Gasto Común

La descarga masiva de los comprobantes de ingresos es una de las herramientas que más agilidad puede aportar a la tarea diaria del adminsitrador de comunidades, y Kastor Plus te facilita esta acción.

Para hacerlo solo debes ingresar al módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, y hacer clic en el Informe de ingresos.

¿Cómo descargar los comprobantes de ingresos?

Una vez en el Informe de ingresos, selecciona el período o rango de fechas del que quieres obtener los comprobantes. También puedes filtrar por tipo de ingresos y cuenta banacaria.

Una vez que realizas la consulta, si existen ingresos en el período consultado podrás marcar uno a uno los ingresos que quieres descargar. Utiliza el checkbox superior de la tabla para seleccionar todos los ingresos consultados.

Una vez que seleccionas los ingresos se habilita el botón Generar comprobantes, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Al hacer clic en el botón Generar comprobantes se inicia la consulta y se muestra en pantalla el mensaje «La solicitud de reporte se inició correctamente. Este proceso podría tomar algunos minutos, por favor espere.» 

Cuando finaliza, se genera (visualiza/descarga) un archivo PDF con todos los comprobantes seleccionados. Cuando finaliza el proceso, el sistema te informa que el reporte está listo.

El archivo PDF que se genera contiene los ingresos según la selección de ingresos hecha por el usuario.

Desde la ventana último reporte generado puedes consultar el último comprobante generado, con los datos: Nombre del archivo, fecha de generación, nombre de usuario e ícono de descarga. Solo se almacena el último reporte.

De igual forma, puedes descargar cada comprobante desde el set de herramientas del ingreso correspondiente.

Antes de detallar el reporte de interés, recordemos que el comité de copropietarios de una comunidad es quien determina el interés que se cobrará a los copropietarios por el no pago de las deudas antes de su vencimiento.

Pero es el administrador quien debe no solo hacer los cálculos y cobros correctos sino también presentar la información necesaria para tomar decisiones como la condonación de una deuda.

Para cumplir con la tarea de recaudación de manera transparente, sobre todo cuando se habla de intereses sobre un rubro tan sensible como el habitacional, es fundamental contar con informes que soporten de forma clara toda la deuda de un inmueble y los intereses aplicados.

Con esto puedes garantizar que se cumpla con lo establecido en el reglamento interno de la comunidad y sin detrimento de lo establecido en la Ley.

¿Cómo generar el reporte de interés en Kastor Plus?

• El reporte de interés está ubicado en el módulo de Gasto Común, submódulo Reportes de gestión.
  
• Este reporte es por inmueble y consolida la información de deudas, pagos e intereses aplicados al inmueble.
  
• Lo anterior, si corresponde en relación a la configuración de los intereses de la comunidad realizada en el sistema.
  
• Al ingresar al reporte, selecciona el inmueble que quieres consultar, el mes, el año y haz clic en el ícono de buscar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• En la parte superior de la tabla se muestra un resumen de la deuda e intereses del inmueble para el período seleccionado.
  
• Los datos son porcentaje del interés aplicado en la comunidad, el factor diario, cuando aplica; la fecha de emisión de la deuda y la fecha de vencimiento.
  
• Luego se listan, uno a uno, los días del mes, la deuda total y deuda vencida por cada día.
  
• También se informa por día los ingresos del inmueble, el interés diario y el interés acumulado.
  
• Puedes descargar este reporte en archivo excel, se exportará la información por período según la consulta que hayas hecho.
  
• Para descargar el reporte haz clic en el ícono de descarga, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

El reporte de gastos no prorrateables corresponde a la asignación de gastos que no fueron cobrados en el informe de Gasto Común, es decir, los gastos que no se dividen entre todas las unidades.

Este reporte consolida toda la información de gastos que no se pueden justificar en el informe de Gasto Común y de ahí la relevancia para el administrador, pues es una de las pocas herramientas en las que puede encontrar información consolidada para transparentar las cuentas de la comunidad frente al comité o copropietarios.

