Kastor Conserjería | ¿cómo usar el Chat interno?
Cuando WhatsApp no es suficiente. Conoce los principales beneficios y cómo sacarle el máximo provecho a la herramienta de chat de la plataforma Kastor Conserjería
Kastor Conserjería
Kastor conserjería una solución simple para la digitalización de la entrada de su comunidad.
Modulo Configuraciones en Kastor Conserjería
A continuacion te presentamos un video explicativo de como se utiliza el Modulo Configuraciones en Kastor Conserjería
Principales Módulos en Kastor Conserjería
A continuacion te presentamos un video para que aprendas a cómo obtener el máximo provecho de los Principales Módulos en Kastor Conserjería
Nuevo Chat de Conserjería ¿Cómo utilizarlo?
El Chat de Conserjería es una nueva funcionalidad que desarrollamos para que puedas comunicarte de forma directa, rápida y segura con tus colaboradores en la comunidad.
Utiliza el Chat de Conserjería para asignar tareas, consultar estatus de alguna visita de mantenimiento o asegurarte de que todos los calaboradores estén informados sobre alguna normativa nueva. Lo más importante es que al ser un chat, la comunicación es bidireccional e inmediata.
¿Como funciona al Chat?
Busca en la parte superior de cualquier página de Kastor Conserjería, a la derecha de tu pantalla, el ícono del Chat y haz clic para comenzar. Desde aquí también podrás ver alertas de nuevas notificaciones.
Al ingresar podrás ver en pantalla los canales y mensajes que existan. Si no se han creado canales ni mensajes, el sistema te informa en el misma ventana del Chat.
Para Crear un canal, haz clic en el botón Crear canal, ingresa el nombre que debe tener tu canal y haz clic en Guardar. Todos los usuarios pueden crear canales.
El canal será visible desde la ventana del Chat de la página inicial, en la sección Canales. En la primera parte de la ventana del Chat estarán los canales fijos y luego el resto de canales.
Los canales se pueden editar, fijar y eliminar siempre. Ten en cuenta que no se valida su eliminación ni se guarda histórico una vez que eliminas.
Utiliza las flechas de la parte izquierda de la ventana del Chat para abrir o cerrar y ganar espacio en la pantalla; por defecto estarán abiertas.
¿Cómo funcionan los canales?
La idea de crear canales es que puedes separar los temas que vas a conversar con tu equipo de trabajo. En cada canal puedes tener conversaciones con todos los usuarios de la comunidad: Conserjes, administradores y súper administradores.
Haz clic en el canal para iniciar una conversación, ingresa el mensaje y envía ¡Así de fácil!
Recuerda que todos los usuarios de la comunidad pueden ingresar a los canales y enviar mensajes. Puedes fijar el mensaje que envías y también lo puedes eliminar. Si lo eliminas los demás usuarios solo verán que eliminaste el mensaje pero no su contenido.
Solo puedes eliminar tus mensajes.
¿Cómo utilizar la herramienta de Fijar canales y Fijar mensajes?
Al crear un canal junto al nombre tienes un trío de herramientas. La chincheta te ayudará a Fijar el canal. Solo los usuarios Súper Administrador y Administrador pueden fijar canales.
Cuando haces clic en la chincheta y fijas el canal este se verá siempre priorizado en la parte superior de la ventana del Chat.
Utiliza la función Fijar canal para priorizar la vista de esos temas más relevantes para tu gestión. Ten en cuenta que solo puedes fijar 5 canales, simultáneos.
También puedes fijar mensajes (usuarios Súper Administrador y Administrador) recuerda que los mensajes se crean dentro de los canales, al fijarlos puedes verlos directamente desde el botón Ver mensajes fijos de la página inicial del Chat.
Cuando envías un mensaje el sistema te permite eliminar y fijar, utiliza el ícono de chincheta para fijar el mensaje si eres usuario Administrador o Súper administrador.
Utiliza la función Fijar mensajes -la chincheta- para priorizar la vista de los más relevantes para el tema. Y ten presente que solo puedes fijar 10 mensajes, simultáneos.
¿Cómo crear estacionamientos en Kastor Conserjería?
Crear estacionamientos es Kastor Conserjería es muy fácil y te permitirá controlar de mejor manera el acceso de visitas a la comunidad.
Todos los estacionamientos creados desde este módulo por los usuarios superadministradores y administradores, son visibles en el selector de estacionamiento, desde el módulo de Control de acceso.
Cuando ingresas una visita puedes seleccionar el estacionamiento que esta ocupará, si ingresa con vehículo.
Para crear un estacionamiento, solo haz clic en el botón Crear estacionamiento, ingresa el nombre y guarda.
Desde el listado podrás ver el nombre del estacionamiento, editar y eliminar. Solo puedes utilizar estas herramientas si no exiten aún registros de entradas con estos estacionamientos.
¿Cómo controlar acceso a instalaciones en Conserjería?
Puedes controlar acceso a instalaciones al crear Listas de acceso para autorizar o no el ingreso de personas desde Conserjería. Estas listas solo pueden ser creadas y gestionadas por los usuarios súper adminsitrador o administrador.
Para crearlas solo debes ingresar al módulo Instalaciones, buscar la instalación y hacer clic en el ícono de listas, de la columna Herramientas.
Cada instalación cuenta con listas de acceso autorizado y no autorizado.
Desde la página de listas de acceso el sistema te muestra el nombre dela instalación en la que trabajas y un selector por tipo de lista para que puedas ordenar el listado, si la instalación tiene listas creadas.
En el listado tienes datos como correo del usuario que realiza el registro
También se muestra el número de documento, nombre y tipo de acceso de la persona que se agrega a la lista. Además, la fecha y hora en que fue creado el tipo de acceso.
