Mensualmente se generan los gastos por trabajos o compras que se realizan en la comunidad, estos respaldados por un documento; boleta, factura, vale, y sin documentos. Emitidos por el proveedor prestador del servicio o producto.
También están los gastos por sueldos y leyes sociales que son generados en el sistema, desde el módulo de recursos humanos.
Se registran en el sistema
Los documentos se deben registrar periodo a periodo como gastos. Una vez registrados o creados en el sistema, contablemente se representan en el activo en Cuentas por cobrar y en el pasivo en la cuenta de proveedores.
Acciones
Con los gastos se realizan dos acciones: cobrar y pagar. El cobro representa la recuperación de los recursos económicos (su capital) para responder a las necesidades del siguiente periodo, y el pago representa la obligación que tiene la comunidad con cada proveedor por el servicio o producto entregado.
Un gasto se puede cobrar de las siguientes formas:
- Asignación al gasto común.
- Asignación a servicios de consumo.
- Asignación a inmuebles.
- Asignado a un fondo, pero en este caso lo que se pretende es provisionar los recursos económicos, es decir, antes de incurrir en el gasto, se cobra a la comunidad a través de un fondo.
Generalmente se realiza con gastos que son de muy alto costo para la comunidad y que pueden ser previstos, tales como; indemnizaciones, trabajos de pintura de fachada, entre otros.
Debes tener en cuenta, que la ley obliga a las comunidades a tener un fondo de reserva, que permite tener la garantía de que se dispondrán de los recursos económicos para gastos imprevistos, y de esta manera los gastos comunes no se verán afectados o aumentados de manera repentina.