Home de la Comunidad archivos - Centro de ayuda Kastor

Descarga masiva de comprobantes de ingresos en Kastor Plus

La descarga masiva de los comprobantes de ingresos es una de las herramientas que más agilidad puede aportar a la tarea diaria del adminsitrador de comunidades, y Kastor Plus te facilita esta acción.

Para hacerlo solo debes ingresar al módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, y hacer clic en el Informe de ingresos.

¿Cómo descargar los comprobantes de ingresos?

Una vez en el Informe de ingresos, selecciona el período o rango de fechas del que quieres obtener los comprobantes. También puedes filtrar por tipo de ingresos y cuenta banacaria.

Una vez que realizas la consulta, si existen ingresos en el período consultado podrás marcar uno a uno los ingresos que quieres descargar. Utiliza el checkbox superior de la tabla para seleccionar todos los ingresos consultados.

Una vez que seleccionas los ingresos se habilita el botón Generar comprobantes, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Al hacer clic en el botón Generar comprobantes se inicia la consulta y se muestra en pantalla el mensaje «La solicitud de reporte se inició correctamente. Este proceso podría tomar algunos minutos, por favor espere.»

Cuando finaliza, se genera (visualiza/descarga) un archivo PDF con todos los comprobantes seleccionados. Cuando finaliza el proceso, el sistema te informa que el reporte está listo.

El archivo PDF que se genera contiene los ingresos según la selección de ingresos hecha por el usuario.

Desde la ventana último reporte generado puedes consultar el último comprobante generado, con los datos: Nombre del archivo, fecha de generación, nombre de usuario e ícono de descarga. Solo se almacena el último reporte.

De igual forma, puedes descargar cada comprobante desde el set de herramientas del ingreso correspondiente.

¿Cómo generar finiquito de trabajadores en Kastor Plus?

Puedes generar finiquito de trabajadores en Kastor Plus desde el módulo de Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones.

Desde el módulo, busca el módulo Configuraciones y haz clic en la sección administrar trabajadores.

Busca al trabajador al que quieres finiquitar y desde la columna Herramientas, haz clic en el símbolo de pesos.

En la página donde se confecciona el finiquito, se muestran antecedentes del trabajador como la fecha de inicio del contrato y la fecha de término de la relación laborar, para seleccionar.

Además, debe seleccionar la causal de término de contrato, con esta selección podrás entonces completar detalles como indemnizaciones y el total a pagar.

Puedes generar el finiquito o guardar un borrador.

¿Cómo eliminar trabajadores en Kastor Plus?

Si necesitas eliminar trabajadores en Kastor Plus solo debes ingresar al módulo Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones, sección Configuraciones y hacer clic en Liquidaciones de sueldo.

Luego, selecciona la pestaña superior Descuento de días. Una vez aquí busca al trabajador que tienes que eliminar e ingresa la cantidad de días trabajados.

Te sugerimos eliminar trabajadores después del último mes trabajado, porque podrías necesitar hacer alguna corrección antes de eliminarlo. En días trabajados agregar (0) y en motivo, selecciona la opción Retiro.

Luego, ve al módulo superior Configuraciones y haz clic en Administrar trabajadores, donde encontrarás el listado de trabajadores vigente. Busca al trabajador que quieres eliminar y haz clic en la X roja para eliminar.

Recuerda que el trabajador solo puede ser eliminado si no tiene préstamos o anticipos vigentes.

¿Cómo abrir remuneraciones en Kastor Plus?

Puedes abrir remuneraciones para hacer ajustes en tu gestión. En Kastor Plus solo debes ingresar al módulo Recursos Humanos, submódulo Remuneraciones.

Recuerda que también puedes utilizar el buscador ingresando palabras claves como Remuneraciones o Abrir, y el centro de ayuda te mostrará cualquier contenido relacionado.

Una vez en el submódulo Remuneraciones, ingresar al menú superior Informes y en la parte más baja, haz clic en Abrir remuneraciones.

