Confección Gasto Común

• Puedes asignar los gastos en una o más cuotas.
  
• Puedes asignarlos a un período de gasto común futuro futuro, el monto total o en cuotas.
  
• Es posible que realices una asignación parcial, es decir, el sistema te permite definir de forma manual el monto por cada período.
  
• Puedes asignar un gasto  a uno o más sectores.
  
• Asignar a Servicios de consumo, Provisión, Gasto Común, Fondos e Inmuebles.
  
• No puedes asignar los gastos a un período cerrado o liberado.
  
• Para asignar gastos a servicios de consumo primero debes tener creada la distribución de consumo en el sistema.
  
• Al asignar un gasto a servicios de consumo el sistema hace el cálculo de forma automática, según la distribución que hayas definido para la comunidad.
  
• Puedes asignar más de un gasto a la vez, a través de la funcionalidad de asignación masiva.
  
• También puedes asignar más de un gasto y de diferentes proveedores.
  
• Puedes asignar uno o varios gastos a una provisión.
  
• Al asignar un gasto a una provisión, este puede ser por el mismo monto de la provisión, menor o incluso mayor, generando una diferencia.

El submódulo Confección del gasto común es fundamental para la administración de las facturas y boletas por cobrar y recuperar con el proceso de cierre de gasto común.

Para hacerlo, hay tres procesos principales aunque se realizan como acciones independientes, en momentos diferentes. Estos son el ingreso de un gasto, la asignación del gasto o la forma en la que se va a recuperar, y la confección y generación del egreso.

Estos procesos inician con un gasto, una factura o una boleta y es lo que se hace con ellos lo que marca la diferencia. Cuando ingresas un gasto al sistema es porque existe un movimiento que puede ser cobrado a través del gasto común, y a la vez es posible generar un egreso para el mismo gasto.

Crear un gasto no significa que el sistema lo cobrará de forma automática mediante el gasto común o que se emitirá un egreso, estas son acciones que debe realizar el usuario desde cada una de las secciones correspondientes en el submódulo Confección del gasto común.

Sigue estos pasos para crear el gasto

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del Gasto Común, sección Crear y asignar gastos.
  
• Haz clic en el botón Crear gasto en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Al crear un gasto debes seleccionar el proveedor al que se relaciona. Este es un campo obligatorio.
  
• Debes seleccionar el tipo de documento del gasto entre factura, boleta, comprobante o también puedes crearlo sin documento.
  
• En caso de que el gasto tenga documento, agregar el número es obligatorio.
  
• El monto del gasto también es obligatorio.
  
• Ingresa también la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del gasto, datos que te ayudarán con la gestión de cobranza y pago.
  
• En el campo descripción agrega información de valor para los copropietarios y transparenta las cuentas, esta información es visible en el informe de Gasto Común.  También puedes adjuntar los documentos.
  
• Al completar el formulario puedes registrar el gasto, lo que te permitirá agregar el gasto a la sección gastos por asignar a la derecha y continuar creando gastos.
  
• Si te equivocas al ingresar la información tienes la opción de limpiar el formulario.
  
• Si creaste el o los gastos de forma correcta, solo debes guardar y finalizar.

• Se mostrará un mensaje para preguntarte si deseas continuar con la solicitud de finalizar sin asignar el gasto, o si deseas asignarlo de una vez.
  
• Si haces clic en asignar el gasto, se selecciona el gasto de la lista y se completan los datos del formulario.
  
• También puedes cerrar la ventana en la X de la parte superior izquierda y el sistema solo te pedirá confirmar que quieres salir con el botón Continuar, y si fue un error solo debes hacer clic en Cancelar para seguir creando el gasto.
  
• Al crear un gasto este se visualiza desde el listado de gastos de la página principal de la sección Crear y asignar gastos, del más reciente al más antiguo.
  
• Desde el set de herramientas de cada gasto tienes la opción de Editar, desasignar, crear nota de crédito, ver documentos adjuntos, eliminar el gasto (según validaciones) reversar y asignar orden de compra.

Mensualmente se generan los  gastos por trabajos o compras  que se realizan en la comunidad, estos respaldados por un documento; boleta, factura, vale, y sin documentos. Emitidos por el proveedor prestador del servicio o producto.

También están los gastos por sueldos y leyes sociales que son generados en el sistema, desde el módulo de recursos humanos.