¿Cómo obtener el Reporte de gastos no prorrateables de Kastor plus?

• Ingresa al Reporte de gastos no prorrateables, desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión.
  
• Este reporte se genera por período y por ahora, está disponible solo en la web.
  
• Selecciona el período que quieres consultar y haz clic en el ícono de búsqueda, ubicado a la derecha en la parte superior de la pantalla.
  
• Este reporte muestra los gastos por: Cobros exclusivos, factura a fondo, factura a inmueble y servicios de consumo.
  
• En el caso de los cobros exclusivos, estos se muestran separados según como fueron creados: Masivos e individuales.
  
• Los datos de la tabla para el caso de los cobros exclusivos son: Categoría, cantidad (número de cobros realizados) y Monto (total cobrado por la categoría)
  
• En la tabla de cobros exclusivos se muestran los Recargos individuales  o Cobros exclusivos individuales y los Recargos masivos  o cobros exclusivos masivos.
  
• En el caso de las facturas a fondo, los gastos se muestran uno por fila con los siguientes datos: Nº de documento, Proveedor, Fecha (Creación del gasto).
  
• También una descripción, Fondo y Total (Monto total del gasto).
  
• En factura se muestran las columnas: Documento, cantidad y total.
  
• Para el caso de Servicios de consumo se muestran las columnas: Valor m3, Total m3 y Total.

La Cartola de proveedores es importante tanto para la comunidad como para las empresas, porque se necesita tomar una serie de decisiones y acciones que no siempre resultan de un plan diseñado con antelación.

Las comunidades también deben responder a la contingencia para garantizar el funcionamiento adecuado de las instalaciones y su correcto mantenimiento. Razones suficientes para gestionar de manera constante y transparente la relación con los proveedores de servicios y productos.

Contar con una variedad de proveedores pero que además de ser recomendados, seguros, profesionales y especializados, puedas construir con ellos relaciones sólidas de compromiso mutuo, pasa en muchas ocasiones por conocer el estado de la relación y corregir cualquier desviación a tiempo.

La cartola de proveedores es una herramienta que te ayuda en esta tarea, pues te proporciona información relacionada a los gastos de un proveedor, se identifican los gastos que están pendientes de egresos y los pendientes de asignación.

¿ Qué obtener la cartola de proveedores de Kastor Plus?

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, haz clic en Cartola de proveedores.
  
• Para conocer el estado de un proveedor solo debes seleccionar su nombre del listado de proveedores. Asegúrate de haberlo registrado en el submódulo de Configuraciones específicas, módulo Gasto Común.
  
• Utiliza los calendarios para indicar el rango de fechas que quieres consultar y haz clic en el ícono de búsqueda ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• En pantalla se listan todos los gastos relacionados con el proveedor, según el rango de fecha de la búsqueda.
  
• Por cada gasto el reporte te entrega la fecha del gasto, número de documento, información de la asignación del gasto; porcentaje a fondo, cuando aplica; período de Gasto Común.
  
• También te informa la forma de pago, si se pagó con cheque, el número del cheque; el número del egreso, si se pagó; el monto del gasto; monto pagado; y el saldo de la deuda con el proveedor, si existe.
  
• Utiliza el ícono de descarga ubicado en la parte superior derecha de la pantalla para descargar el reporte del proveedor en archivo excel.

El reporte de cobro proporcional te permite visualizar en un solo documento toda la información relacionada con los cambios o modificaciones de unidades entre inmuebles, cambios que terminan por determinar lo que se debe cobrar al inmueble que la recibe y al que deja de ser responsable.

Es una importante herramienta de gestión para la administración te ayuda a entregar información más detallada y clara sobre la proporcionalidad de la deuda de una unidad que es transferida de un inmueble a otro, lo que genera una deuda compartida por período.

¿Cómo obtener el Reporte de cobro proporcional de Kastor Plus?

