Gastos comunidad

El informe de detalle de gastos te proporciona información de valor para hacer un análisis detallado, con la visualización de todos los gastos por periodo y clasificados según el plan de cuenta (Categorías y subcategorías) 

• Para obtener el Detalle de Gastos ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Detalle de Gastos.
  
• Selecciona los gastos a consultar, entre gastos comunes y gastos exclusivos.
  
• Selecciona las cuentas a consultar, marcando el checkbox junto al nombre de cada cuenta.
  
• Selecciona el rango de fechas, período desde y hasta el cuál quieres consultar.
  
• Para finalizar haz clic en el botón Consultar.
  
• Puedes obtener el mismo informe en archivo Excel, PDF, con o sin gráfico asociado.

Cada vez que se realiza un pago o como se llama en kastor: Emisión de Egreso, el sistema genera un comprobante del mismo. El comprobante de egreso se almacena en el sistema y lo obtienes en un informe según su fecha, folio y monto.

Con cualquiera de las formas de pago, una vez que haces clic en Pagar el sistema te dará la opción de imprimir inmediatamente el comprobante, en formato PDF.

Recuerda que el sistema te permite realizar las configuraciones que necesites  para la impresión de los comprobantes de Egresos, desde el módulo Configuración, submódulo Datos Comunidad. Ruta para impresión/Reversa de comprobantes de Egreso módulo Gastos Comunidad, submódulo Egresos.

¿Cómo obtener el informe de Egresos en Kastor?

Desde el submódulo Informe de Egresos puedes realizar acciones como impresión y reversa de comprobantes de Egresos.

***Para Impresión y reversa sin permisos accede al submódulo Egresos 2.

• Desde el módulo Gastos Comunidad haz clic en el submódulo Egresos.
  
• Selecciona el rango de fechas  a consultar.
  
• En vista, desde la columna de herramientas puedes realizar la impresión del comprobante (Para hacer configuraciones previas en el módulo Configuración, submódulo Datos Comunidad, sección Informes).
  
• Edita el egreso haciendo clic en el ícono de edición desde la columna Herramientas.
  
• Desde aquí también puedes reversar el egreso.
  
• Puedes reservar el egreso, con opción de liberar o anular el cheque asociado, ten en cuenta que si liberas podrás utilizar nuevamente el cheque.
  
• Recuerda que no puedes eliminar egresos si estos se encuentran conciliados.
  
• Para exportar todos los registros, selecciona Mostrar todos y luego haz clic en Exportar.
  
• Impresión directa en archivo Excel el listado según la vista, en la exportación se excluyen los egresos nulos. Si quieres que estén en el informe debes seleccionarlos.
  
• La exportación masiva de egresos es posible en formato PDF.

Registrar lecturas de medidores en kastor para realizar el cobro de los servicios de consumo de tu comunidad de forma automática, siempre que configures los medidores de servicios y -mes a mes- realices el ingreso de las lecturas de consumo correspondientes.

Desde el submódulo Medidores puedes ingresar las lecturas individuales correspondientes a los consumos de Calderas, electricidad, etc. (agua caliente y Calefacción).

En el submódulo Asignar gastos, detallamos el proceso de la asignación de facturas a los servicios de consumo. Es importante destacar que no existe validación para realizar una acción, se podrán ingresar lecturas primero o asignar facturas sin que se altere o se modifique el resultado final, lo que sí es relevante es que cada vez que se realice una modificación en medidores se debe volver a actualizar el cálculo.

Para registrar lecturas de medidores sigue estos pasos

• Para registrar lecturas a medidores ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Medidores y haz clic en la sección Ingreso de Lectura Masiva.
  
• Completa los campos que te indica el sistema.
  
• Selecciona el medidor para ingresar las lecturas.
  
• Selecciona el Grupo de unidades, si existe. Recuerda que puedes seleccionar Todas las Unidades o bien selecciona el grupo a ingresar lecturas.
  
• Ingresa la lectura actual. Si es una comunidad nueva debes ingresar lectura anterior y actual.
  
• Una vez que ingresas las lecturas y asignas las facturas, desde la sección Medidores se pueden visualizar las mediciones actualizadas.
  
• Haz clic en el botón Sí, actualizar medidores.

• Para realizar el registro de lecturas de FORMA MASIVA, haz clic en el ícono Exportar, ubicado en la parte superior derecha de la tabla.
  
• Guarda el archivo en tu computador e ingresa los datos correspondientes a las lecturas de medidores del mes.
  
• Guarda los cambios realizados en el archivo y vuelve al software para hacer clic en el botón Importar, ubicado en la parte superior derecha de la tabla.
  
• Para importar, haz clic en Examinar, carga el archivo en el que trabajaste y luego haz clic en Visualizar para ver si la información es correcta.
  
• Para finalizar haz clic en el botón Guardar medición.

