastor Plus

El artículo 17 de la Ley de Copropietarios establece que:

“todo lo concerniente a la administración del condominio será resuelto por los copropietarios reunidos en asamblea, sin perjuicio de los demás mecanismos contemplados en esta ley. Las sesiones de la asamblea serán ordinarias y extraordinarias”.

Las asambleas podrán ser de carácter ordinario o extraordinario. La necesidad de realizar una u otra tiene que ver directamente con los temas que en ella se abordarán.

La asamblea ordinaria generalmente se realiza una vez al año, aunque no hay límites establecidos sobre el número máximo de veces a realizar.

Y es el espacio en el que la administración informa a los presentes las cuentas de la comunidad en los últimos 12 meses y cualquier otro aspecto relevante sobre el funcionamiento de la misma.

Esta actividad puede realizarse con la asistencia efectiva de al menos 70% de los copropietarios.

Y también puede tratarse cualquier otro aspecto de interés para cualquier copropietario y adoptar los acuerdos correspondiente, siempre que no sean materia de asamblea extraordinaria.

En el caso de las asambleas extraordinarias, estás se realizarán cada vez que sea necesario o a petición del comité de administración y de los copropietarios que representen al menos un 15% de los derechos del condominio y solo podrán tratarse los temas incluidos en la citación.

¿Cómo visualiza los anuncios el copropietario en Kastor Plus?

El usuario copropietario además de recibir el anuncio a través de correo electrónico, podrá visualizar el anuncio al ingresar a Kastor Copropietarios, en la sección Anuncios.
Recuerda que solo si activaste la opción de Comentarios, desde Kastor copropietarios los usuarios receptores podrán comentar tu anuncio.
Desde la aplicación móvil el usuario recibirá una notificación con el resumen del anuncio en la pantalla del celular.
También podrá revisar las notificaciones de anuncios en la página Mis notificaciones desde el menú.
En el home, parte inferior de la pantalla, se podrán visualizar las publicaciones hechas por la administración de la comunidad desde https://app.kastorsoftware.cl/, módulo Copropietarios.
Tienes la opción de ver más detalles y descargar los documentos adjuntos a los anuncios y citaciones.
Cuando un anuncio es bloqueado por contenido inapropiado no se visualiza en la sección publicaciones del home.
En el home de la aplicación no se muestran los anuncios creados en la web de copropietarios, solo los creados en Kastor software porque son las publicaciones de interés colectivo.

El anuncio está relacionado siempre al usuario y al inmueble conjuntamente, es decir, si el usuario ya no tiene el inmueble, no se muestra la notificación en el histórico.
Toma en cuenta que en la aplicación móvil se muestran por defecto las notificaciones de los últimos 3 meses.
Y el usuario copropietario siempre puede consultar su historial de notificaciones, por rango de fechas.

¿Cómo crear anuncios para copropietarios en Kastor Plus?

Puedes crear anuncios desde el módulo Copropietarios, submódulo Anuncios, haz clic en el botón Crear anuncio, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En la ventana emergente ingresa el título de tu anuncio y el receptor. Puedes crear anuncios para toda la comunidad o seleccionar los inmuebles que quieres notificar.
Utiliza la opción comentarios si quieres que los receptores de tu anuncio puedan enviar comentarios.
Cuando un usuario copropietario comenta un anuncio todos los receptores reciben este comentario.
Utiliza el cuadro de texto con la herramientas de edición para ingresar el contenido de tu anuncio.
Puedes adjuntar documentos al anuncio. Los receptores recibirán un correo con el contenido del anuncio en el cuerpo del correo y los documentos adjuntos que hayas agregado en esta opción.
Para finalizar solo debes asegurar de guardar.
El envío de la notificación del anuncio es automático en el momento de creación del anuncio, es decir, cada anuncio creado es notificado inmediatamente según la opción de notificación seleccionada.
En la página principal del submódulo Anuncios se mostrarán, del más reciente al más antiguo, todos los anuncios que hayas creado o recibido.
Desde la parte superior derecha de cada anuncio, puedes utilizar los íconos para eliminar, bloquear o editar un anuncio.
La opción de bloquear anuncios te permite controlar el contenido inapropiado o errado que tú, u otros usuarios hayan creado y en el que tú participes
Puedes editar un anuncio .
Si eliminas un anuncio desaparece de tu pantalla de trabajo, en tu sesión y en la de los destinatarios.

