Gasto Común

Convengamos que los fondos son herramientas administrativas que en el contexto de las comunidades, permiten distribuir el dinero de la cuenta corriente de manera clara.

Identificamos dos tipos de fondos, primero está los fondos en los que se encuentra distribuido el dinero de la cuenta corriente de la comunidad.

Mientras que en los fondos por rendir  se encuentra la cantidad de dinero solicitada como un anticipo, necesaria para financiar algunos gastos de la comunidad para evitar que por falta de liquidez se afecte el normal funcionamiento. 

Es ese monto de dinero en efectivo que utilizan los conserjes para gastos menores (té, café, tornillos, etc). El proceso se inicia cuando el administrador le da un cheque al conserje para que retire el dinero de la cuenta bancaria. Ese proceso se llama Reposición en kastor plus.

Una vez el conserje retira el dinero en efectivo, lo mantiene en la conserjería y a medida que se utiliza el dinero, se deben guardar las boletas de dichos gastos, para luego cobrarlos como fondos por rendir. El proceso de cobro de esos gastos en kastor plus se llama «Rendición».

• Al crear fondos por primera vez, toma en cuenta que estos deben incluir el saldo de apertura, que corresponde al saldo acumulado en cada fondo hasta la fecha de creación en el sistema.
  
• El sistema trae por defecto el fondo operacional.
  
• Ten presente que al momento de cargar los saldos iniciales de los inmuebles, la planilla excel que descargas tiene una columna para cada fondo creado para que puedas definir este monto de forma detallada.
  
• Ingresa a Crear fondos y busca en la parte superior derecha de la pantalla el botón de creación.
  
• Completa el formulario con al menos nombre del fondo, saldo de apertura, fecha de apertura y sectores afectados. Solo hasta que completes estos datos se habilita el botón guardar para crear el fondo.
  
• También puedes agregar una descripción para que el sistema te relacione la información y sea más fácil de entender.
  
• Al hacer clic en la forma de recaudación se desplegará un listado con las opciones: porcentaje gasto común, monto fijo gasto común, monto fijo a inmuebles, porcentaje del total de una cuenta de gasto común e ingresos externos.
  
• De igual forma, puedes marcar “Activo” para que se muestre en cada uno de los selectores de funcionalidades donde es necesario o posible definir/seleccionar un Fondo.
  
• También debes marcar los sectores donde será cobrado el fondo que estás creando.
  
• Aunque solo tengas un sector en tu comunidad, de igual forma debes marcar la casilla del sector general, pues no viene marcada por defecto
  
• Luego de guardar, podrás visualizar en pantalla el o los fondos que hayas creado.
  
• Puedes crear todos los fondos que necesites para la administración de tu comunidad. Solo recuerda que la ley te solicita crear el Fondo de Reserva.
  
• El sistema te permite editar y eliminar fondos desde el set de herramientas de cada fondo que tienes en el listado. Solo en el caso de que el fondo tenga movimientos asociados no podrás eliminarlo.
  
• Antes de comenzar a confeccionar el Gasto Común lo recomendable es que crees los proveedores por cada comunidad

La administración de una comunidad debe considerar la creación de al menos un Fondo de Reserva, que según lo establecido por la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 19.537, que servirá para “atender a reparaciones de los bienes de dominio común, a la certificación periódica de las instalaciones de gas, certificación de ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones o a gastos comunes urgentes o imprevistos.”

El Fondo de reserva se formará e incrementará con el porcentaje de recargo sobre los gastos comunes que, en sesión  extraordinaria, fije la asamblea de copropietarios; con el producto de las multas e intereses  que deban pagar, en su caso, los copropietarios, y con los aportes por concepto de uso y  goce exclusivos sobre bienes de dominio común, a que alude el inciso segundo del artículo  13.

Los recursos de este fondo se mantendrán en depósito en una cuenta corriente bancaria o  en una cuenta de ahorro o se invertirán en instrumentos financieros que operen en el mercado de capitales, previo acuerdo del Comité de Administración. Esta cuenta podrá ser  la misma a que se refiere el inciso tercero del artículo 23. 

Toma en cuenta que los primeros fondos a crear tienen como finalidad permitir cargar los saldos iniciales por concepto de deuda y no tan solo como un total.

La creación de chequeras permite la trazabilidad de un cheque asociado a un egreso, y la eventual administración y gestión del mismo. Es un respaldo digital registrado en el sistema, de las operaciones que se efectúan con la chequera física.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Crear Chequeras, busca en la parte superior derecha de la pantalla el botón Crear chequeras.
  
• Al hacer clic en Crear chequera se despliega un formulario donde debes ingresar la cuenta corriente. Si ya has creado las cuentas aquí solo debes seleccionar la cuenta en la que quieres crear chequeras.
  
• Luego el número que le asignarás a la chequera, el número del cheque para que el sistema pueda garantizar el correlativo y la cantidad de cheques que quieres que tenga cada chequera.
  
• Todos los campos son obligatorios por los que debes completar todo el formulario para que se habilite el botón Guardar.
  
• Al crear otras chequeras, el sistema te permite crear chequeras con un  número máximo de 100 cheques, y no tiene validaciones sobre los números que das tanto a la chequera como al primer cheque.
  