• Después de esto, el procedimiento para actualizar las mediciones es el 

¿Cómo obtener el Informe de Medidores en Kastor?

• Para ingresar al módulo Gastos Comunidad, submódulo Medidores, haz clic en el informe de Medidores.
  
• Selecciona el medidor y busca por unidades o elementos.
  
• Ingresa la fecha desde y hasta la cual quieres hacer la consulta para generar el informe.
  
• Haz clic en Buscar y descarga la planilla en formato Excel.

• Para pagar imposiciones ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Pagar Gasto y haz clic en la sección Pago Imposiciones.
  
• Se listan los gastos relacionados disponibles para emitir un egreso.
  
• Marca el checkbox de cada gasto, ubicado en la columna Pagar. Puedes pagar más de un gasto a la vez.
  
• También puedes marcar el checkbox ubicado junto al nombre de la columna para que se marquen todos los gastos disponibles con un solo clic.
  
• Los gastos de Imposiciones se deben pagar en su totalidad y no de forma parcial.
  
• Para continuar, seleccione la forma de pago.

Cuando la forma de pago es Cheque

• En el campo Banco el sistema te muestra la cuenta por defecto.
  
• Selecciona la chequera a utilizar.
  
• Selecciona el cheque a utilizar.
  
• Indica la fecha de vencimiento y ten en cuenta que será visible en el libro banco.
  
• En el campo monto, se visualiza el monto total de los gastos seleccionados.
  
• Indica la fecha de Pago, recuerda que esta fecha es la que se considera en el listado de comprobante de Egresos.
  
• En cuanto al Folio, el sistema te sugiere el correlativo vigente, el cual puedes mantener o editar.
  
• Para finalizar, haz clic en el botón “Pagar”

Forma de pago Cargo a Cuenta Corriente

• Selecciona como forma de Pago Cargo a cuenta corriente y el sistema te muestra el Banco por defecto.
  
• En el campo monto se visualiza por defecto la totalidad de los gastos seleccionados.
  
• Ingresa la fecha de pago, recuerda que es la que se considera en el listado de comprobante de Egresos y en el Libro Banco.
  
• En cuanto al Folio, el sistema sugiere el correlativo vigente, el cual puedes mantener o editar.
  
• Para finalizar haz clic en el botón Pagar.

• Para realizar el pago de remuneraciones ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Pagar Gasto y haz clic en Pago Remuneraciones.
  
• En pantalla se listan los gastos de remuneraciones disponibles para emitir egresos.
  
• Marca el checkbox de la columna pagar, por cada gasto que quieras pagar. Puedes pagar más de un gasto a la vez.
  
• En el caso de los gastos de remuneraciones, cada gasto se paga de forma total y no parcial.

Si seleccionas como forma de pago cheque

• Selecciona Cheque, luego se muestra el Banco por defecto.

• Utiliza el campo Chequera para seleccionar la chequera a utilizar.
  
• Luego, selecciona el cheque a utilizar.
  
• Selecciona la fecha de vencimiento, ten cuenta que es visible en libro banco.
  
• En el campo Monto se visualiza por defecto en su totalidad.
  
• La fecha de Pago se considera en el listado de comprobante de Egresos.
  
• En el caso del Folio, el sistema te sugiere el correlativo vigente, el cual puedes mantener o editar.
  
• Para finalizar, asegúrate de hacer clic en el botón “Pagar”.

Si la forma de pago es Cargo a Cuenta corriente

• Selecciona como Forma de pago: Cargo a Cuenta Corriente, el banco queda seleccionado por defecto.
  
• En el campo Monto, también se visualiza por defecto la totalidad del monto de los gastos seleccionados.
  
• Selecciona la Fecha de Pago y ten en cuenta que es la que el sistema considera en el listado de comprobante de Egresos y en el Libro Banco.
  
• En cuanto al Folio, el sistema te sugiere el correlativo vigente, el cual puedes mantener o editar.
  
• Antes de finalizar, presiona el botón “Pagar”

• Para hacer pagos generales, ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Pagar Gasto y haz clic en la sección Pago Gastos Generales.
  
• Haz clic en el checkbox de la columna Pagar por cada gasto que desees pagar. Puedes pagar más de un gasto a la vez.
  
• Si quieres pagar todos los gastos, haz clic en el checkbox, junto al nombre de la columna.
  
• Si la cantidad que deseas pagar  es menor al valor total del gasto, puedes ingresar el monto en campo a pagar.
  
• En la columna estado, las barras te indicarán en color verde el estado del pago: Todas las barras en verde significan que el gasto está pagado; algunas de color verde indican pago parcial del gasto; todas las barras sin color significan 100% adeudado.
  
• Luego selecciona la forma de pago entre cheque, cargo a cuenta, cargo a caja chica.

