Confección Gasto Común

• Cuando se realiza la rendición de un fondo, contablemente lo que haces es disminuir el saldo del fondo ya que estás imputando los gastos que se han realizado.
  
• Desde la sección fondos por rendir, ubica el fondo que deseas abrir desde el listado.
  
• Ve al set de herramientas del fondo y haz clic en Cartola.
  
• En la cartola del fondo ubica el botón Rendición.
  
• Al rendir debes ingresar lo gastos que realizaste con dinero de este fondo.
  
• Indica cuál es el folio y la forma en la que recuperarás el dinero, asignando a un fondo o al Gasto  Común.
  
• Si seleccionas fondo como forma de recuperación del dinero, debes seleccionar entre listado de fondos que hayas creado para tu comunidad.
  
• Luego elige el proveedor, el tipo de documento, monto, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
  
• Desde aquí puedes adjuntar los documentos que acreditan el gasto que estás rindiendo.
  
• Al hacer clic en Guardar el gasto que creaste se agrega al listado de gastos por asignar y sin salir del formulario te permite agregar otros gastos.
  
• Cuando termines de rendir los gastos, asegúrate de hacer clic en guardar y finalizar.
  
• Ten en cuenta que aunque este gasto se pagará con los fondos que hay en caja chica, pero queda como un gasto para asignar porque es al asignarlo que podrás definir cómo vas a recuperar el dinero.

¿Cómo hacer la reposición de un fondo por rendir en Kastor plus?

• Por la relevancia que cobra este fondo para las operaciones diarias de una comunidad, es fundamental que así como utilizas el dinero del fondo puedas ir reponiendo para garantizar disponibilidad permanente.
  
• Desde la sección fondos por rendir, ubica el fondo que deseas abrir desde el listado.
  
• Desde el set de herramientas del fondo, haz clic en Cartola.
  
• Una vez en la cartola, haz clic en el botón Reponer.
  
• Se despliega un formulario donde lo primero que debes hacer es seleccionar la forma de pago, entre cheque o cuenta corriente.
  
• Si seleccionas cheque debes definir la cuenta bancaria, la chequera y el número del cheque.
  
• Luego ingresa el monto del gasto a reponer, la fecha del cheque y el folio de control.
  
• Presionas continuar y de inmediato en la cartola se visualiza la reposición como un ingreso, y el saldo del fondo por rendir se constata la reposición del monto autorizado.
  
• Si seleccionas como forma de pago Cuenta corriente, seleccionas la cuenta bancaria, el monto, la fecha de la reposición y el folio de control interno.

• Para crear fondos por rendir ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Fondos por rendir haz clic en Crear fondo por rendir.
  
• Se desplegará en pantalla un formulario donde debes completar los campos.
  
• Ingresa un nombre para el fondo, ejemplo: Caja chica Javier Reyes.
  
• Ingresa el saldo y la fecha de apertura de este fondo.
  
• También debes indicar el monto autorizado, es decir, el monto máximo a gastar por conceptos relacionados a este fondo.
  
• Y la cuenta corriente afecta, para finalizar guarda.
  
• Desde la página principal de la sección se listarán los fondos que hayas creado del tipo de fondos por rendir.
  
• Desde se visualiza un resumen por columnas de la información más relevante del fondo, como el saldo de apertura o el monto autorizado.
  
• Recuerda que Kastor Plus es un sistema contable, el monto autorizado es un indicador para el sistema cuando el gasto rendido supere este monto, imputando las cuentas para su reembolso.
  
• Desde el set de herramientas de cada fondo por rendir puedes editar y eliminar el fondo.
  
• No podrás eliminar un fondo cuando tiene rendiciones que se encuentran asignadas al Gasto Común o a un fondo.
  
• También puedes acceder a la cartola del fondo donde podrás ver los saldos del fondo por rango de fechas.
  
• También puedes realizar las rendiciones y las reposiciones  de dinero.

Los fondos por rendir o la caja chica, como se le conoce, es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer frente a gastos imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto de la organización. 

Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser satisfechos en efectivo.

Recuerda que en Kastor Plus a lo que muchos conocen como caja chica, le llamamos Fondos por rendir. 

El sistema te permite administrar un monto variable de dinero en efectivo para financiar esos gastos menores del día a día.

La administración de este fondo tiene dos procesos fundamentales para tener cuentas claras, la rendición, que es ingresar los gastos efectuados con el dinero de la caja chica o el fondo por rendir para ser cobrados en el Gasto común.

Mientras que la reposición consiste en girar el cheque por el monto total del fondo de reposición, ya sea que desees incrementarlo, mantener su saldo o devolver el dinero a la persona que está rindiendo los gastos.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, haz clic en Informe de egresos.
  
• Al ingresar a la página principal estarán listados los egresos, del más reciente al más antiguo con los siguientes datos por egreso:

• Fecha
• Folio
• Documento
• Proveedor
• Descripción
• Forma de pago (Cheque número)
• Monto
• Período / Cuenta asignada.

• Desde el set de herramientas de cada egreso tienes la opción de editar o eliminar un egreso.
  
• Puedes editar un egreso siempre que no esté conciliado.
  
• Puedes eliminar un egreso si el
  
• Los egresos pueden ser anulados o reversados en cualquier momento a menos que estén conciliados.
  
• Si quieres eliminarlo de tus registros, haz clic en eliminar desde el set de herramientas del egreso.
  
• El sistema te muestra una modal con las opciones de anular o reversar, si seleccionas anular no quedará registro en el sistema.
  
• Selecciona Reversar cuando quieres mantener el registro del movimiento aunque el pago no se haya realizado.
  
• Para descargar el comprobante de egreso haz clic en la opción Ver comprobante del set de herramientas.
  
• Si el egreso tiene un cheque asociado y necesitas imprimirlo, solo tienes que hacer clic en la opción Imprimir cheque del set de herramientas del egreso.
  
• En la ventana emergente, selecciona el cheque a imprimir en el caso de que se hayan asociado más de uno, cambia el nominativo del cheque (modificando el campo de texto)  y marca la casilla si deseas que el cheque imprima cruzado.
  
• Todos los cambios realizados se verán inmediatamente en la sección de previsualización (zona inferior de la ventana emergente).
  
• Para finalizar solo debes hacer clic en el botón Imprimir, situado en la parte inferior derecha de la ventana.
  
• En la ventana de impresión se debe seleccionar la siguiente configuración:
  • Tamaño de papel: Sobre nº 10 (o Envelope #10)
  • Orientación: Apaisada
  • Escala: 100%

• Desde las configuraciones, haciendo clic en el ícono de engranaje ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, cuentas con las opciones de impresión de comprobantes con o sin cheques y firma.
  
• Cuando se selecciona la opción sin cheque, el usuario solo verá en la impresión los datos del comprobante de egreso.
  
• Al configurar la descarga del comprobante con cheque, el sistema garantiza la impresión correcta tanto en la hoja de cheque como en la hoja tamaño carta, para aquellos casos en los que colocas -de manera manual- el cheque en la parte inferior derecha.

• Para realizar una impresión masiva de cheques asociados a egresos, haz clic en el ícono de impresora, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Desde esa ventana puedes definir el formato de año para el cheque (AA / AAAA) y marcar si quieres impresión de cheque cruzado o no.
  
• Si ya tienes todas las configuraciones que necesitas, solo debes hacer clic en el botón Imprimir.
  
• Recuerda que para imprimir desde esta opción debes seleccionar primero los egresos con cheques asociados y también puedes utilizar los selectores de fecha -ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla- para filtrar los egresos en lo que tienes que trabajar.
  
• Puedes descargar los comprobantes de egreso de manera masiva, seleccionando N egresos y se descargará un solo archivo PDF con todos los egresos seleccionados.
  
• Primero utiliza los selectores de fechas para una búsqueda según los rangos que necesites.
  