• Recuerda que para editar o eliminar una chequera, deberás ir al listado de chequeras y hacer clic en el set de herramientas de cada una. Solo podrás eliminar una chequera si no tiene cheques utilizados.
  
• En esta sección también tienes la opción de configurar “Activar sistema de control de cheques”, desde el engranaje ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, si quieres que el sistema te garantice un control sobre los cheques creados.
  
• El control de cheques te ayuda a garantizar que se utilizan todos los cheques de la chequera antes de cerrar el Gasto Común. Si no se utilizan todos los cheques el sistema impide el cierre.

Una vez que defines las configuraciones básicas de tu comunidad, para comenzar a trabajar en Kastor Plus es necesario crear las cuentas bancarias.  Estas serán determinantes en el proceso contable para conocer con detalle los egresos e ingresos que se generan en tu comunidad.

Las cuentas bancarias se clasifican en cuentas corrientes, ahorros, fondos mutuos o depósito a plazo, estas últimas de inversión. La creación de la primera cuenta bancaria de tipo corriente, generará la creación del fondo operacional (por defecto), con el fin de mantener la igualdad del estado financiero.

• Ingresa a la sección Crear cuentas bancarias y busca en la parte superior derecha de la pantalla, el botón Crear cuenta bancaria.
  
• Al hacer clic en Crear cuenta bancaria se despliega un formulario donde debes ingresar los datos: Tipo de cuenta, Banco, Número de cuenta y Fecha de apertura; esta es información obligatoria para crear la cuenta.
  
• Los campos obligatorios están identificados con letras en color rojo.
  
• En el campo tipo de cuenta se listarán 4 opciones pertenecientes a dos grandes categorías: las cuentas operativas y las cuentas de inversión.
  
• Ten en cuenta que las cuentas operativas son las cuentas corriente y vista, no generan intereses y se utilizan para las transacciones habituales.
  
• Las cuentas de inversión depósito a plazo y fondos mutuos suponen un rendimiento o ganancia de acuerdo al riesgo predeterminado para el capital de ahorro o excedente.
  
• Te recomendamos crear primero la cuenta corriente porque esta es la que te permitirá administrar los movimientos bancarios de la comunidad. Además, lo más recomendable es que no crees más de una cuenta corriente.
  
• También puedes agregar el saldo de apertura de la cuenta para un mayor control contable, pero es opcional. Recuerda que este saldo es el monto que existe en la cuenta al término del último mes cerrado de gasto común.
  
• Aquí también puedes ingresar información sobre el ejecutivo nombre, email y teléfono de contacto, pero no son datos obligatorios.
  
• Una vez que ingresas toda la información en los campos marcados como requeridos, se habilita el botón guardar para que se cree la cuenta en el sistema.
  
• Desde la página principal de Crear cuentas bancarias podrás ver un listado con todas cuentas bancarias que crees para la comunidad.
  
• Desde el set de herramientas de cada una de las cuentas bancarias puedes editar o eliminar una cuenta.
  
• No puedes eliminar la cuenta si está definida como cuenta por defecto. Tampoco si ya tiene conciliaciones asociadas.
  
• Solo podrás editar los campos tipo de cuenta, saldo y fecha de apertura cuando ya tiene conciliaciones asociadas.

• Puedes definir una cuenta corriente por defecto para que el sistema la tome de forma automática en todas las tareas relacionadas, simplificando tareas como la creación de ingresos o egresos.
  
• Si es la única cuenta creada esta quedará de forma automática como la cuenta por defecto.
  
• Recuerda que el sistema la considerará como fuente principal de transacciones en la creación de ingresos y egresos la cuenta bancaria marcada como cuenta por defecto.

Aunque la puedes cambiar siempre no puede haber más de una cuenta por defecto.

Aunque los gastos comunes pueden ser cobrados con la definición de un gasto común fijo por unidad o contra un presupuesto anual que confecciona el administrador, en ambos casos previa aprobación del comité de copropietarios, la forma más común de calcularlos es el prorrateo.

La división proporcional de los gastos para que cada copropietario pueda cumplir con su obligación de pagarlos considera los egresos que tiene la comunidad y la alícuota o factor de cada inmueble, que es el total de metros cuadrados que están bajo el dominio de un copropietario.

• Esta es una de las primeras tareas que debes realizar al configurar el Gasto Común.
  
• Al ingresar a una comunidad nueva el sistema te permite seleccionar el mes y año en el comenzarás a prorratear los gastos comunes para su cobro.
  
• La modalidad de cobro es siempre prorrateo por lo que una vez que seleccionas el mes y el año, solo debes guardar para ingresar a la comunidad y continuar con las configuraciones.
  
• Es importante que estés seguro de cuál será el primer período a prorratear antes de realizar acciones como Carga de comunidad y creación de unidades, inmuebles, fondos, cuentas bancarias y asignación de gastos, porque luego no podrá cambiarlo, pues luego de esto no se puede modificar el período.
  
• Desde el submódulo Configuraciones específicas, sección Modalidad de cobro del Gasto Común siempre podrás visualizar el primer período en el que se generó el gasto común de la comunidad.
  
• En caso de que no hayas realizado la Carga de comunidad y creación de unidades, inmuebles, fondos, cuentas bancarias y asignación de gastos, podrás modificar tanto mes como año.
  
• Ahora te sugerimos crear las cuentas bancarias para tu comunidad.