Si seleccionas cheque

• Agrega la fecha de pago, es la fecha que el sistema considera para el listado de comprobantes de egresos.
  

• En el caso del folio, el sistema sugiere el correlativo vigente, lo puedes mantener o editar.
  
• En el campo banco, el sistema lo trae seleccionado por defecto.
  
• Debes indicar la chequera que se va a utilizar.
  
• También debes seleccionar cheque a utilizar, al utilizar más de 1 cheque en un gasto debes ir seleccionando y agregando cheque uno a uno.
  
• Ingresa la fecha de vencimiento, esta determina la visualización de cheque en libro banco y cartera de cheques.
  
• El monto, que es el total que pagarás por el o los gastos se visualiza por defecto.
  
• Haz clic en el botón Agregar cheque si vas a pagar cada gasto con uno o solo un cheque si pagas el total del gasto.
  
• Los cheques aparecen en la tabla inferior con el resumen de los datos, verifica y haz clic en el botón Pagar.
  
• Desde esta tabla, en la columna herramienta puedes hacer clic sobre la X en rojo para eliminar el cheque.

Si seleccionas como forma de pago, Pago con Cargo a Cuenta

• Transferencias – PAC – Cargos Directos.
  
• Asegúrate que estén seleccionados los gastos a pagar y recuerda que puedes pagar más de un gasto en una acción.
  
• Si la cantidad a pagar es menor al valor total del gasto debes ingresar el monto en el campo de la columna Pagar.
  
• En la columna Estado, se visualizan las barras del estado que indican que el gasto estará parcialmente pagado.
  
• En la parte inferior de la pantalla, ingresa la forma de pago: Cargo a Cuenta Corriente.
  
• En el campo Banco el sistema te muestra por defecto la información.
  
• En el campo monto, se visualiza por defecto el total del gasto o los gastos seleccionados. Puedes cambiar el monto para pagar menos del total.
  
• Selecciona la fecha de pago, ten en cuenta que es la que se considera en el listado de comprobante de egresos y Libro Banco.
  
• En el campo Folio, el sistema sugiere el correlativo vigente. Este correlativo los puedes mantener o editar.
  
• Finalmente haz clic en el botón “Pagar”.

Cuando la forma de pago es Cargo a Caja Chica

• El sistema rebaja el monto disponible en efectivo reflejado en caja chica.
  
• Previamente marca el checkbox de uno o más gastos a pagar, recuerda que puedes pagar más de una en la misma acción.
  
• Si la cantidad a pagar es menor al valor total del gasto puedes ingresar el monto en la columna Pagar.
  
• Recuerda que en la columna Estado las barras te indican si estás pagando el total del gasto, pago parcial o si está totalmente adeudado.
  
• En el campo Forma de pago se muestra seleccionado Cargo a Caja chica.
  
• En el campo Monto, el sistema te muestra el total de los gastos seleccionados o lo indicado en cada campo.
  
• La fecha de pago es la que se considera para el listado de comprobante de Egresos.
  
• El Folio, tiene un correlativo distinto a los folios de egreso con cheque / transferencia.
  
• Para finalizar, solo haz clic en el botón “Pagar”.
  
• Si necesitar ver los egresos en la Cartola de Caja chica ingresa al módulo Banco, submódulo Cartola Caja Chica.

• Selecciona el rango de fechas a consultar.
  
• Para obtener la información, haz clic en el botón Consultar. Podrá ingresar un saldo inicial de caja “chica

Pagar los gastos es fundamental para garantizar la coherencia y claridad de las cuentas en la comunidad, en kastor es posible asociando el cheque a la factura, boleta, vale al momento de realizar la emisión de un egreso. 

En la mayoría de las comunidades del país y específicamente para quienes administran con Kastor la principal forma de pago es cheque, lo que no excluye a los cargos directos a la cta. cte. (Transferencia –PAC) o forma de pago utilizando el saldo disponible en caja chica.

En Kastor los gastos se agrupan para poder realizar los egresos

1. Pagos generales: Que son aquellos que corresponden a todos esos gastos  ingresados de forma directa al sistema, a través de facturas, boletas y vales.
   
2. Pago de remuneraciones: En este caso se trata de los sueldos líquidos, préstamos y anticipos del personal que labora en la comunidad.
   
3. Pago imposiciones: Son los pagos que la comunidad debe realizar para estar al día con las leyes sociales devengadas en el mes.

Las rebajas a Gasto Común aplican en aquellos casos en los que es necesario hacer un descuento a la minuta de gastos comunes.

Se pueden utilizar las rebajas a gasto común para registrar en el sistema el monto correspondiente – en primera instancia- como un ingreso directo a la cuenta corriente.

Para hacerlo solo debes seleccionar la sección Rebajas Gasto común para posteriormente asignarlo a Minuta, y corresponde a ingresos extras de la comunidad (Arriendos – devoluciones –etc.) 