Se registran en el sistema

Los documentos se deben registrar periodo a periodo como gastos. Una vez registrados o creados en el sistema, contablemente se representan en el activo en Cuentas por cobrar y en el pasivo en la cuenta de proveedores.

Acciones

Con los gastos  se realizan dos acciones: cobrar y pagar. El cobro representa la recuperación de los recursos económicos (su capital) para responder a las necesidades del siguiente periodo, y el pago representa la obligación que tiene la comunidad con cada proveedor por el servicio o producto entregado.

Un gasto se puede cobrar de las siguientes formas:

• Asignación al gasto común.
• Asignación a servicios de consumo.
• Asignación a inmuebles.
• Asignado a un fondo, pero en este caso lo que se pretende es provisionar los recursos económicos, es decir, antes de incurrir en el gasto, se cobra a la comunidad a través de un fondo.
  Generalmente se realiza con gastos que son de muy alto costo para la comunidad y que pueden ser previstos, tales como; indemnizaciones, trabajos de pintura de fachada, entre otros.
  
  Debes tener en cuenta, que la ley obliga a las comunidades a tener un fondo de reserva, que permite tener la garantía de que se dispondrán de los recursos económicos para gastos imprevistos, y de esta manera los gastos comunes no se verán afectados o aumentados de manera repentina.

Para el correcto funcionamiento de una comunidad se deben realizar trabajos de administración, mantención, reparación, entre otros. Estos corresponden a los gastos que se generan y que se deben cobrar mensualmente.

Al inicio de una comunidad la gestión está a cargo de la inmobiliaria, (La cual financia los gastos operacionales proyectando un capital de inversión equivalente a 1 o 2 gastos comunes promedio, que es recuperado mediante el cobro directo de un fondo operacional a cada inmueble cuando es vendido, el cual puede ser establecido en UF o un monto fijo).

Con esto se origina el capital de la comunidad. Esto se representa financieramente en el activo como saldo disponible en cuenta corriente y en el pasivo como fondo operacional.

En términos contables un gasto es una salida de dinero, un egreso, que es como la comunidad paga por la compra de un producto, un bien o un servicio.

Pero en la contabilidad de las comunidades un gasto también es un derecho, ya que al ser cobrado a los copropietarios a través de los gastos comunes, se transforma en los ingresos operacionales. Estas son las dos acciones que se pueden realizar con un gasto una vez registrado en el sistema “pagar” y/o “asignar”.

• Al ingresar al informe de Gasto Común, desde el submódulo Confección del gasto común, tienes dos engranajes de configuración: El primero tiene que ver con los datos que debe mostrar el informe consultado en web y PDF; el segundo, se relaciona directamente con los sectores de la comunidad que quieres que se muestren o no en la consulta web y PDF.
  
  
• En las configuraciones generales, ubicadas en la parte superior de la pantalla junto a mes y año, debes definir si quieres:
  
  
  • Mostrar el campo de folio y el número de cheque. 
    
  • Mostrar el cuadro resumen con distribuciones de consumo, en el PDF.
    
  • Mostrar el cuadro resumen con las cuentas bancarias, en el PDF.
    
  • Mostrar solo la firma de la administración.
    
  • Mostrar la imagen de firma junto a la opción anterior para que se ajuste gráficamente al formato de firma.
    
  • Además, puedes utilizar el campo de texto simple para agregar la información que consideres pertinente para tu gestión, que quieres que sea leída por tus copropietarios.
    
    
• Todas las opciones que actives, desactives o la información que agregues en el campo de texto se aplican al gasto común abierto, siempre que te asegures de guardar tus cambios.
  
  
• En el caso de las configuraciones de sectores, siempre tienes la opción de marcar uno a uno los sectores que quieres que se muestran en el informe de tu comunidad.
  
  
• Kastor Plus te garantiza la correcta visualización de 9 sectores en la exportación a PDF. En el caso de la web la tabla tiene la función de scroll horizontal para que puedas ver la información que no quepa en el espacio disponible en la pantalla si tienes 9 o más sectores.
  

• Recuerda que al ingresar se muestra en pantalla el gasto común abierto, por lo que si necesitas consultar o descargar un período anterior debes seleccionar mes y año y luego hacer clic en la lupa, para que se cargue el período correspondiente.
  
