En la administración de las cuentas de la comunidad uno de los documentos más usados para registrar y comprobar los ingresos que los copropietarios realizan.
En Kastor Plus puedes hacer esta tarea de forma digitalizada lo que aporta mayo control y sobre todo, agilidad a tu gestión. Para esto es indispensable que comiences por crear el talonario de ingresos, que le dará orden correlativo a los comprobantes que podrás emitir.
Sigue estos pasos para crear los talonarios
Crear talonarios es una de las acciones más simples en Kastor Plus, solo debes ir, en el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Talonarios de ingresos.
En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Crear talonario de ingresos.
Se desplegará una ventana donde podrás ingresar el número del talonario. Este número es un dato relevante para el control de tu gestión interna.
De igual forma, el número del primer comprobante. En este caso, además de ser un dato que te aporta información de gestión interna, el sistema lo tomará como punto de partida para dar orden correlativo a los siguientes comprobantes.
Como campo obligatorio, debe indicar en el sistema cuál es la cantidad de comprobantes que debe tener el talonario.
Una vez que ingresas la información requerida, se habilita el botón de guardar y finalizar.
La ventaja de automatizar estas tareas está directamente relacionada con una disminución de tiempos y sobre todo de errores de cálculo, pues con las definiciones necesarias Kastor Plus te ayuda a realizar el cálculo automático de lo que debes cobrar al ingresar al sistema las facturas correspondientes, asignarlas y agregar el consumo individual de cada inmueble.
Repasemos el proceso para el cálculo de los servicios de consumo en Kastor Plus
Distribución de consumo M3/ Kw: Esta depende del total del monto asignado de la factura de gas o agua caldera y el total M3/ kwh consumidos en la comunidad, por cada medidor.
En este caso el monto asignado al consumo agua caliente es $ 1.519.895 y el total de M3 consumidos en la comunidad es 234,5M3
Calculemos el valor de M3 a cobrar = $ 1.519.895 % 234,5 = $ 6.481,428
El valor del M3 por los M3 consumidos por cada inmueble se calculan así:
6.481,428 x 3,5 (m3 consumidos por el inmueble) = $ 22.685 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)
Valor de M3/ Kw mensual variable: es un monto variable por mes, que se asigna como valor de M3/ Kw.
Para el mes de agosto de 2020 se configuró el valor M3 en $ 6.000, por lo tanto, este valor se calcula por los M3 consumidos por cada inmueble.
El cálculo será: 3,5 (M3 consumidos por el inmueble) x $ 6.000 (valor monto mes) =$ 21.000 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)
Valor de M3/ Kw fijo mensual: es un monto fijo para todos los meses que se asigna como valor de M3/ Kw.
Está configurado $4.500 valor M3, por lo tanto, este valor se calcula por los M3 consumidos por cada inmueble.
El cálculo será: 3,5 (M3 consumidos por el inmueble) x $ 4.500 (valor monto mes) =$ 15.750 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)
Cálculo manual: Esta opción te permite subir al sistema, a través de una archivo excel, los montos correspondientes por cada inmueble.
Lo primero que se tiene en cuenta en Kastor Plus es que los cobros afectos a los servicios de consumo deben estar establecidos en el reglamento interno de la comunidad. Generalmente las comunidades, a través del comité de copropietarios- estipula la forma en que las facturas relacionadas a los remarcadores se deben distribuir para poder cobrar a cada inmueble.
En nuestro existen 2 conceptos fundamentales que debes conocer cuando trabajas en los servicios de consumo: Cargo fijo y consumo individual.
El cargo fijo es el cobro -porcentaje o monto en moneda establecido) que deben asumir los copropietarios de la comunidad, ya que corresponde al “costo” de mantener en funcionamiento las calderas.
Mientras que el consumo individual corresponde al consumo de cada inmueble en un periodo determinado y dependerá de este consumo el monto total a pagar. Los consumos individuales más conocidos son “agua caliente” y “calefacción”.
¿Cuáles son las variables a considerar para el cálculo de estos consumos?
Consumo individual por unidad
Valor de las facturas asociadas
Distribución establecida en el reglamento
Fórmula para el cálculo
Consumo individual por unidad
A partir del consumo unitario se puede conocer el consumo total de la comunidad en un periodo determinado (generalmente mensual) con lo cual se puede determinar un factor que te permita establecer el valor de M3 unitario.
Ejemplo:
Lectura anterior: corresponde a la última lectura informada.
Lectura actual: corresponde a la lectura al momento de realizar el corte.
Consumo M3: diferencia entre el consumo actual y el consumo anterior.
Fórmula : Lectura actual – Lectura anterior = Consumo M3
Valor de las facturas asociadas
En el caso de las facturas, lo primero a tener en cuenta es que las facturas se encuentran asociadas a un proveedor de servicios, dentro de los conocidos tenemos : Metrogas, Aguas Andinas, Aguas Cordillera, Enel.