Para hacer rebajas a Gasto Común sigue estos pasos

• Primero, desde el módulo Banco, submódulo Ingreso a cuenta haz clic en la sección Ingreso a cuenta.
  
• Selecciona la forma de ingreso entre efectivo, cheque, transferencia o depósito.
  
• Selecciona la cuenta corriente e ingresa el monto.
  
• Completa el formulario con el número de folio del ingreso, el sistema mostrará el correlativo disponible.
  
• Ingresa una descripción correspondiente al ingreso.
  
• En la opción Rebaja gasto común debe seleccionar “SI”.
  
• Registra la fecha de ingreso. Recuerda que es la fecha que se visualizará en libro banco, no es la fecha en la que se hará la rebaja del gasto común.
  
• Si necesitas desasignar, eliminar o editar el ingreso a cuenta, haz clic en la sección Historial de Ingresos.
  
• Desde Historial de ingresos, utiliza las herramientas de la tabla para desasignar descuento de Minuta; eliminar, siempre que el ingreso no se encuentra prorrateado e imprimir el Comprobante de Ingreso.

• Luego, vuelve al módulo Gastos Comunidad, submódulo Asignar gastos, y haz clic en la sección Rebajas Gasto Común.
  
• Selecciona la categoría y la subcategoría.
  
• Utiliza el botón de selección de gasto y recuerda que debes asignar 1 gasto a la vez.
  
• También debes determinar si se podrá asignar los gastos en cuotas en la minuta de gastos comunes.
  
• Al finalizar, asegúrate de hacer clic en el botón Guardar.

La Caja Chica es un fondo fijo que ayuda a resolver gastos de última hora o pequeños gastos que es necesario atender rápidamente para no entorpecer el normal funcionamiento de la comunidad.

En términos contables, cuando el gasto es asignado a “caja chica” estamos realizando un “ingreso a caja chica», representado como efectivo disponible para ser utilizado y por tanto se refleja en los Activos del Estado Financiero. 

Mientras que en Kastor para rebajar el saldo de caja chica por el gasto, se habilita la opción de pago caja chica en la emisión de los Egresos.

Toma en cuenta el siguiente escenario como guía para entender el proceso:

Se requieren $30.000 

Se asignan a Caja chica que antes del gasto tenía $50.000

El responsable de Caja chica genera un gasto por $30.000

Este gasto se paga desde Caja chica, que queda ahora con $20.000

Ese gasto se asigna al Gasto común 

El cheque lo cobra la persona responsable del fondo

Para asignar gastos a Caja Chica sigue estos pasos

• Para asignar el gasto a Caja Chica ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Asignar Gastos y haz clic en Asignar Caja Chica.
  
• Seleccione la fecha de asignación del gasto a Caja Chica, recuerda que será visible en Cartola de caja chica.
  
• Selecciona el gasto desde la columna de herramientas marcando el botón del gasto.
  
• El sistema te permite la asignación de 1 gasto a la vez.
  
• Asegúrate de hacer clic en el botón “Guardar” al final de la tabla.
  
• Revisa los gastos asignados desde la Cartola de Caja Chica, ubicada en el módulo Banco, submódulo Cartola de Caja Chica.
  
• Desde la cartola, selecciona el rango de fecha que deseas consultar y haz clic en el botón “Consultar.
  
• Desde esta sección puedes ingresar un saldo inicial de caja chica.
  
• Los gastos pagados con “cargo a caja chica” se verán en Cartola de Caja chica en la columna Egresos.
  
• Los gastos pagados con cargo a caja chica, se ingresan al sistema seleccionado los datos de la boleta o factura.
  
• Luego debes asignarlos a la Minuta de gastos comunes en la o las subcategorías correspondientes, desde el módulo Gastos Comunidad, submódulo Pagar Gastos, sección Pago gastos generales

Kastor te permite asignar facturas o gastos a un fondo para que puedas cubrir ese gasto con dinero del fondo, es decir, estás cobrando o recuperando el monto del gasto desde el Fondo.

Por lo tanto, las facturas asignadas a este criterio disminuyen el saldo del fondo, visualizándose como Egreso en la Cartola de Fondos.

• Para asignar Factura a Fondo ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Asignar Gasto y haz clic en la sección Asignar Factura a Fondo.
  
• Selecciona el fondo al que deseas asignar el gasto.
  
• Indica la fecha de asignación a Fondo y toma en cuenta que esta es visible en la Cartola de Fondos.
  
• Desde la columna Herramientas, selecciona el gasto y luego haz clic en Guardar.
  
• La herramienta permite asignar 1 gasto a la vez.
  
• Para ver los gastos asignados a Fondo, revisa la Cartola de fondos desde el módulo Banco, submódulo Cartola de fondos, vista.