• Selecciona del listado, los egresos que se necesitas descargar con el check habilitado en cada registro. Si vas a descargar todos los filtrados, haz clic sobre el recuadro superior izquierdo de la tabla, a la izquierda de la columna fecha para seleccionar todos.
  
• Haz clic en el botón Generar comprobantes, el sistema te informará que la solicitud se está procesando y también cuando esté listo tu archivo para la descarga.
  
• El reporte generado se muestra en una ventana con los datos nombre del archivo, fecha y hora de generación, el usuario que realizó la acción y el botón de descarga.
  
• Desde el botón Ver reportes, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podrás acceder siempre al último reporte de comprobantes de egreso generado.
• En la descarga masiva cuando un egreso tiene varios cheques y se configura impresión con cheque, el sistema selecciona el primer cheque por defecto. 

• Para obtener el informe de egresos en formato Excel haz clic en el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

• Cuando realizas una solicitud de descarga del informe de egresos, el sistema informa que “La solicitud se está procesando. Por favor espere.»
  
• El sistema te informa cuando el informe en excel esté disponible para la descarga.
  
• Desde la ventana “Último reporte generado” se muestran los datos nombre de archivo, fecha y hora de generación, usuario que realiza la acción y el ícono para la descarga.
  
• Desde la ventana “Último reporte generado” siempre podrás acceder al último reporte generado en archivo Excel.

• Para emitir un egreso ve al módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Emitir egreso, selecciona la cuenta bancaria de la comunidad que corresponde para el pago de gastos.
  
• Al seleccionar una cuenta bancaria el sistema te muestra el saldo de la cuenta en la parte superior derecha de la pantalla. No estará ninguna cuenta seleccionada por defecto, por lo tanto siempre debes realizar la selección para visualizar el saldo.

• Esta opción está habilitada en la sección superior del módulo junto al buscador.

• En pantalla se listan todos los gastos asignados pendientes de pago, del más reciente al más antiguo.
  
• Por cada gasto se visualiza la fecha de emisión que le pusiste al gasto a crearlo, el número de documento, nombre del proveedor, la descripción que agregaste, así como el monto del gasto, si tiene creada una nota de crédito, se visualiza el monto de esta y en la columna Saldo el monto restante del gasto.
  
• Al seleccionar el gasto, marcando la casilla ubicada a la izquierda de cada gasto, en la columna Monto a pagar se mostrará de forma automática el monto saldo o lo que es lo mismo al total adeudado del gasto.
  
• Después de emitir el egreso, la última columna te muestra un estado del gasto en porcentaje de pago.
  
• Una vez que seleccionas uno o más gastos para pagar, se habilita el botón Emitir egreso, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Se abre una ventana en la que visualizas el monto a pagar, el folio del egreso -este viene por defecto según las configuraciones- y la fecha del día en el que estás realizando el egreso.
  
• La fecha de emisión de un egreso puede ser la que tu definas, el sistema no tiene validaciones.
  
• Selecciona el medio de pago del egreso, entre transferencia electrónica desde la cuenta bancaria o cheque.
  
• Si el egreso se pagará por transferencia solo debes seleccionar la cuenta bancaria de donde se devengará el pago; si seleccionas cheque, te muestra la cuenta bancaria por defecto (puedes cambiarla si tienes más cuentas creadas) y debes seleccionar el número de cheque.
  
• Para emitir el egreso solo debes hacer clic en el botón Guardar. El sistema te mostrará un resumen del egreso con folio y monto, y te da la opción de emitir otro egreso o descargar desde aquí el comprobante, en formato PDF.
  
• Cuando creas un egreso, el gasto desaparece de este listado. Puedes ir a la sección Informe de egresos para ver el egreso asociado al gasto y gestionarlo.

Para entender qué son los egresos, empecemos por recordar que en varias oportunidades hemos hablado de los procesos clave a la hora de administrar una comunidad, como la generación del gasto común para recaudar el dinero que permita mantener en funcionamiento la comunidad, a través de la creación de gastos y su asignación.