En pantalla se muestra el último mes de remuneraciones cerrado en la comunidad. Marca el selector junto al período y luego haz clic en el botón Abrir proceso.

Toma en cuenta estas validaciones en Kastor Plus antes de intentar abrir

Los gastos del periodo a abrir no deben estar asignados.

Los gastos del periodo a abrir no deben tener egreso asociado.

Los gastos del periodo a abrir no deben estar prorrateados.

¿Cómo crear estado de proveedores en Kastor Plus?

Para crear un estado de proveedores solo debes ir al módulo Operaciones, submódulo Estado de proveedores y hacer clic en el botón Crear, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Selecciona el proveedor para el que crearás el registro, selecciona la fecha y asigna un estado a la relación, entre: Multa, amonestación y anexo.
Este último te sirve para aquellos casos que no se corresponden con las dos primeras opciones y en el campo de texto puedes agregar más detalles.
Utiliza el campo de texto para agregar toda la información que requieras sobre lo sucedido y lo que motiva e implica el registro en cuanto a la relación con este proveedor.
También puedes adjuntar documentos que avalen o ayuden a entender mejor lo planteado en el registro del estado del proveedor.
Cada estado de proveedor que crees se listará en la tabla de la página inicial de la sección, con los datos: fecha, estado (multa, amonestación o anexo) y creado por.
Desde el set de herramientas de cada estado de proveedor puedes hacer clic en la opción detalle para visualizar toda la información que agregaste al registro, incluyendo los documentos adjuntos y la posibilidad de descargarlos desde aquí.
En el set de herramientas también puedes editar el registro y eliminarlo, sin restricciones.
Para agilizar la búsqueda de información utiliza los buscadores superiores donde puedes ir directamente a los registros que te interesan.
Solo tienes que hacer clic sobre el proveedor en el campo izquierdo, o ingresando cualquier datos de tu interés en el campo derecho.

¿Cómo te ayuda el estado de proveedores en Kastor Plus?

En la relación con proveedores siempre surgen múltiples escenarios que es importante tener presente a la hora de contratar un servicio o comprar un producto.

Sobre todo cuando se trata de garantizar que lo que ellos entregan a la administración cumplirá con los estándares de calidad necesarios para mantener seguros y satisfechos a nuestros usuarios finales.

Kastor Plus te ofrece una herramienta con la que puedes crear una simple hoja de vida o bitácora de esa relación con cada uno de los proveedores de tu comunidad.

Lo que te ayudará y facilitará que tanto tú como tus colaboradores puedan consultarla en cualquier momento antes de contratar un nuevo servicio.

Además, siempre podrás editar la información que contiene la hoja de vida, consultarla en la web o también puedes eliminarla si termina la relación con el proveedor y ya no la necesitas.

¿Cómo notificar órdenes de compra al proveedor desde Kastor Plus?

Para notificar órdenes de compra, ingresa al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, al crear la orden de compra asegúrate de agregar en el campo correo, la dirección de correo donde quieres enviar la notificación y el PDF de la orden de compra.
Una vez se ha cumplido con todos los pasos de la creación de una OC, el sistema te permite notificar al proveedor, a través de correo electrónico, con el PDF de la OC adjunto.
Sólo se puede notificar órdenes de compra aprobadas (cuando la comunidad tiene creados los niveles de aprobación).
Si la comunidad no tiene creados niveles de aprobación, se habilita la opción de notificar por correo siempre.
Recuerda que la notificación se envía por email a la dirección ingresada en la creación de la OC.
La OC que está disponible para descarga desde el set de herramientas del listado de órdenes de compra en PDF, es la misma que se envía adjunta al correo cuando notificas.
En el caso de la OC con niveles de aprobación, mientras no se haya aprobado, el PDF de la OC se descarga con una marca de agua BORRADOR y no se puede notificar desde el sistema, pero podrías descargar y enviar de forma manual al proveedor para avanzar en tu gestión.

