Confección Gasto Común

Al administrar una comunidad, quien está a cargo no solo debe garantizar el cuidado y mantenimiento adecuado de instalaciones, sino la adquisición de los productos y servicios que sean necesarios para lograrlo. 

En este sentido, con frecuencia necesita garantizar liquidez para cumplir obligaciones con proveedores de manera oportuna.

No siempre adquirir un producto o servicio pasa primero por la emisión de un documento, en varias ocasiones es necesario cubrir el gasto antes.

También sucede que la recurrencia de labores relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones permite al administrador prever cuándo se generará un gasto importante que debe cubrir al momento y para el que necesita dinero.

La provisión, tal como la define la Real Academia Española, es la “prevención de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando hagan falta”. 

La Provisión es un instrumento contable valioso para las comunidades

En el contexto contable, esto se trata de prever recursos financieros para cuando hagan falta.

En kastor Plus, las provisiones se crean para que el administrador de una comunidad pueda cobrar a los copropietarios -en el gasto común- el dinero que necesita para cubrir un gasto. 

Generalmente se trata de un servicio que no se ha entregado o del que aún no recibe documento para crearlo como gasto. 

Es decir, una provisión se crea para reservar el monto o la estimación del futuro gasto, con lo cual se pueda hacer frente la obligación del cobro a la comunidad y pago en el futuro. 

En términos contables, en la medida que se crean provisiones el gasto se incrementa sin afectar el patrimonio de la comunidad.

• Cuando la asignación del gasto no es inmediata a su creación, la asignación posterior tiene la opción de asignar de forma parcial el gasto.
  
• Haz clic en asignar gasto y se despliega una ventana donde lo primero que debes hacer es asignar el gasto que deseas cobrar parcialmente.
  
• En el formulario ubica la pregunta ¿Cuál es el monto del gasto que deseas asignar?, ingresa en el campo el monto.
  
• Selecciona la cuenta y subcuenta que correspondan al gasto; también puedes cobrarlo en cuotas ingresando el número que requieras.
  
• Define el porcentaje de distribución por sector. Si tu comunidad tiene más de un sector, el sistema lo distribuye de forma equitativa; puedes cambiar esta distribución si lo quieres.
  
• Si cambias el porcentaje de distribución, asegúrate de hacer clic en los campos correspondientes para que se recalcule el monto de forma correcta.
  
• Si el sistema no te permite guardar o te arroja un error asegúrate de que el monto total no tiene diferencias y si es así, corrige los montos de forma manual.
  
• El gasto queda con un monto sin asignar. Este monto se puede asignar a un fondo.
  
• En asignar gasto fondo selecciona el fondo, ingresa una fecha de asignación, luego asigna el gasto con el monto pendiente, guarda y finaliza.

¿Cómo desasignar un gasto que se asignó de forma parcial en Kastor Plus?

• Al asignar un gasto de forma parcial el sistema registra las asignaciones de cada monto.
  
• Desde el listado de gastos, ubica el gasto que deseas desasignar.
  
• Desde el set de herramientas del gasto, haz clic en desasignados.
  
• Se mostrarán en pantalla los datos con las asignaciones realizadas, monto y destino o tipo de asignación.
  
• El sistema te permite desasignar una o todas las asignaciones del gasto.

Asignar gastos a provisiones es un proceso que tiene su origen en una provisión que creas para adquirir un producto o pagar un servicio, este se transforma en gasto cuando recibes el documento, ya sea factura, boleta o comprobante y en ese caso, Kastor plus te permite que ambos instrumentos financieros deben quedar relacionados.  

Para hacerlo debes seguir estos pasos:

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Crear y asignar gastos.
  
• En la parte superior de la pantalla ubica el botón Asignar Provisión/Gasto y haz clic para que se abra la ventana en la que trabajarás.
  
• En la parte derecha de la pantalla se listan los gastos y a la izquierda las provisiones que tengas creadas.
  
