Gastos comunidad

Debes crear medidores antes de registrar y asignar gastos de servicios de consumo, para hacerlo es fundamental crear los medidores, con lo que podrás controlar el consumo por servicio:

De igual forma, para registrar gastos relacionados a la distribución de facturas que se imputan a consumos individuales de servicios como Agua caliente, Calefacción, Electricidad, se debe distribuir el monto en los consumos individuales.

Para crear los medidores desde el módulo Gastos Comunidad haz clic en el submódulo Medidores.

Completa los campos del formulario de creación:

• Nombre medidor: Ingresar nombre de identificación del nuevo medidor.
  
• Vigente: Selecciona el checkbox para mantener vigente el medidor.
  
• Obligatoria: Esta opción te ayuda a recordar que es obligatorio registrar información en cada cierre de GGCC, el sistema te impide cerrar el gasto común hasta que incluyas los datos.
  
• Orden: Indicar el orden a visualizar en las selecciones de datos e informes.
  
• Para que se apliquen los cambios, asegúrate de hacer clic en el botón Guardar.
  
• Utiliza la herramienta de editar para modificar datos que ingresaste  si lo necesitas.

Desde el submódulo Ver gastos puedes administrar los distintos gastos ingresados al sistema utilizando las herramientas de edición y eliminación del listado.

• Ingresa al módulo Gastos comunidad y haz clic en el submódulo Ver Gastos.
  
• Para consultar información, primero selecciona el rango de fechas a consultar.
  
• Utiliza el selector para filtrar el tipo de gastos a consultar, entre: Todos y gastos desasignables.
  
• Y luego asegúrate de hacer clic en el botón Consultar.
  
• Desde esta sección también puedes hacer una desasignación masiva de Gastos en la Minuta, siempre y cuando estos no se encuentren prorrateados.
  
• Primero selecciona los gastos que quieres desasignar desde el listado.
  
• Y haz clic en el botón “Desasignar Masivo” ubicado en la parte inferior izquierda de la tabla.
  
• Al desasignar el gasto de la minuta, medidores, fondos, caja chica, otros criterios.

• El gasto quedará disponible para ser asignado nuevamente.
  
• Desde la columna herramientas del listado puedes editar/modificar todos los campos desde proveedor a monto, cuando el gasto se encuentre desasignado y no exista egreso asociado.
  
• En el caso de que el gasto tenga un egreso asociado o se encuentre asignado podrás editar/modificar los campos excepto “Monto”.
  
• Se puede eliminar un gasto cuando no exista Egreso o asignación asociada.
  
• Utiliza la herramienta Ver Imagen para visualizar imagen adjunta en el Sistema (imagen disponible en Minuta Kastor y TCEL)
  
• Puedes cambiar la subcategoría a la que asociaste el gasto en cualquier momento. Solo no podrás cambiar la subcategoría de Categoría si existe un fondo creado por “porcentaje Categoría”

Cuando hablamos de ingresar gastos en Kastor, nos referimos al registro de los gastos que se generan en las comunidades y que se convierten en egresos o salidas de dinero.

Frente a estos gastos las comunidades tienen que realizar algunas acciones para cumplir los compromisos con sus proveedores por la prestación de servicios o adquisición de productos.

Cuando ingresamos un gasto al sistema estamos realizando una acción necesaria para garantizar la estructura contable, esta se debe realizar para que se registre un movimiento contable.

Luego, ese gasto puede ser utilizado para cobrar a la Minuta de Gastos Comunes y para realizar efectivamente el egreso desde las cuentas bancarias de la comunidad.

El ingreso de los gastos al sistema no significa que se cumplen todos los flujos para el cobro mediante el Gasto Común o que se generará el egreso de forma automática, es uno más de los pasos del flujo completo.

Ingresar gastos en Kastor paso a paso

Recuerda que para llevar a cabo la gestión de cobranza en tu comunidad es fundamental que cumplas con ciertos pasos previos como el registro de los gastos de la comunidad, según el tipo de documento.

• Para registrar gastos en Kastor, ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Ingresar gastos y completa el formulario de creación.
  
• Si creaste códigos de proveedores, selecciona el código que corresponda al gasto que vas a crear para que se autocompleta campos.
  
• Si no, continúa seleccionando el proveedor y el tipo de documento que corresponda al gasto, entre boleta, factura, vale, nota de crédito y transbank.
  
• Ingresa el número de documento cuando aplica, en formato Alfanumérico visible en Minuta.
  
• Selecciona la fecha de vencimiento, recuerda que este dato te facilitará su búsqueda desde el  submódulo “ver gastos”.
  
• Agrega una descripción, máximo 120 caracteres, con el detalle para el comprobante de egreso.
  
• Como datos opcionales selecciona la categoría  y luego la subcategoría a la cual se asigna el gasto.
  
• Finalmente, selecciona la fecha de asignación del gasto.

Los códigos de cuentas te permite identificar a un proveedor de servicios de tu comunidad, al ingresar el código que hayas creado para él y registrar un gasto, se desplegará de forma automática toda la información necesaria sobre el proveedor.

• Para crear códigos, ingresa al módulo Gastos Comunidad, submódulo Código de Cuenta y haz clic en la sección Nuevo Código.
  
• Completa los campos del formulario de creación:
  
  • Código Cuenta: Dato numérico para identificar.
    
  • Proveedor: Seleccionar proveedor al que le estás creando el código.
    
  • Descripción: Agrega en este recuadro la información que quieres que se visualice en el egreso y las boletas, formato minuta (editable).
    
  • Categoría: Selecciona la categoría para asociar.
    
  • Subcategoría: Seleccionar la subcategoría para asociar.
    
  • Finalmente, asegúrate de hacer clic en el botón “Guardar” para que apliquen los cambios en el sistema.

• Desde la sección Ver códigos, podrás ver el listado de códigos creados en tu comunidad.
  
• Utiliza las herramientas de la tabla para editar los datos ingresados previamente por código.
  
• Puedes eliminar códigos de cuenta sin validaciones previas.