• Este reporte muestra todos los inmuebles de una comunidad, reflejando el comportamiento de las unidades que tengan proporcionalidad, por período.
  
• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión haz clic en Reporte de cobro proporcional para obtenerlo.
  
• Selecciona el período que quieres consultar, mes y año, y haz clic en el ícono de búsqueda para que se inicie la consulta.
  
• Si la comunidad tiene sectores se individualizan todos los cobros de Gasto Común y Fondos, por cada sector.
  
• El reporte considera todos los conceptos de deuda prorrateables, es decir, Gasto Común, Fondos, y cargo fijo a inmuebles.
  
• El inmueble de destino se hace cargo del día de asignación.
  
• La proporcionalidad es por días calendario.
  
• Cuando el inmueble es el de destino, la fecha de entrega es la fecha definida como de asignación.
  
• Cuando el inmueble es el de origen la fecha de entrega es la fecha definida como de desasignación.
  
• Los cobros exclusivos a inmuebles no se consideran. Además, cuando el tipo de recaudación de un fondo es por monto fijo a inmuebles, tampoco se considera.
  
• El campo Total deuda, se calcula sobre todos los conceptos de deudas prorrateables.
  
• Cada Fondo se detalla individualmente hacia el lado derecho, considerándose una columna por cada fondo.

El informe de ingresos es un reporte de gestión valioso para conocer la situación financiera de la comunidad, porque te brinda la oportunidad de comparar lo ingresado frente a lo cobrado a los copropietarios y también frente a los egresos que la comunidad ha realizado. 

Te permite identificar problemas de recaudación o de gestión, pues algunas veces aunque los copropietarios realizan sus pagos, no necesariamente se reportan a la administración y no se crean los ingresos que rebajan la deuda del inmueble y transparentan la verdadera situación financiera de la comunidad.

¿Cómo descargar el Informe de ingresos en excel?

Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, ingresa al Informe de ingresos.

Para obtener un informe primero debes seleccionar el período, mes y año, o seleccionar el rango de fecha utilizando los íconos de calendarios.

También puedes filtrar por tipo de ingreso, entre: ingresos operacionales, ingresos no operacionales, ingresos no identificados, notas de crédito inmueble y comprobantes solo saldo a favor.

Otro filtro que puedes usar es el de las cuentas bancarias para que la búsqueda sea más específica.

Una vez que has seleccionado todos los parámetros de tu búsqueda, haz clic sobre el ícono buscar.

Se listan en orden ascendente/descendente los ingresos que existan según los parámetros de búsqueda.

Haz clic en el botón Generar reporte para obtener el archivo en formato excel, con la consulta que realizaste.

Si tienes que salir del módulo y aún no está disponible la descarga, al volver utiliza haz clic en el botón Ver reporte y en la ventana encontrarás el último reporte generado.

El último reporte generado estará disponible para la descarga hasta que se genere un nuevo reporte. Cada reporte generado elimina el anterior.

Desde la ventana puedes identificar el archivo con los datos: nombre del reporte+rango de fechas consultado, fecha de generación, usuario que lo generó y el ícono para escargar.

Cuando se inicia el proceso de consulta «Generar reporte» se muestra en pantalla el mensaje «La solicitud de reporte se inició correctamente. Este proceso podría tomar algunos minutos, por favor espere.»

Cuando finaliza la consulta se informa al usuario «¡Listo! El reporte solicitado está disponible para descargar».

Características del archivo excel

El archivo excel para la descarga contiene los datos según el rango de fechas consultadas por el usuario y mostrar fecha/hora de generación.

El excel en el caso del filtro todos se separan por hojas cada tipo de ingreso y un total por cada hoja, en el orden en el que se muestran en el selector. Referencia cartera de morosidad. Hoja 1: Ingresos operacionales, ingresos solo saldo a favor y notas de crédito inmueble. Hoja 2: Ingresos no operacionales. Hoja 3: Ingresos no identificados.