Pues no menos importante para garantizar la buena salud de una comunidad es pagar las deudas con los proveedores de servicios y productos.

Así como, las remuneraciones de los colaboradores que hacen vida dentro en ella y que son de forma directa, quienes la mantienen en las mejores condiciones de habitabilidad.

Pagar las deudas y compromisos entonces es una tarea frecuente y de las más relevantes para el administrador de una comunidad. 

En Kastor Plus no sólo puedes registrar y emitir tus egresos, sino que están contablemente relacionados con todos los procesos previos y posteriores del gasto común.

Además, cuentas con un número importante de reportes contables y financieros donde se reflejan los egresos, aportando transparencia a tu gestión.

Al administrar la comunidad tienes la tarea de realizar aquellos cobros exclusivos que se relacionan con consumos o servicios específicos de cada inmueble, así como la responsabilidad de recaudar los gastos comunes que se distribuyen entre todos los copropietarios, es decir, que se prorratean según el factor del inmueble.

En Kastor Plus este tipo de cobros se denominan Cobros exclusivos, se cobran junto al Gasto Común de un período pero solo en el inmueble que corresponde. Algunos ejemplos son multas, arriendo de espacios como el quincho o seguros.

¿Cómo crear cobros exclusivos en Kastor Plus?

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Confección del Gasto Común, sección Registrar cobros exclusivos.
  
• Ubica en la parte superior derecha de la pantalla, el botón Crear cobro exclusivo y haz clic en él.
  
• Una vez que estás en el formulario de creación, indica cuál es el inmueble al que le crearás un cobro exclusivo.
  
• Selecciona la categoría a la que corresponde este cobro y añade una descripción, si lo quieres, para que cuentes con más información para la gestión.
  
• Selecciona también el fondo al que se destinará el cobro realizado y el tipo de cobro.
  
• Si en tipo de cobro es Inmediato se crea como un ingreso operacional y no se cobrará en el Gasto Común.
  
• En el caso del tipo de cobro Asignado a mes, el cobro se realizará en el período de Gasto Común que indiques.
  
• Cuando seleccionas Asignado a mes se muestra un nuevo campo en el que debes seleccionar el período donde se debe cobrar el gasto al inmueble.

• Importar lecturas de servicios de consumo te permite realizar el proceso de registro de forma masiva después de registrar tus lecturas en un archivo excel.
  
• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Registrar lecturas a servicios de consumo, haz clic en el botón Importar lecturas de consumo.
  
• Descarga el archivo excel con el formato permitido para luego hacer la importación exitosa.
  
• Una vez que descargas este archivo en tu computador, búscalo para ingresar las lecturas de los servicios de consumo por inmuebles/unidades.
  
• Cuando termines de ingresar la información en el excel, vuelve al sistema y haz clic en Importar archivo.
  
• Selecciona el archivo en el que trabajaste y ahora haz clic en Subir archivo.
  
• Todas las lecturas quedarán exactamente igual a como las registraste en tu excel.
  
• Para finalizar guarda la información.
  
• Recuerda que si tienes digitalizadas las tareas de tu consejería con la solución kastor Conserjería, cuentas con un módulo para registrar las lecturas de los medidores de tus servicios de consumo.
  
• Después de descargar el archivo con las lecturas de Kastor Conserjería puedes importar de forma fácil en Kastor Plus, porque todos los ítems están completamente estandarizados.

En la confección del gasto común hay varios procesos fundamentales para que se pueda realizar un cobro correcto a todos los inmuebles, uno de ellos es el registro de las lecturas de servicios de consumo.

El registro de las lecturas te permitirá calcular el consumo por mes de cada inmueble y realizar el cobro exacto. 

Solo en el caso del primer mes que empiezas las operaciones en Kastor Plus, debes ingresar la lectura anterior y la lectura actual. A medida que vayas cerrando períodos el sistema recordará la lectura actual de un período, como la lectura anterior del inmediatamente siguiente.

¿Cómo registrar lecturas a servicios de consumo en Kastor Plus?

