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¿Cómo crear estado de proveedores en Kastor Plus?

Para crear un estado de proveedores solo debes ir al módulo Operaciones, submódulo Estado de proveedores y hacer clic en el botón Crear, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Selecciona el proveedor para el que crearás el registro, selecciona la fecha y asigna un estado a la relación, entre: Multa, amonestación y anexo.
Este último te sirve para aquellos casos que no se corresponden con las dos primeras opciones y en el campo de texto puedes agregar más detalles.
Utiliza el campo de texto para agregar toda la información que requieras sobre lo sucedido y lo que motiva e implica el registro en cuanto a la relación con este proveedor.
También puedes adjuntar documentos que avalen o ayuden a entender mejor lo planteado en el registro del estado del proveedor.
Cada estado de proveedor que crees se listará en la tabla de la página inicial de la sección, con los datos: fecha, estado (multa, amonestación o anexo) y creado por.
Desde el set de herramientas de cada estado de proveedor puedes hacer clic en la opción detalle para visualizar toda la información que agregaste al registro, incluyendo los documentos adjuntos y la posibilidad de descargarlos desde aquí.
En el set de herramientas también puedes editar el registro y eliminarlo, sin restricciones.
Para agilizar la búsqueda de información utiliza los buscadores superiores donde puedes ir directamente a los registros que te interesan.
Solo tienes que hacer clic sobre el proveedor en el campo izquierdo, o ingresando cualquier datos de tu interés en el campo derecho.

¿Cómo te ayuda el estado de proveedores en Kastor Plus?

En la relación con proveedores siempre surgen múltiples escenarios que es importante tener presente a la hora de contratar un servicio o comprar un producto.

Sobre todo cuando se trata de garantizar que lo que ellos entregan a la administración cumplirá con los estándares de calidad necesarios para mantener seguros y satisfechos a nuestros usuarios finales.

Kastor Plus te ofrece una herramienta con la que puedes crear una simple hoja de vida o bitácora de esa relación con cada uno de los proveedores de tu comunidad.

Lo que te ayudará y facilitará que tanto tú como tus colaboradores puedan consultarla en cualquier momento antes de contratar un nuevo servicio.

Además, siempre podrás editar la información que contiene la hoja de vida, consultarla en la web o también puedes eliminarla si termina la relación con el proveedor y ya no la necesitas.

¿Cómo notificar órdenes de compra al proveedor desde Kastor Plus?

Para notificar órdenes de compra, ingresa al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, al crear la orden de compra asegúrate de agregar en el campo correo, la dirección de correo donde quieres enviar la notificación y el PDF de la orden de compra.
Una vez se ha cumplido con todos los pasos de la creación de una OC, el sistema te permite notificar al proveedor, a través de correo electrónico, con el PDF de la OC adjunto.
Sólo se puede notificar órdenes de compra aprobadas (cuando la comunidad tiene creados los niveles de aprobación).
Si la comunidad no tiene creados niveles de aprobación, se habilita la opción de notificar por correo siempre.
Recuerda que la notificación se envía por email a la dirección ingresada en la creación de la OC.
La OC que está disponible para descarga desde el set de herramientas del listado de órdenes de compra en PDF, es la misma que se envía adjunta al correo cuando notificas.
En el caso de la OC con niveles de aprobación, mientras no se haya aprobado, el PDF de la OC se descarga con una marca de agua BORRADOR y no se puede notificar desde el sistema, pero podrías descargar y enviar de forma manual al proveedor para avanzar en tu gestión.

¿Cómo crear niveles de aprobación para las órdenes de compra en Kastor Plus?

Los niveles de aprobación monetaria para las órdenes de compra te permitirán tener un control oportuno sobre las finanzas de tu comunidad.
No son obligatorios para crear órdenes de compra.
En kastor Plus tienes la opción de crear niveles en la creación o antes de la emisión de una orden de compra, como un mecanismo de seguridad previo a la generación de un acuerdo con proveedores.
Para crearlos debes ingresar al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, sección Niveles de aprobación.
Primero toma en cuenta que la configuración de niveles de aprobación monetaria de órdenes de compra se realiza por comunidad.
Al administrar tu comunidad, puedes crear u omitir la validación de niveles monetarios de aprobación para la generación de órdenes de compra.
Las órdenes de compra cuando no tienes niveles de aprobación se mostrarán con estado pendiente solo en listado de órdenes.