En el excel se visualiza la columna Observación, campo que utilizas al crear un ingreso. También, se muestra columna Tipo de asignación, que en el caso de los INO se muestra información de dónde está asignado. Se mantienen resaltados en rojo los ingresos reversados.

En el caso de que selecciones un tipo de ingreso, la descarga excel solo tendrá una hoja, con el tipo de ingresos solicitado.

El archivo excel contiene la información consultada y en el caso de que para el rango de fechas o filtro aplicado no existan registros en el sistema, en la hoja correspondiente se informa que no hay registros.

Si bien todos los residentes o copropietarios de una comunidad estarán felices de contar con agua caliente o calefacción cuando la necesiten, sus costos de mantenimiento y el cobro de los mismos suele ser un tema sensible, sobre todo cuando aumentan los costos del servicio.

De hecho, no para todos es muy claro por qué están pagando y cómo se calcula su consumo individual en la comunidad cuando se trata de calderas centrales. 

Por esto, es más que necesario contar con un informe de servicios de consumo que te permita transparentar a cualquier persona, el detalle de cobros por unidad relacionado con el consumo de la misma.

¿Cómo obtener el Informe de servicios de consumo de Kastor Plus?

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, haz clic en Servicios de consumo individual para acceder al informe.
  
• Selecciona el sector, el período y haz clic en el ícono de búsqueda.
  
• En pantalla se visualizan en primer lugar los gastos asignados a consumo individual, número de documento, % de distribución y monto por cada servicio de consumo.
  
• Además, cuando corresponda; % de distribución y monto en el caso de cargo fijo a inmueble y cargo fijo a gasto común, según corresponda; y el monto total de los gastos.
  
• Luego se listan los servicios de consumo junto al total de gastos cobrados, el consumo en unidad de medida, el monto unitario y la diferencia en monto entre lo consumido y lo cobrado.
  
• Luego se listan todos los inmuebles y unidades junto a los servicios de consumo con lectura anteriores, actuales, el consumo, la diferencia y el valor.
  
• En la misma tabla, se agregan los totales de servicios de consumo por inmueble/unidad, el cargo fijo por unidad y el total a pagar.
  
• Para descargar el informe del período seleccionado, haz clic en el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• El sistema se puede tomar algunos minutos para generar el informe, si necesitas salir del módulo puedes hacerlo sin que esto interrumpa el proceso.
• Al volver, haz clic en el botón Ver reporte y encontrarás el último generado. Siempre se guarda el último reporte generado en la comunidad.

El reporte de variación de cobranza mensual te facilita observar cómo ha evolucionado la cobranza en relación con el plan de cuentas de tu comunidad. Entre otras tareas, facilita la comparación de la cobranza con el presupuesto para una mejor toma de decisiones.

El pago oportuno de los gastos comunes es fundamental para garantizar la operatividad de la comunidad y con ello la plusvalía de los inmuebles.

¿Cómo obtener el Reporte de variación de cobranza mensual de Kastor Plus?

• Este reporte entrega información relacionada con los cierres mensuales de gasto común y cobros exclusivos, permitiendo la comparación entre períodos.
  
• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, haz clic en Variación de la cobranza mensual.
  
• Para obtener el reporte, solo debes seleccionar el período desde y hasta el cual quieres consultar, por un rango igual o inferior a los 24 meses; las cuentas y gastos exclusivos que quieres que el reporte muestre, con o sin detalle.
  
• Al realizar la selección de los períodos a consultar solo debes presionar la lupa para que se muestre en pantalla la tabla con los datos.
  
• Puedes definir que la información se muestre con detalle o sin detalle de las cuentas y subcuentas que existan en la comunidad, desde el botón Con detalle. Esto solo afecta la consulta web, en el archivo excel siempre se muestra con todo el detalle.
  