• Para seleccionar un gasto o una provisión, haz clic sobre el recuadro ubicado a la izquierda de cada uno.

• Recuerda que puedes asignar uno o más gastos a una Provisión. No puedes asignar un gasto a más de una provisión.
  
• No hay asignación masiva de gastos a provisiones.
  
• Antes de cerrar asegúrate de guardar y finalizar.

Recuerda que los servicios de consumo son aquellos que satisfacen necesidades básicas como agua potable, disponibilidad de alcantarillado, energía eléctrica y combustible.  Son esas cuentas que se asocian directamente a las unidades de un inmueble, según el consumo en cada servicio para el período cobrado.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Crear y asignar gastos.
  
• En la parte superior de la pantalla ubica el botón Asignar gasto a servicios de consumo.
  
• Al hacer clic se despliega una pantalla en la que debes seleccionar el sector y el período en el que deseas trabajar.
  
• Selecciona la distribución de consumo y los gastos que vas a asignar.
  
• Y solo debes hacer clic en guardar y finalizar.
  
• Se mostrará en pantalla el detalle de la asignación.

• Si haces clic en el botón Asignar gasto a inmuebles, ubicado en la parte superior derecha de la sección Crear y asignar gastos, desde el submódulo Confección del gasto común, puedes cobrar uno o más de un gasto directamente a los inmuebles que requieras.
  
• Estos gastos no son prorrateables entre todos los inmuebles de la comunidad por lo tanto en Kastor plus se consideran Cobros exclusivos.
  
• Al hacer clic en el botón Asignar gasto a inmuebles se desplegará una ventana donde debes seleccionar la categoría del gasto.
  
• Luego selecciona el sector al que pertenecen los inmuebles a los que asignarás el gasto.
  
• Debes seleccionar un período.
  
• Es necesario definir cuál será el método de cálculo para el cobro: división entre inmuebles, que como su nombre lo indica dividirá el monto del gasto entre los inmuebles selecciones; o factor de prorrateo recalculado, que significa que el monto del gasto se distribuye según su factor pero recalculado según la cantidad de inmuebles que selecciones para la asignación.
  
• Al asignar el gasto o los gastos, el sistema te muestra en pantalla todos los inmuebles para que hagas la selección que requieras y visualizan en pantalla el monto a cobrar por cada inmueble seleccionado.
  
• El sistema te informa si el gasto se asigna con éxito.

• Toma en cuenta que cuando asignas un gasto a alguno de tus fondos el saldo disponible de este disminuye, no estás cobrando a los copropietarios para pagar el gasto como lo haces si asignas a gastos generales para cobrar en el gasto común. Estás recuperando el dinero de ese gasto por medio del fondo.
  
• Si estás creando el gasto, sigue el flujo de creación de gastos y al guardar elige la opción sin asignar porque no se cobrará el gasto en el gasto común.
  
• Vuelve a la página principal de la sección Crear y asignar gastos y en el listado aparecerá el gasto disponible para asignar.
  
• Recuerda que el sistema te permite buscar el gasto por período, por rango de fechas, por asignación o por tipo de documento.
  
• Para asignar el gasto a un fondo, haz clic en el botón Asignar gastos a fondo.
  
• Se desplegará una ventana con los campos que debes llenar. Empieza por seleccionar el fondo al que quieres asignar el gasto, entre los disponibles.
  
• Indica la fecha de asignación del gasto.
  
• Los gastos sin asignar siempre aparecerán ubicados en la parte superior derecha de la pantalla, cuando hagas clic en cualquier botón de asignación.
  
• Haz clic sobre el gasto que quieres asignar al fondo y este se moverá al lado izquierdo de la pantalla, debajo de los datos que acabas de llenar.
  
• Puedes asignar más de un gasto a la vez.
  
• Si asignaste por equivocación algún gasto y no has guardado, puedes hacer clic en la X ubicada al extremo derecho del gasto que quieres eliminar de la asignación.
  