Tus órdenes de compra pueden tener varios niveles de aprobación

La cantidad de niveles de aprobación y los límites monetarios de cada uno son definidos por aquellos usuarios con permisos en Administración y Comunidad para acceder a las configuraciones de órdenes de compra.
Para crear un nivel de aprobación solo debe indicar el monto mínimo desde el que puede aprobar una orden de compra.
Luego selecciona los usuarios que quieres que estén dentro del nivel de aprobación monetario, como aprobadores, y guarda.
Puedes crear N cantidad de niveles de aprobación para tus órdenes de compra.
Solo ten en cuenta que los niveles de aprobación no se pueden solapar en los montos límites, es decir, un nivel de aprobación tiene como máximo monto monetario, el monto mínimo del siguiente nivel de aprobación, si lo has creado.
Si creas un nivel de aprobación monetaria con un monto mínimo de $1 y no creas más niveles de aprobación, los usuarios que hayas seleccionado para ese nivel de aprobación podrán aprobar órdenes de compra por cualquier monto igual o superior a 1 peso chileno.
Al seleccionar los aprobadores el sistema te mostrará un listado con los usuarios con acceso a la comunidad y los permisos correspondientes para el módulo de Operaciones.
Un usuario puede estar en varios niveles de aprobación. Asegúrate de agregarlo en todos los niveles que quieres que esté.
Los niveles de aprobación se listarán en la página principal con información de fecha de creación, monto mínimo que pueden aprobar y el nombre de usuario de los aprobadores del nivel.
Desde el set de herramientas de cada nivel se puede editar y eliminar el nivel.
Siempre se puede editar o eliminar un nivel, solo ten en cuenta que afectará a las órdenes de compra creadas que esperan aprobación.

¿Cómo gestionar las órdenes de compra en Kastor Plus?

Al ingresar a la sección Órdenes de compra, submódulo Órdenes de compra, desde el módulo Operaciones, podrás visualizar un listado con las órdenes de compra creadas.
También encuentras información sobre el estado de cada orden de compra, si está pendiente, aprobada o rechazada, con la intención de entregar información clara y a la mano para aportar rapidez a las operaciones diarias de la administración.
El listado muestra información sobre Fecha, Folio, Proveedor, Monto de la orden, Estado de la orden y estado del Gasto al que se asocia la orden de compra.
En la columna del estado de la orden de compra, se informa si está Pendiente, Aprobada, Rechazada o Esperando mi aprobación; este último se relaciona con los usuarios aprobadores.
En la columna del Gasto se muestra si el gasto asociado a la orden de compra está Asignado y Sin asignar.
El set de herramientas permite Notificar, Editar, Eliminar, Descargar el PDF de la OC, Documentos adjuntos para subir, descargar o eliminar; Aprobación o rechazo de la orden.
Una orden de compra se puede Editar siempre que el gasto al que está asociada no haya sido asignado al Gasto Común.
También se puede Eliminar siempre que no se haya notificado al proveedor o no esté asignado el gasto relacionado con la orden de compra.
La opción Aprobación solo se habilita si existen niveles de aprobación creados.

Notifica por correo tus órdenes de compra a los proveedores

La orden de compra se puede Notificar desde el set de herramientas solo cuando ha sido aprobada, si existen niveles de aprobación. Si no existen, siempre se puede notificar.
Desde el set de herramientas siempre podrás descargar el PDF de la orden de compra. En caso de que la orden de compra no esté aprobada, el PDF se mostrará con marca de agua “Borrador”.
Cuando la orden de compra ha sido aprobada al descargar el PDF estará sin la marca de agua y con el nombre del usuario que aprobó en la firma de la orden.
A una orden de compra se pueden adjuntar documentos, como ejemplo presupuestos o facturas relacionadas por gestión posterior, desde la opción Documentos del set de herramientas.
Para adjuntar documentos a una orden de compra haz clic en la opción Documentos desde el set de herramientas de la orden de compra.
Se desplegará una ventana para que ingreses un nombre para el archivo que subirás.
Luego, haz clic en Buscar archivo, selecciona el documento desde tu computador, sube el documento y para finalizar asegúrate de guardar.
Desde la misma ventana puedes ver los archivos que hayas subido y puedes continuar subiendo documentos, si lo necesitas.
Siempre puedes eliminar o descargar estos archivos.

¿Cómo crear Órdenes de compra en kastor Plus?

Con las órdenes de compra puedes mantener control sobre los gastos generados por compras a proveedores, de manera fácil y segura. Además, tienes la opción de incorporar niveles de aprobación monetaria para tus órdenes de compra..
Desde el submódulo Órdenes de compra haz clic en el botón Crear orden de compra, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En el primer campo debes utilizar el calendario para seleccionar la fecha de la orden de compra; el sistema te muestra -de forma predeterminada- el folio con correlativo (inicia en 1).
El calendario para la fecha de la orden de compra no tiene validaciones para fechas anteriores ni posteriores. Puedes crear la orden de compra con la fecha que requieras.
Luego, seleccionas el proveedor, previamente creado en el submódulo Registrar proveedores desde el módulo Gasto Común. Al seleccionar el proveedor, el sistema completa de forma automática el campo RUT.
Ingresa los datos del proveedor: dirección, correo electrónico y teléfono.
En el campo Atención, ingresa el nombre de la persona a quien envías la orden de compra; luego ingresa la forma de pago, el tipo de documento entre factura y boleta; y el plazo acordado para la entrega del producto o servicio.
En la tabla de detalle, ingresa primero la cantidad de productos o servicios que adquirirás; describe el producto, el precio unitario, el tipo de unidad, y el sistema calculará de forma automática el total por el ítem.
Utiliza el ícono con el signo más (+) para que se agreguen más filas a la tabla si necesitas incorporar más productos o servicios. Sin limitaciones.
Si tienes que eliminar filas de la tabla, solo debes hacer clic en la X ubicada a la derecha de cada fila.
Asegúrate de completar todos los campos del formulario para que el sistema te permita guardar la orden de compra.
A la derecha de la pantalla se muestran el subtotal, los descuentos, el impuesto, si aplican; y el monto total de la orden de compra.
Utiliza el campo “Observaciones” para agregar información sobre el servicio/producto o sobre las condiciones de compra de la administración y comunidad para la aceptación del servicio. Solo toma en cuenta que lo que agregas en este campo, se visualiza en la parte inferior del PDF de la nota de cobro.
En el caso del campo “Nota interna”, puedes incorporar comentarios para que sean leídos por los usuarios internos de la administración o de la comunidad; por ejemplo, los aprobadores de la orden de compra.
Los comentarios internos solo pueden leerse al ingresar a la orden de compra para aprobar o editar su información. Estos no aparecen en el PDF de la orden de compra.
Ni las observaciones ni los comentarios internos son campos obligatorios, solo son herramientas para apoyar tu gestión.