¿Cómo crear niveles de aprobación para las órdenes de compra en Kastor Plus?

Los niveles de aprobación monetaria para las órdenes de compra te permitirán tener un control oportuno sobre las finanzas de tu comunidad.
No son obligatorios para crear órdenes de compra.
En kastor Plus tienes la opción de crear niveles en la creación o antes de la emisión de una orden de compra, como un mecanismo de seguridad previo a la generación de un acuerdo con proveedores.
Para crearlos debes ingresar al módulo Operaciones, submódulo Órdenes de compra, sección Niveles de aprobación.
Primero toma en cuenta que la configuración de niveles de aprobación monetaria de órdenes de compra se realiza por comunidad.
Al administrar tu comunidad, puedes crear u omitir la validación de niveles monetarios de aprobación para la generación de órdenes de compra.
Las órdenes de compra cuando no tienes niveles de aprobación se mostrarán con estado pendiente solo en listado de órdenes.

Tus órdenes de compra pueden tener varios niveles de aprobación

La cantidad de niveles de aprobación y los límites monetarios de cada uno son definidos por aquellos usuarios con permisos en Administración y Comunidad para acceder a las configuraciones de órdenes de compra.
Para crear un nivel de aprobación solo debe indicar el monto mínimo desde el que puede aprobar una orden de compra.
Luego selecciona los usuarios que quieres que estén dentro del nivel de aprobación monetario, como aprobadores, y guarda.
Puedes crear N cantidad de niveles de aprobación para tus órdenes de compra.
Solo ten en cuenta que los niveles de aprobación no se pueden solapar en los montos límites, es decir, un nivel de aprobación tiene como máximo monto monetario, el monto mínimo del siguiente nivel de aprobación, si lo has creado.
Si creas un nivel de aprobación monetaria con un monto mínimo de $1 y no creas más niveles de aprobación, los usuarios que hayas seleccionado para ese nivel de aprobación podrán aprobar órdenes de compra por cualquier monto igual o superior a 1 peso chileno.
Al seleccionar los aprobadores el sistema te mostrará un listado con los usuarios con acceso a la comunidad y los permisos correspondientes para el módulo de Operaciones.
Un usuario puede estar en varios niveles de aprobación. Asegúrate de agregarlo en todos los niveles que quieres que esté.
Los niveles de aprobación se listarán en la página principal con información de fecha de creación, monto mínimo que pueden aprobar y el nombre de usuario de los aprobadores del nivel.
Desde el set de herramientas de cada nivel se puede editar y eliminar el nivel.
Siempre se puede editar o eliminar un nivel, solo ten en cuenta que afectará a las órdenes de compra creadas que esperan aprobación.

¿Cómo gestionar las órdenes de compra en Kastor Plus?

Al ingresar a la sección Órdenes de compra, submódulo Órdenes de compra, desde el módulo Operaciones, podrás visualizar un listado con las órdenes de compra creadas.
También encuentras información sobre el estado de cada orden de compra, si está pendiente, aprobada o rechazada, con la intención de entregar información clara y a la mano para aportar rapidez a las operaciones diarias de la administración.
El listado muestra información sobre Fecha, Folio, Proveedor, Monto de la orden, Estado de la orden y estado del Gasto al que se asocia la orden de compra.
En la columna del estado de la orden de compra, se informa si está Pendiente, Aprobada, Rechazada o Esperando mi aprobación; este último se relaciona con los usuarios aprobadores.
En la columna del Gasto se muestra si el gasto asociado a la orden de compra está Asignado y Sin asignar.
El set de herramientas permite Notificar, Editar, Eliminar, Descargar el PDF de la OC, Documentos adjuntos para subir, descargar o eliminar; Aprobación o rechazo de la orden.
Una orden de compra se puede Editar siempre que el gasto al que está asociada no haya sido asignado al Gasto Común.
También se puede Eliminar siempre que no se haya notificado al proveedor o no esté asignado el gasto relacionado con la orden de compra.
La opción Aprobación solo se habilita si existen niveles de aprobación creados.