• Ingresa a la sección Registrar lecturas a servicios de consumo desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común.
  
• Selecciona el período en el que trabajas, el sector y el servicio de consumo en el que ingresarás lecturas.
  
• En pantalla se muestran los inmuebles correspondientes y sus unidades. Recuerda que el consumo de servicios se registra por unidades.
  
• Ingresa -si es la primera vez en Kastor Plus- la lectura anterior y la lectura actual.
  
• No olvides que no es correcto que la lectura actual sea inferior a la lectura anterior, porque el consumo por mes se acumula en el registro de medidores así que siempre debe aumentar.
  
• El sistema no te permitirá guardar si cometes este error.
  
• Una vez que registres todas las lecturas, puedes guardar y finalizar.
  
• Al ingresar lecturas de los siguientes períodos, el sistema traerá por defecto la lectura anterior. Siempre puedes modificar este dato por si debes corregir algún error.

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Confección del gasto común, sección Crear provisiones.
  
• Haz clic en el botón Crear provisión, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla principal.
  
• En la ventana de creación, selecciona el proveedor para el que debes crear la provisión y el tipo de documento que emitirá el proveedor para cobrar el servicio o producto.
  
• Ingresa el monto de la provisión, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento.
  
• Solo son obligatorios los campos proveedor y monto, solo cuando los completes se habilita el botón Agregar provisión.
  
• Agrega un nombre a la provisión y haz clic en el botón Agregar provisión para continuar con el flujo de creación.
  
• Puedes crear más de una provisión sin salir de la ventana de creación. Cada provisión que creas, se lista en el recuadro derecho de la pantalla como Provisiones a guardar.
  
• Cuando terminas de agregar una o más provisiones, haz clic en el botón Asignar provisiones.
  
• En la parte derecha de la pantalla se listan las provisiones que agregaste. Haz clic en la provisión que quieres crear.
  
• Se despliega un formulario para que completes cantidad de cuotas de la provisión; cuenta y subcuenta a la que se relaciona; el período y el monto a distribuir por sector.
  
• Una vez que completas al menos los campos obligatorios, haz clic en el botón asignar, verifica en el listado a la derecha de la pantalla el monto de la provisión y si todo está correcto, haz clic en el botón Guardar y finalizar.
  
• La provisión creada se visualiza de forma inmediata en el listado de provisiones desde la página principal de la sección Crear provisiones.
  
• En el listado se visualiza cada provisión creada, de la más reciente a la más antigua.
  
• Los datos de la tabla son: fecha de emisión o creación de la provisión, proveedor, descripción, cuenta, subcuenta, período y número de egreso asociado si se pagó.
  
• En la tabla de provisiones también se visualiza información sobre el comportamiento de una provisión frente a los gastos asignados, es decir, se visualiza qué gastos se le asignan, montos de provisión y totales de gastos, y las diferencias, de existir.
  
• En la columna “Estado” se muestra si la provisión se encuentra con gastos asignados o sin gastos asignados.
  
• En la columna “Monto Provisión” se muestra el monto ingresado en el formulario de creación de la provisión.
  
• En el caso de la columna “Monto gastos asignados” se muestra la sumatoria de los gastos asignados a la provisión.
  
• La columna “Diferencia” muestra el resultado de la provisión menos el/los gastos. Cuando la provisión es menor al o los gastos asignados, se muestra el monto en negativo.
  
• Desde el set de herramientas de cada provisión tienes la opción de editar y eliminar una provisión.
  
• Solo puedes eliminar una provisión si no tiene gastos asignados.
  
• Siempre puedes editar una provisión, con excepción del monto.
  
• Cuando la provisión tiene gastos asignados, en el set de herramientas se habilita la opción «Gastos asignados» para visualizar los detalles de cada gasto; se despliega un modal que mostrará los gastos asignados con el detalle de gastos asignados y los datos: proveedor y monto de la provisión; proveedor, fecha de emisión y monto de cada gasto.
  
• De igual forma, tienes la opción de desasignar los gastos.