¿Qué te aporta el módulo órdenes de compra en Kastor Plus?

En Kastor Plus las órdenes de compra se entiende como el documento que acredita la negociación entre la administración de la comunidad y un proveedor de servicios o productos.

La generación de una orden de compra en Kastor Plus implica un acuerdo de pago por ciertos servicios, por lo que el sistema facilita el ingreso de información detallada sobre lo requerido.

El detalle es información como cantidades, términos de pago, fechas y otros campos para agregar descripciones que ayuden en el seguimiento y gestión.

Además, aunque la orden de compra no se convierte de forma automática en un gasto y egreso, es posible asociarla al gasto para un mejor control.

Para las administraciones y comunidades de gran tamaño el uso de este instrumento financiero es fundamental porque les permite planificar y programar compras con tiempo, minimizando los errores que generalmente se cometen cuando se hacen compras en medio del caos.

¿Cómo crear revisiones de proveedores de servicios para las instalaciones en Kastor Plus?

Desde el módulo Operaciones, submódulo Revisiones, haz clic en el botón Crear ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se desplegará una ventana con los campos que debes completar para crear la revisión.
Primero selecciona el contrato con el proveedor en el que quieres crear una revisión.
Ingresa la fecha de la visita y los nombres tanto del técnico que realizará la revisión como de la persona que autoriza la visita.
El sistema te facilita dos campos de texto para que ingreses información relacionada con la revisión, como las observaciones que el técnico haga durante la inspección, y otras observaciones o comentarios que considere necesario informar quien acompaña al técnico por parte de la administración de la comunidad.
Además, puedes adjuntar imágenes en formato .JPG, .JPEG, .PNG, que consideres pertinente informar relacionadas con la revisión.
Cuando seleccionas el contrato de un proveedor que contiene checklist o una lista de tareas a cumplir durante la revisión, esta se muestra en la misma pantalla de la revisión para que el usuario pueda seleccionar cada ítems que se cumplió.
Para finalizar, asegúrate de guardar y la podrás ver en el listado de revisiones de la página principal de Revisiones.
Desde el set de herramientas de cada Revisión podrás Editar, Ver adjuntos y Eliminar.
Desde esta página siempre podrás buscar revisiones por instalación, por proveedor o por rangos de fecha para agilizar tus tareas diarias y hacer un control y seguimiento de tus instalaciones.

¿Qué te aportan las revisiones como funcionalidad en Kastor Plus?

Cuando hablamos de las revisiones en Kastor Plus, nos referimos a las visitas técnicas por reparación o mantenimiento de instalaciones que realizan los proveedores de servicios de tu comunidad.

Su utilidad está asociada a los contratos con proveedores que creas por instalaciones, con la intención de apoyarte en el seguimiento y control del estado de las instalaciones.

Las revisiones te ayudarán a llevar un control con información de valor sobre el técnico de tu proveedor que realiza el mantenimiento, agregar comentarios técnicos y también observaciones generales que aporten valor a la revisión.

Además, al crear un contrato agregas una lista de tareas que te servirán para que quien se encargue de la revisión se asegure de cumplir con cada una de las tareas que agregaste en el checklist, haciendo una verificación una a una.

¿Cómo configurar alertas de vencimiento de contratos de mantenimiento en Kastor Plus?

Desde el módulo Operaciones, submódulo Mantenimientos, formulario de creación de contrato, haz clic en el botón Configurar alerta, ubicado en el extremo derecho del formulario.
Se desplegará una ventana emergente donde debes indicar la cantidad de días previos en los que quieres que se envíe la alerta de correo electrónico.
Luego, selecciona uno a uno los usuarios que quieres que reciban esta notificación de alerta de vencimiento de contrato.
Ten en cuenta que tanto esta como todas las notificaciones de correo electrónico que envía el sistema, llegan a la dirección de correo con la que se creó la cuenta de usuario; a menos que el sistema te permita ingresar una dirección de correo desde la misma funcionalidad.
Después de seleccionar los destinatarios, asegúrate de guardar las alertas de contrato y continuar creando el contrato.