Con el monto total de las facturas asociadas puedes identificar el monto que se debe recuperar por medio del cobro individual y el cobro común.
Ejemplo:
Metrogas, factura de $400.000.-
Aguas Cordillera, factura por $50.000.-
Distribución establecida en el reglamento
Empecemos por aclarar que cuando se habla de distribución, se refiere al porcentaje o monto que se aplica en la factura de determinados servicios de consumo (medidores).
Para realizar el cobro de los servicios de consumo, es indispensable definir cuál será la distribución que se aplicará a las facturas para establecer los montos que se deben repartir entre el consumo común y el consumo individual.
Hay que destacar que esta distribución no debe ser al azar, generalmente se encuentra determinada en el reglamento interno o bien definida en algún acta de asamblea.
Ejemplo: Las facturas correspondientes a los servicios de gas se distribuirán en verano en un 40% para consumo común y 60% para consumo individual; mientras que para los meses de invierno, la distribución será de 40% para consumo común, 35% agua caliente sanitaria y 25% calefacción.
A su vez, las facturas correspondientes a los servicios de agua potable se distribuirán en 100% para consumo individual en verano e invierno, afectas siempre al medidor de agua caliente sanitaria.
Con la información anterior podemos determinar lo siguiente:
Factura de Gas = $ 400.000
Cargo Común = $ 160.000 Agua caliente = $ 240.000
Factura de Agua = $50.000
En este caso a los servicios de consumo correspondientes a “agua caliente” le corresponden $ 290.000 de las facturas ingresadas, según el cálculo de la siguiente fórmula para determinar el valor del M3
1. El valor M3 individual es igual al valor total de las facturas asociadas al servicio de consumo entre el total de consumos individuales
Reemplazamos:
Valor M3 = $290.000 % 48,487
Valor M3 = $5.981
2. El valor consumo individual es igual al valor M3 Individual por el consumo Individual
Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Servicios de consumo.
En la parte superior derecha de la pantalla encuentras el botón Crear servicio de consumo.
Al hacer clic en él, se desplegará una ventana con campos obligatorios para garantizar que el sistema cuente con la información necesaria para realizar los cobros de forma correcta.
Primero debes seleccionar la subcuenta a la que se asociará el servicio.
Las cuentas de servicio de consumo vienen predefinidas por el plan de cuentas de gastos. Recuerda que puedes cambiar el plan de cuentas de Kastor plus para adaptarlo a las necesidades de tu comunidad.
Luego debes seleccionar el sector al que estará afecto el servicio de consumo.
Los servicios de consumo se asocian a un sector y se distribuyen entre el sector y el gasto común general, cargo fijo.
Debes seleccionar unidad de medida (m3/kwh).
También selecciona la forma de cobro del servicio de consumo.
Si seleccionas como forma de cobro, valor de m3/KWH mensual variable, debes ingresar un valor en cada campo por mes para que se habilite el botón guardar.
Si seleccionas como forma de cobro, valor de m3/KWH fijo mensual, debes ingresar un valor y se habilitará el botón guardar.
Desde aquí también debes seleccionar cuáles serán las unidades afectas al consumo, de esta forma al ingresar los consumos el sistema solo listará las unidades de ese tipo.
Recuerda que en Kastor plus los tipos de unidades son bodega, casa, departamento, estacionamiento, estacionamiento/bodega, local comercial, oficina y parcela.
Debes seleccionar al menos un tipo de unidad para que se habilite el botón guardar.
Si necesitas editar o eliminar los servicios de consumo creados puedes hacerlo desde el set de herramientas al lado izquierdo de la barra de cada servicio.
Desde el mismo módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Servicios de consumo, busca las Distribuciones de consumo.
Haz clic en él y se desplegará una ventana donde el primer campo te pedirá seleccionar el sector y luego el proveedor del servicio.
Luego debes determinar el tipo de distribución entre fija para un cargo fijo por mes afecto al gasto común, o mensual para ingresar mes a mes el porcentaje de distribución por tipo de servicio.
Ten presente que cuando distribuimos un servicio de consumo, nos referimos a la asociación del proveedor y los % asignados a los servicios creados.
Desde el listado de servicios de consumo, en el set de herramientas de cada servicio puedes hacer clic para editar o eliminar.
Dirígete al módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección Plan de cuentas de gastos.
En esta sección podrás visualizar el plan de cuentas predefinido por Kastor Plus para ayudarte con la tarea. También puedes crear tu propio plan.
Para crear cuentas, haz clic en el botón Crear cuenta, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Ingresa el nombre de la cuenta y asigna un número para el ordenamiento en el listado de cuentas.
Para crear subcuentas en la cuenta que acabas de crear, desde el listado de cuentas, en el extremo derecho de la cuenta, haz clic en el ícono para desplegar las subcuentas.
Haz clic en el botón agregar subcuenta para que puedas ingresar el nombre que debe tener y asignar un número para el ordenamiento del listado de subcuentas.