• Cuando hayas completado la información el botón de guardar y finalizar se habilitará, haz clic en él para terminar la asignación.
  
• Al finalizar, podrás ver el gasto desde el listado de gastos de la sección Crear y asignar gastos.
  
• Desde el set de herramientas de cada gasto puedes editar, desasignar, crear una nota de crédito, ver los documentos adjuntos al gasto; también puedes eliminar, reversar y asignar orden de compra.
  
• Si necesitas saber cuál es el estado del fondo puedes consultar la cartola. Accede a ella desde el buscador, ingresando la palabra cartola y haz clic sobre cartola de fondos. Selecciona el fondo y consulta.
  
• En la cartola podrás visualizar el descuento en el saldo, del gasto que se le asignó.
  
• Con la intención de ampliar tus posibilidades a la hora de gestionar el pago de tus colaboradores, también puedes asignar gastos de Remuneraciones y Leyes Sociales a tus fondos.
  
• Puedes asignar desde la misma ventana de “Asignar gasto a fondos”, en las pestañas Remuneraciones y Leyes Sociales.
  
• Recuerda que los gastos se visualizan por separado Gastos generales / Remuneraciones / Leyes sociales.
  
• Solo se podrá asignar la totalidad de un gasto, nunca de forma parcial. Se pueden asignar sin limitaciones.
  
• Ten presente que al asignar un gasto de remuneración y leyes sociales a un fondo, el saldo del fondo disminuye porque se convierte en un egreso para la cartola del fondo.
  
• Cuando los gastos de remuneraciones y leyes sociales son asignados de forma masiva, se visualizan de forma individual en la cartola de fondos.

• Recuerda que a la asignación de gastos puedes llegar de dos formas, desde la página principal de Crear y asignar gastos, en la parte superior derecha donde encuentras las distintas formas de asignación, o desde la creación del gasto al hacer clic en el botón asignar.
  
• Haz clic en el botón asignar gastos y se despliega una ventana con los gastos generales, gastos de remuneraciones y de leyes sociales, cada uno en una pestaña.
  
• Al hacer clic en la pestaña Remuneraciones o en la de leyes sociales, en ambos casos se muestra primero un listado con todos los gastos de remuneraciones que tienes sin asignar.
  
• Puedes seleccionar uno o más gastos a asignar, marcando la casilla de cada gasto a la izquierda de la tabla o listado.
  
• Luego, aunque el sistema te completa el campo del monto del gasto que deseas asignar, puedes cambiarlo si lo que quieres es asignar parcialmente.
  
  Solo se podrá asignar la totalidad de un gasto, nunca de forma parcial. Se pueden asignar sin limitaciones.
  
• Ingresa el número de cuotas en las que se cobrará el gasto y selecciona la subcuenta. El sistema te marca por defecto la cuenta Gastos de administración.
  
• Si tu comunidad tiene sectores, en la parte inferior podrás revisar o ajustar la distribución del gasto asignado por sector.
  
• El porcentaje a cobrar por sector lo defines tú, siempre que el total sea 100% del monto que decidiste asignar. Si no es así, el sistema te muestra un mensaje de advertencia.
  
• Si el gasto tiene cuotas, lo último que verás son las cuotas, períodos en las que serán cobradas y montos por sectores.
  
• El sistema distribuye el monto total del gasto asignado -total o parcial- entre las cuotas y puedes editarlas de forma manual hasta garantizar que sea el monto total.
  
• Asegúrate de revisar los datos, guardar y finalizar.

• A la asignación de gastos puedes llegar de dos formas, desde la página principal de Crear y asignar gastos, en la parte superior derecha donde encuentras las distintas formas de asignación, o desde la creación del gasto al hacer clic en el botón asignar.
  
• Cuando haces clic en el botón asignar desde la creación del gasto, se despliega una ventana en la que se listan los gastos pendientes por asignación.
  
• Seleccionas el gasto y luego debes completar los datos requeridos.
  