  
• Este informe te permite mostrar todos los gastos, provisiones o notas de crédito asignados al período de Gasto Común, por cada cuenta y subcuenta según corresponda, y con el detalle del proveedor, el número de documento, folio y número de cheque; y por sectores, según la configuración.
  
  
• En el caso de las remuneraciones también se muestran los datos del trabajador y del egreso realizado.
  
  
• En el  PDF del  Informe de gasto común, el cuadro de distribuciones de consumo del informe de Gasto Común muestra la o las distribuciones de cada servicio de consumo que tengan gastos asignados o un monto mayor a cero (0) a facturar. Es decir, las distribuciones efectivamente cobradas en el período.
  
  
• En el cuadro de distribución de servicios de consumo se visualizan también los montos a cobrar cuando existan gastos asignados en el período para montos mayores a cero (0).
  
  
• En el caso contrario, montos 0, se muestra el mensaje de validación: Sin cobros asignados a servicios de consumo, es decir, cuando no se hayas generado gastos asignados a servicios de consumo en períodos abiertos, cerrados o liberados.
  
  
• Para la descarga del PDF haz clic en el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema te informa que se inició la descarga satisfactoriamente y luego te informa cuando está disponible.
  
  
• En la ventana Último reporte generado se muestra el nombre del archivo generado, con el mes y año del período; fecha y hora de generación; nombre de usuario de quien lo generó; y el ícono de descarga.
  
  
• Recuerda que, como en todos nuestros reportes, una vez que generas el archivo siempre puedes descargar el último reporte generado, haciendo clic en el botón Ver reporte.
  

• Kastor Plus tiene una funcionalidad que te permite visualizar la información que ingresas en gastos comunes futuros de la comunidad, con lo cual puedes analizar el comportamiento de los gastos y cómo estos serán cobrados. Esto te ayuda a mejorar la toma de decisiones en el proceso de cierre de un gasto común.
  
  
• Toma en cuenta que los períodos futuros no están disponibles para el cierre, es decir, el sistema no habilita el botón para cierre de gastos comunes futuros, es una funcionalidad más informativa.
  

• Utiliza el buscador por período de gasto común para seleccionar el mes y luego el año, haz clic en la lupa y podrás visualizar el período que quieres consultar. Al ingresar al submódulo, siempre se muestra el periodo actual o abierto.
  
  
• Cuando consultes períodos futuros, el sistema te informará que: “El período consultado solo está disponible para lectura y no para cierre; existen períodos anteriores sin prorratear.”
  

• Si no has asignado gastos asignados a períodos futuros, el sistema te informará que: “El período consultado no tiene gastos asignados.” Para ver períodos futuros tienes que haber asignado gastos, es esta la razón de ser de la funcionalidad.
  
• La exportación a PDF del informe de gasto común a futuro y del periodo actual abierto trae por defecto la marca de agua “BORRADOR”.

• Ten presente que el sistema no te permitirá realizar la acción de cierre si el periodo seleccionado no tiene gastos asignados. Puedes hacer clic en el enlace del mensaje Crear y asignar gastos para ir desde aquí al submódulo Confección del Gasto Común, sección Crear y Asignar gastos.
  
  
• No podrás cerrar el Gasto Común si existen gastos asociados a servicios de consumo y no existen lecturas asignadas a dichos servicios. Ve al módulo Gasto Común, submódulo Registrar lecturas a servicios de consumo e ingresa las lecturas.
  
  
• No podrás cerrar el Gasto Común si existen gastos asociados a servicios de consumo y no existen lecturas asignadas a dichos servicios pero sin facturas asignadas.
  
  
• El sistema impide el cierre del Gasto Común si existen unidades sin asignar a inmuebles en la comunidad. Desde este módulo, puedes ver información sobre cuáles son las unidades que aún no asignas para que, desde el submódulo Unidades, puedas realizar la asignación o desasignación correspondiente.
  
  
• Si configuraste la opción “Activar sistema de control de cheques”, desde el submódulo de configuraciones específicas, sección Crear chequeras, el sistema bloquea el cierre del gasto común y te informa que existen cheques sin utilizar del correlativo correspondiente. La opción de anular estos cheques se encuentra como herramienta dentro del mensaje de advertencia.
  
  
• Se inhabilita el cierre del Gasto Común cuando existen cobros exclusivos de pago inmediato que no han sido pagados.
  