Notifica por correo tus órdenes de compra a los proveedores

La orden de compra se puede Notificar desde el set de herramientas solo cuando ha sido aprobada, si existen niveles de aprobación. Si no existen, siempre se puede notificar.
Desde el set de herramientas siempre podrás descargar el PDF de la orden de compra. En caso de que la orden de compra no esté aprobada, el PDF se mostrará con marca de agua “Borrador”.
Cuando la orden de compra ha sido aprobada al descargar el PDF estará sin la marca de agua y con el nombre del usuario que aprobó en la firma de la orden.
A una orden de compra se pueden adjuntar documentos, como ejemplo presupuestos o facturas relacionadas por gestión posterior, desde la opción Documentos del set de herramientas.
Para adjuntar documentos a una orden de compra haz clic en la opción Documentos desde el set de herramientas de la orden de compra.
Se desplegará una ventana para que ingreses un nombre para el archivo que subirás.
Luego, haz clic en Buscar archivo, selecciona el documento desde tu computador, sube el documento y para finalizar asegúrate de guardar.
Desde la misma ventana puedes ver los archivos que hayas subido y puedes continuar subiendo documentos, si lo necesitas.
Siempre puedes eliminar o descargar estos archivos.

¿Cómo crear Órdenes de compra en kastor Plus?

Con las órdenes de compra puedes mantener control sobre los gastos generados por compras a proveedores, de manera fácil y segura. Además, tienes la opción de incorporar niveles de aprobación monetaria para tus órdenes de compra..
Desde el submódulo Órdenes de compra haz clic en el botón Crear orden de compra, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En el primer campo debes utilizar el calendario para seleccionar la fecha de la orden de compra; el sistema te muestra -de forma predeterminada- el folio con correlativo (inicia en 1).
El calendario para la fecha de la orden de compra no tiene validaciones para fechas anteriores ni posteriores. Puedes crear la orden de compra con la fecha que requieras.
Luego, seleccionas el proveedor, previamente creado en el submódulo Registrar proveedores desde el módulo Gasto Común. Al seleccionar el proveedor, el sistema completa de forma automática el campo RUT.
Ingresa los datos del proveedor: dirección, correo electrónico y teléfono.
En el campo Atención, ingresa el nombre de la persona a quien envías la orden de compra; luego ingresa la forma de pago, el tipo de documento entre factura y boleta; y el plazo acordado para la entrega del producto o servicio.
En la tabla de detalle, ingresa primero la cantidad de productos o servicios que adquirirás; describe el producto, el precio unitario, el tipo de unidad, y el sistema calculará de forma automática el total por el ítem.
Utiliza el ícono con el signo más (+) para que se agreguen más filas a la tabla si necesitas incorporar más productos o servicios. Sin limitaciones.
Si tienes que eliminar filas de la tabla, solo debes hacer clic en la X ubicada a la derecha de cada fila.
Asegúrate de completar todos los campos del formulario para que el sistema te permita guardar la orden de compra.
A la derecha de la pantalla se muestran el subtotal, los descuentos, el impuesto, si aplican; y el monto total de la orden de compra.
Utiliza el campo “Observaciones” para agregar información sobre el servicio/producto o sobre las condiciones de compra de la administración y comunidad para la aceptación del servicio. Solo toma en cuenta que lo que agregas en este campo, se visualiza en la parte inferior del PDF de la nota de cobro.
En el caso del campo “Nota interna”, puedes incorporar comentarios para que sean leídos por los usuarios internos de la administración o de la comunidad; por ejemplo, los aprobadores de la orden de compra.
Los comentarios internos solo pueden leerse al ingresar a la orden de compra para aprobar o editar su información. Estos no aparecen en el PDF de la orden de compra.
Ni las observaciones ni los comentarios internos son campos obligatorios, solo son herramientas para apoyar tu gestión.