• En el campo número de cuotas el sistema trae por defecto uno (1) pero puedes cambiar este número por la cantidad de cuotas que requieras, con un máximo de 24.
  
• Debes seleccionar la cuenta y la subcuenta con las que se relaciona el gasto.
  
• También puedes indicar cuál será el porcentaje del gasto a distribuir por sector, si tienes varios sectores. Aunque esto igual lo puedes definir al realizar el plan de cuentas.
  
• Al terminar haz clic en Asignar y luego guarda y finaliza si no quedan gastos pendientes por asignar.
  
• Si tienes más gastos por asignar puedes continuar asignando hasta terminar con el listado, cuando quieras terminar solo haz clic en Guardar y finalizar.
  
• Al finalizar la asignación, los gastos asignados son visibles desde el listado de gastos en la página principal de la sección.
  
• Desde el set de herramientas de cada gasto puedes editar, desasignar, crear una nota de crédito, ver los documentos adjuntos al gasto; también puedes eliminar, reversar y asignar orden de compra.
  
• Ten en cuenta que cuando eliminas el gasto no queda registro de este en el sistema.
  
• Una vez que creas y asignas el gasto, este se puede visualizar desde el informe de gasto común de la sección Confección del gasto común.
  
• Una forma de recuperar el dinero es con la asignación al gasto común para que se pueda cobrar a todos los copropietarios.
  
• Las otras formas de recuperar este dinero es por ejemplo asignar el gasto a fondos, asignarlo a inmuebles o a los servicios de consumo.

Solo se puede realizar la eliminación de un gasto si estos no fueron prorrateados en un gasto común cerrado.

No puedes eliminar gastos si se encuentran asignados en un período abierto, cerrado o liberado.

Tampoco puedes eliminar un gasto si  estos tienen un egreso asociado, en su totalidad, parcial o en cuotas.

En caso de que necesites eliminar un gasto, el sistema te permitirá hacerlo si lo desasignas y te aseguras de que su egreso esté anulado.

El sistema te permitirá eliminar un gasto si lo desasignas y te aseguras de que su egreso esté anulado.

Kastor Plus solo te facilita la eliminación de los gastos uno a uno, no es posible que hagas eliminaciones masivas porque esto afecta la aplicación de validaciones.

Para que el sistema te permita eliminar un gasto siempre debes desasignar todos los gastos asignados a la provisión.

• El sistema te permite desasignar un gasto si el período de gasto común no se ha cerrado o prorrateado.
  
• Independientemente del estado del egreso, incluso cuando el cheque está pagado, el sistema te permite desasignar el gasto siempre que se encuentre en un período abierto.
  
• Cuando el estado del egreso es reversado o anulado también puedes desasignar el gasto.
  
• El gasto que se asocia a una provisión puede ser desasignado siempre que la  diferencia que hayas generado por esta asignación no esté prorrateada o asignada a un fondo.
  
• Cuando la provisión es menor al gasto asignado y se genera una diferencia, y esa diferencia fue asignada a un período que no está cerrado, solo debes desasignar la diferencia del gasto para que el sistema te permita hacer la desasignación del gasto.
  
• Si la diferencia (del gasto) ya fue prorrateada, el sistema no te permitirá desasignar el o los gastos de la provisión.
  
• Ten en cuenta que cuando es desasignado el gasto de la provisión, la diferencia que en algún momento pasó a ser un gasto general para ser cobrado, desaparece del listado de gastos por asignar en Gasto Común.
  
• Además, te recordamos que puedes eliminar una provisión siempre, si no está asignada prorrateada.
  
• En el caso de la asignación de gastos a una provisión también puedes desasignar el gasto, independientemente del estado del egreso.
  
• Los gastos que se asignan a un fondo no se prorratean, por lo que siempre los puedes desasignar.
  
• Solo puedes hacer la desasignación de gastos de forma masiva si estos están asignados a Gasto Común.