  
• Si tienes activada la opción “Control de talonario de ingresos”, desde las configuraciones de el submódulo Crear ingresos operacionales, módulo Ingresos, el sistema no te permitirá cerrar el gasto común hasta que utilices o anules todos los folios del talonario.
  
  
• El cierre de gasto común se bloquea si alguno de los sectores de la comunidad tiene por monto inferior a $0  o negativo en uno o más sectores:  Sistema bloquea botón de cierre gasto común.
  
  
• Se puede abrir un gasto común cerrado solo si no se han creado ingresos operacionales posteriores al cierre.
  
  
• Si el gasto común fue liberado solo se puede abrir mientras se realicen otras acciones como crear y asignar gastos.

La acción de cerrar el Gasto Común en Kastor Plus significa que se realiza el proceso de cálculo/cobro de los gastos de cada unidad del inmueble, según su factor de prorrateo.

En el proceso el sistema calcula las deudas y confecciona los reportes de cobranza y de gestión que respaldan tu labor, los principales son el Informe de Gasto Común, donde se detallan todos los gastos de la comunidad y la Nota de cobro, donde se detallan las deudas por inmueble.

Una vez que confeccionas el Informe de Gasto Común, cierras las remuneraciones y aplicas los cobros exclusivos, puedes cerrar el Gasto Común de la siguiente manera:

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Confección del Gasto Común y sección Informe de Gasto Común.
  
• Haz clic en el botón Cerrar Gasto Común, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Debes completar la información requerida para el cierre; ingresa el interés por mora, selecciona la periodicidad, tipo, tasa y porcentaje de interés.
  
• También debes indicar los conceptos de deuda que el sistema debe considerar al aplicar el interés.
  
• Selecciona el fondo que estará afecto y agrega una descripción. Recuerda que la información que ingresas aquí puede ayudarte a gestionar de forma más clara.
  
• Indica la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del Gasto Común. Recuerda que la fecha de vencimiento es la que el sistema considera para hacer el cálculo de los intereses a cobrar.
  
• Guarda y cierra.
  
• Si necesitas abrir el Gasto Común, puedes hacerlo haciendo clic en el botón superior derecho Abrir gasto común.
  
• Si te has asegurado de que el Gasto Común es correcto y que puedes emitir la cobranza a tus copropietarios, entonces puedes hacer clic en el botón superior derecho Liberar gasto común.
  
• Cuando liberas el sistema te permite notificar a los copropietarios o responsables de deudas de los inmuebles.
  
• En la ventana de notificación se mostrarán por defecto seleccionados todos los usuarios a notificar.
  
• Si necesitas enviar la notificación solo a algunos inmuebles puedes borrar la selección desde Todos y seleccionar uno a uno los inmuebles que efectivamente quieres que reciban la notificación.

Gasto Común cerrado

También se le llama prorrateo ya que para realizar el cobro del Gasto Común los gastos se reparten proporcionalmente al factor de dominio (alícuota) de cada unidad de un inmueble. Es decir, cada propietario debe responder por el pago de los gastos comunes en proporción a su dominio en la comunidad (valor del monto a cobrar X factor de dominio).

La acción de cierre del Gasto Común impide que se puedan modificar o alterar los gastos y asignaciones al gasto común o a inmuebles por período. Es el primer estado del gasto común de un período y te permite realizar una revisión y confirmar o solicitar aprobación al comité, antes de realizar la liberación del gasto común y notificación a los copropietarios.

Gasto Común abierto

Es la acción que te permite revertir el cierre del gasto común, según el estado en el que se encuentre el periodo en tu comunidad. Cuando abres un gasto común cerrado el sistema elimina los cálculos del cierre, los reportes de gestión de cobro del periodo en cuestión y libera todos los procesos que afectan los cálculos, con el fin de que puedas realizar las modificaciones necesarias en el periodo en cuestión.

Gasto Común liberado

Cuando liberas el Gasto Común es porque has confirmado que el cierre es definitivo (aunque aún es posible revertir esta acción), y es el segundo estado de un periodo de gasto común. Esto permite poder realizar ingresos operacionales desde kastor software (contable), la web de copropietarios y la app. Además permite notificar a los copropietarios de que su GC ya se encuentra disponible para que comience la recaudación.