Cómo visualiza los anuncios el copropietario

El usuario copropietario además de recibir el anuncio a través de correo electrónico, podrá visualizar el anuncio al ingresar a Kastor Copropietarios, en la sección Anuncios.
Recuerda que solo si activaste la opción de Comentarios, desde Kastor copropietarios los usuarios receptores podrán comentar tu anuncio.
De igual forma, desde la aplicación móvil el usuario no solo recibirá una notificación con el resumen del anuncio en la pantalla del celular, sino que podrá revisarlas en la página Mis notificaciones desde el menú.
En el home, parte inferior de la pantalla, se podrán visualizar las publicaciones hechas por la administración de la comunidad desde https://app.kastorsoftware.cl/, módulo Copropietarios.
Tienes la opción de ver más detalles y descargar los documentos adjuntos a los anuncios y citaciones.
Cuando un anuncio es bloqueado por contenido inapropiado no se visualiza en la sección publicaciones del home.
En el home de la aplicación no se muestran los anuncios creados en la web de copropietarios, solo los creados en Kastor software porque son las publicaciones de interés colectivo.

El anuncio está relacionado siempre al usuario y al inmueble conjuntamente, es decir, si el usuario ya no tiene el inmueble, no se muestra la notificación en el histórico.
Toma en cuenta que en la aplicación móvil se muestran por defecto las notificaciones de los últimos 3 meses. Y el usuario copropietario siempre puede consultar su historial de notificaciones, por rango de fechas.

¿Cómo te ayudan los anuncios en la comunicación con tus copropietarios en Kastor Plus?

La comunicación, a través de anuncios, es una herramienta indispensable para garantizar la buena experiencia de los usuarios, tal como en otros sectores y más cuando se trata de ofrecer servicios,

En el caso específico de la administración de una comunidad, donde la buena convivencia es relevante para todos, así como el cuidado conveniente de las instalaciones -comunes o no- la comunicación clara, oportuna y transparente es muy valorada.Procesos como la cobranza y el normal funcionamiento del espacio más preciado para cualquier persona: el hogar, requieren comunicación constante y directa.

Kastor Plus, a través del submódulo de anuncios, te permite enviar información relevante directo a la bandeja de correo de tus copropietarios y a la pantalla de sus celulares.

¿Cómo darle acceso a un usuario con rol Propietario a un inmueble en Kastor Plus?

Para que un usuario creado solo con rol Propietario pueda tener acceso a la información de un inmueble, a través de kastor Copropietarios, solo debes editar la cuenta del usuario.
Al editar debes asignar el rol “Asociado” y enviar notificación de creación de usuario para que pueda seguir el flujo actual de login en el software.

Una vez que creas o editas la cuenta de usuario y asignas el rol Asociado, dirígete al módulo Conformación de la comunidad, submódulo Inmuebles, y desde el set de herramientas de cada inmueble haz clic en Asociados.
En el campo Usuarios asociados, se listarán todas las cuentas de usuarios con este rol para que selecciones la que corresponda.
La configuración de notificaciones de correo electrónico que necesitas que reciban los usuarios Asociados se realiza desde el inmueble.
Recuerda que un usuario puede ser Responsable de deuda, Propietario y Asociado al mismo tiempo, pero solo aparecerá en las búsquedas desde cada inmueble, según el rol que corresponda a la acción que realizarás.
Si estás en el inmueble para asociar un usuario y los datos que buscas no aparecen en el listado de opciones de cuentas para asociar, puede ser que esté asignado como Responsable de deuda del inmueble o que no tiene el rol de asociado.
Desde el set de herramientas del inmueble, haz clic en Editar y verifica cuáles son los datos del usuario Responsable de deuda.
También puedes ir al módulo Copropietarios, submódulo Cuentas de usuario y buscar la cuenta para asegurar de que tiene el rol Asociado seleccionado. Si no lo tiene, selecciona y guarda.

Validaciones que debes tener en cuenta

Un usuario sí puede ser Responsable de deuda y Propietario en el mismo inmueble.
El usuario de tipo Asociado tiene las mismas atribuciones en el sistema de Copropietarios, web y móvil, que un usuario Responsable de deuda.
No olvides que solo se pueden agregar un máximo de cinco (5) cuentas de usuarios de tipo Asociados por inmueble.
Si eliminas una cuenta de usuario, desde el módulo Copropietarios, que se encuentra asociada a un inmueble, se elimina automáticamente la asociación entre éstos.
Si desasocias una cuenta de usuario de un inmueble, desde el módulo Conformación de la comunidad, submódulo Inmuebles, esta acción solo impide el acceso del usuario a información del inmueble desde la plataforma.
Al desasociar no se elimina al usuario el sistema ni afecta su relación con otros inmuebles.