Desde la columna de Herramientas se puede cambiar el tipo de acceso, te permite cambiar a una persona de autorizado a no autorizado y viceversa.
También puedes Eliminar el acceso, te permite eliminar a una persona de una lista de acceso, con tan solo aceptar. También puedes seleccionar Cancelar, y no se eliminará.
Puedes ingresar accesos en el botón “Ingresar acceso”.
También puedes hacer clic en el boton Ingresar acceso para crear un acceso autorizado o no autorizado. Selecciona el Tipo de acceso y Tipo de documento.
Una vez llenas los datos haces clic en “Continuar”
Luego puedes verificar que los datos de la persona que quieres ingresar a la lista de acceso son correctos y confirmar el registro seleccionando «Ingresar» o cancelar para que no se guarde ningún dato en la lista.
Existen tres situaciones frecuentes a la hora de registrar a una persona en una lista de acceso:
Si el número de documento ingresado no está en listas de acceso, se agregará correctamente.
Si el número de documento ingresado ya se encuentra en una lista, el sistema primero te informa que ya está en una lista de acceso.
Si el número de documento ingresado ya se encuentra en una lista, del mismo tipo o no, el sistema te permite cambiarlo de lista. No estará en dos tipos de lista, Autorizado y No autorizado, al mismo tiempo.
¿Cómo crear instalaciones en Kastor Conserjería?
Crear instalaciones en Kastor Conserjería te ayudará a mantener un control más eficiente sobre el mantenimiento o acceso de personas a las mismas.
Para crearlas solo debes ingresar al módulo de configuraciones Instalaciones y hacer clic en el botón Crear instalación, agrega el nombre y luego asegúrate de guardar.
Desde el listado de instalaciones podrás visualizar el nombre de la instalación y las herramientas de edición y eliminación. Puedes editar siempre; solo puedes eliminar si no has ingresado información sobre la instalación.
¿Cómo notificar las novedades a tus colaboradores en conserjería?
Puedes notificar las novedades a tus colaboradores desde el módulo de configuraciones Novedades, asociando los correos de los usuarios a los que quieres que llegue la notificación.
Para hacerlo, desde el listado de novedades, busca la categoría que quieres notificar y haz clic sobre el ícono de asociar correos.
Desde la página de la categoría, en la tabla verás cada uno de los tipos de novedades asociados y por cada tipo los correos de tus usuarios en la comunidad.
Utiliza el switch o botón de activar opción en el correo de ese usuario que quieres que reciba la notificación.
Una vez que activas la notificación por tipo de novedad y guardas los cambios, el usuario comenzará a recibir notificaciones cada vez que se ingrese a sistema una novedad de este tipo.
¿Cómo configurar el libro de novedades en Kastor Conserjería?
Puedes configurar el libro de novedades en Kastor Conserjería ingresando al módulo Novedades de las configuraciones. Solo los usuarios superadministradores y administradores pueden realizar estas acciones.
Desde este módulo puedes crear las Categorías de novedades, las cuales te permitirán hacer una clasificación más ordenada de las incidencias que se presentan en la comunidad, sobre un tema o área en particular.
También puedes crear los Tipos de novedades, que te servirán para agrupar las incidencias que se presentan en un sector, área o tema en común. Todo lo anterior para aportarte más orden a la información que registren tus colaboradores.
Conserjería te entrega información por defecto como la categoría Administrativa, que permite agrupar novedades relacionadas con materiales de trabajo y empleados de la comunidad; mientras que la categoría Copropietarios, se relaciona con los residentes y el reglamento interno.
Crear categorías y tipos de novedades paso a paso
La mejor forma de sacar provecho a esta funcionalidad es crear Categorías y sus tipos de novedades, aunque puedes crear la categoría sin tipos. Para hacerlo ingresa al módulo Configuraciones y haz clic en el botón Crear categorías y tipo.
Ingresa el nombre que le darás a la categoría, una descripción para que cualquiera de tus colaboradores entienda el objetivo de esta. Luego ingresa los tipos de novedades asociados a la categoría.
Puedes agregar uno o más tipos de novedades utilizando los íconos de sumar o eliminar, del campo. Luego asegúrate de guardar la información para que esté disponible en toda Conserjería.
Desde el listado del módulo puedes ver el nombre de la categoría, la descripción y los tipos de novedades que tiene asociados.
Desde la columna herramientas puedes editar y eliminar las categorías y sus tipos. Puedes editar y los cambios que hagas aplicarán solo en lo que registres a partir del cambio, no en los históricos.
Podrás eliminar categorías o tipos siempre que estas no tengan registros asociados.
¿Envío de SMS, cómo funciona en Kastor Conserjería?
El envío de SMS es una excelente herramienta de gestión, por eso debes saber cómo funciona en Conserjería para que saques un mejor provecho de la solución.
Primero, recuerda que actualmente tienes la posibilidad de enviar una notificación de SMS cada vez que un inmueble reciba una correspondencia en la conserjería de la comunidad.
Las comunidades que no compren bolsas de SMS solo tendrán disponibles 30 SMS, que contempla la contratación de Conserjería.
Si la comunidad consume los 30 SMS antes de que finalice el período, el sistema le informará que no puede enviar SMS.
Además, le informa que ahora su administrador puede comprar SMS de forma rápida desde la aplicación.
Kastorcito también informa desde el módulo de correspondencia que si se agotan los SMS, el usuario administrador puede comprar desde la herramienta.
Si la comunidad tiene SMS disponibles, al ingresar la correspondencia, sobre el campo del número de celular aparece el contador de SMS disponibles.