• Si quieres ganar espacio para la lectura del reporte en la pantalla, puedes utilizar la opción de Ocultar/Mostrar para ocultar el listado de cuentas de gastos y gastos exclusivos que existan. 
  
• Puedes seleccionar con el Checkbox, una a una las cuentas y gastos exclusivos que quieres agregar a la consulta, o todo con el primer selector por columna.
  
• Ahora, puedes utilizar los botones «Generar reporte» y «Ver reporte» para realizar la solicitud y acceder a la descarga del archivo excel.
  
• Al «Ver reporte» en la ventana de «Último reporte generado» podrás visualizar la última consulta realizada en la comunidad, estará disponible para la descarga hasta que generes un nuevo reporte. Cada reporte generado elimina el anterior.
  
• Al realizar la consulta (Generar reporte) el sistema informa que la solicitud de reporte se inició correctamente y que el proceso podría tomar algunos minutos.
  
• Cuando finaliza, el sistema te informa que está ¡Listo! y disponible para descargar.
  
• Si abandonas el submódulo mientras se está generando el reporte, al volver encontrarás el reporte en la ventana «Último reporte generado», a través de la opción “Ver reporte”.
  
• En el archivo excel: la primera columna de izquierda a derecha se muestran las cuentas de gastos y sus subcuentas; luego, en la misma columna, los gastos exclusivos.
  
• En la tabla, cada período está en una columna hacia la derecha y por filas se muestra el monto total por cada cuenta de gasto y subtotales por subcuentas para el período. De igual forma, aplica para los gastos exclusivos que se muestran después de las cuentas.
  

Al final de la columna de cada período se muestra un «Subtotal período» de cuentas antes de listar los gastos exclusivos para separar lo que se prorratea, solo en la exportación; al final tienes un Total por período.

El reporte de Recaudación por concepto de deuda te permite contar con datos como los pagos de los copropietarios y arrendatarios por conceptos de deuda, lo que sin dudas ayuda a mejorar el cobro de los gastos comunes, esta buena práctica del administrador que se ve beneficiada con el reporte de recaudación por concepto de deuda.

Aunque el reporte de recaudación por concepto de deuda no es contable, como auxiliar definitivamente es una herramienta que agiliza la responsabilidad del administrador de mantener en orden, documentar y transparentar toda la información relacionada con el comportamiento de la cobranza. 

Este reporte muestra cada uno de los pagos realizados por inmuebles con respecto a los conceptos de deuda de la comunidad. En Kastor Plus además el usuario puede descargar el reporte en archivo excel, para observar el comportamiento de pagos, consolidar la información, rendir cuentas al comité y tomar decisiones más informadas.

¿Cómo obtener el de Recaudación por concepto de deuda de Kastor Plus?

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de gestión, haz clic en Recaudación por concepto de deuda y consulta cada uno de los pagos realizados por inmuebles con respecto a los conceptos de deuda, seleccionando un rango de fechas inferior o igual a 24 meses.
  
• Si seleccionas un rango de fecha en el que no hay pagos el sistema  te informa que «No se han registrado pagos en el período consultado».
  
• Ingresa las fechas y haz clic en el ícono de buscar.
  
• En la web, se listan cada uno de los pagos realizados con los datos: Responsable de deuda, folio del ingreso operacional, fecha, es la fecha en la que se realizó el ingreso operacional.
  
• Luego se muestran por columnas todos los conceptos de deudas que existan y fondos -excepto los fondos asociados a cuentas de inversión-  tengan o no un monto ingresado.
  
• De igual forma, se muestra si el inmueble tiene sobrepago y saldo a favor. Y al final de la tabla se muestran totales por columnas.
  
• Haz clic en el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla para que se inicie la consulta. El sistema te informa cuando está listo el reporte para la descarga.
  
• Desde la ventana Último reporte generado podrás ver el nombre del archivo, la fecha y hora de generación, nombre del usuario que generó  consulta y el ícono de descarga.
  
• Desde el botón Ver reporte siempre puedes acceder al último generado y descargar el archivo excel.
  
• Recuerda que el archivo estará disponible para la descarga hasta que se genere un nuevo reporte. Cada reporte generado elimina el anterior.
  
• Si abandonas el submódulo mientras se está generando el reporte, el sistema garantiza que el proceso continúe y que al volver encuentres el reporte en la ventana Último reporte generado.
  
• En la exportación, se agrega el total por conceptos de deuda, interés,  sobrepago, saldo a favor (que se muestra en negativo en toda la columna) y total de ingresos.
  

El archivo excel para la descarga contiene los datos según el rango de fechas que hayas definido en la consulta.

El reporte de Gestión de corte de suministro eléctrico de Kastor Plus es una herramienta perfecta para gestionar los inmuebles que se encuentran morosos y que pueden ser sujetos de suspensión de servicios.

Para lo cual se toma en consideración lo establecido en el artículo número 20, numeral 9, de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria N° 21.442, que detalla las condiciones mínimas requeridas para que la mencionada suspensión se apegue a la Ley.

¿Cómo configurar la gestión de corte se suministro eléctrico?

• Al reporte de Gestión de corte de suministro eléctrico puedes acceder desde el módulo de Gasto Común, submódulo Reportes de gestión.
  
• Al ingresar se listan los inmuebles de la comunidad que reúnen las condiciones de morosidad para recibir el aviso de corte de suministro eléctrico, según las configuraciones del sistema.
  
• Para revisar o modificar las configuraciones de la notificación de corte, haz clic en el engranaje de configuración ubicado en la parte superior de la pantalla.
  
• El campo “Cantidad de meses” es el número de meses adeudados que considera el sistema como mínimo para generar el aviso. En este caso los meses considerados por el sistema son los vencidos.
• Por defecto el sistema tendrá configurado los tres meses de morosidad, según lo establecido en la Ley 21.442.
  
• En el campo “plazo máximo” ingresa el tiempo que darás al responsable de deuda para pagar el monto adeudado. Este dato se incluye en la carta de corte.
  
• La opción “Considerar deuda último mes” permite que el sistema considere o no el último período cerrado aunque no esté vencido. Esta opción está por defecto desactivada, si quieres que se incluya debes marcarlo.
  
• Marca la opción «Mostrar imagen de firma» para incorporar la imagen de firma de tu administración en la carta de corte, siempre que previamente la hayas subido desde el módulo “Conformación de la comunidad, submódulo Configuración de la comunidad, sección Editar comunidad”.
  
• También puedes definir si quieres que la notificación contenga el detalle de las unidades del inmueble. Esta opción viene activa por defecto.
  
• Indica el «Porcentaje de deuda a considerar» para definir las condiciones especiales de lo adeudado que puedes entregar a los responsables de deuda.
  
• El porcentaje de deuda será la porción o el monto de lo adeudado por período, que quieres que se considere como un mes en mora.
  
• Utiliza el campo «Comentario PDF de la carta» para agregar información en la carta de corte. Este es un campo opcional.
  
• Selecciona los conceptos de deudas que debe considerar el sistema para el cálculo de la deuda.
  
• Asegúrate de hacer clic en el botón Guardar para que el sistema aplique las configuraciones.

¿Cómo descargar las notificaciones de corte de suministro eléctrico?

• Para generar el PDF con las notificaciones de corte de suministro eléctrico por inmueble, primero debes seleccionar los inmuebles que quieres notificar y luego haz clic el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• El sistema iniciará la consulta y te informará cuando esté disponible para la descarga.
  
• Desde la ventana Último reporte generado podrás ver el nombre del archivo, la fecha y hora de generación, nombre del usuario que generó la consulta y los íconos para descargar el PDF o ver en la pantalla antes de descargar.
  
• Siempre podrás hacer clic en el botón Ver reporte para acceder a la última consulta realizada y descargar o visualizar. Solo se guarda el último reporte generado.