Si deseas editar una cuenta existente o una creada por ti, siempre podrás ir al set de herramientas y hacer clic en editar para modificar nombre de la cuenta y numeración de orden.
Si tienes que eliminar una cuenta o subcuenta en el set de herramientas tendrás la opción de eliminarla si no tiene subcuentas asociadas. Para eliminar una subcuenta, esta no debe tener gastos asignados en periodos abiertos o cerrados. La edición es siempre factible.
Las cuentas y subcuentas que vienen por defecto en el sistema no se pueden eliminar, solo editar. Solo se pueden eliminar las cuentas que crean los usuarios en el sistema.
En el caso de las subcuentas, el sistema te permite definir si será obligatoria y en qué sectores, y el porcentaje de distribución de los gastos de la subcuenta por sector.
Lo anterior es posible al hacer clic en el ícono del extremo derecho de la subcuenta que indica abrir y cerrar.
Ten en cuenta que si no has definido los sectores en los que será obligatoria la subcuenta, no tendrás facturas asociadas y esto impedirá el cierre del gasto común.
La gestión de una comunidad va más allá de recaudar deudas, pasa por la importante labor de administrar y mantener espacios comunes e instalaciones, lo que amerita tener un constante relacionamiento con proveedores de servicios.
Además, para garantizar un control adecuado de contrataciones, mantenimientos periódicos de las instalaciones y sobre todo entrega de información clara y oportuna a los involucrados, es fundamental tener registro uno a uno de todas las relaciones de servicios que tiene la comunidad.
En kastor Plus la creación de proveedores es fundamental para realizar de manera correcta acciones como la confección del Gasto Común y asociar cheques a un gasto por servicio, por ejemplo.
Desde el módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección Registrar proveedores ubica el botón Crear proveedor en la parte superior derecha de la pantalla.
Haz clic en él y se desplegará un formulario o ventana emergente con los campos que debes completar para el registro.
Tanto en el campo RUT como en la razón social, al ingresar un carácter el sistema te sugerirá una lista de proveedores que coinciden para agilizar la tarea.
El campo razón social es el único obligatorio para registrar proveedores, hasta que no ingreses esta información no se habilitará el botón guardar.
Una vez que guardas, el proveedor se listará en la página principal de esta sección.
Si necesitas editar o eliminar un proveedor, podrás hacerlo desde el set de herramientas de cada proveedor en el listado.
Aunque los campos nombre, teléfono y correo electrónico del proveedor no son obligatorios te sugerimos completarlos para que puedas sacar mejor provecho de otras funcionalidades, como la notificación de órdenes de compra.
Por cobros exclusivos en la administración de comunidades con Kastor Plus, se entiende como toda la cobranza que no se prorratea entre los copropietarios de la comunidad, sino que se asignan directamente a uno o más inmuebles.
En kastor Plus este tipo de cobranza se gestiona a través de categorías de cobro que facilitan la labor al inicio y en el tiempo. Por esta razón, para iniciar la administración de una comunidad en Kastor Plus, lo más recomendable es que crees tus categorías de cobros antes de empezar a ingresar información de cobranza, porque de esta forma puedes cargar los saldos iniciales de los inmuebles detalladamente, por concepto de deuda.
Desde el módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección Crear categorías de cobro exclusivo.
Ubica en la parte superior derecha de la pantalla el botón Categorías de cobro exclusivo, haz clic en él y dale un nombre a la categoría.
En la misma ventana de creación de categorías, a la derecha, se listan las categorías existentes.
Si necesitas editar o eliminar alguna categoría solo debes hacer clic en el set de herramientas.
Al hacer clic en editar podrás cambiar el nombre de la categoría sin salir de la pantalla. No podrás editar la categoría si te encuentras en proceso de cierre.
Puedes eliminar una categoría de cobros exclusivos si no existen cobros asociados a dicha categoría.
En Kastor plus la carga de saldos iniciales es un proceso fundamental para garantizar la coherencia de la información contable de cada inmueble; comienza con el ingreso de los saldos que corresponden al total cobrado al cierre del período anterior y que debes tener en cuenta al inicio del período contable en kastor Plus.
Con la carga de los saldos iniciales de gastos comunes previos al uso de Kastor plus, se podrán realizar los ingresos correspondientes y la primera conciliación bancaria.
Recuerda que esta es una tarea que harás solo al iniciar el proceso contable en kastor, en el caso de una comunidad que ya ha cerrado períodos en Kastor no requiere cargar esta información.
Primero debes asegurarte de haber creado los inmuebles para que puedas importar el archivo de saldos iniciales.
Desde el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, ingresa a la sección Carga de saldos iniciales y haz clic en Importar saldos iniciales.
Se desplegará una ventana donde debes presionar el botón ‘Descargar archivo’ para descargar un archivo excel con los datos necesarios para realizar la importación.
Con el archivo en tu computador, agrega la información de las deudas correspondientes a cada inmueble.
El archivo base contiene las columnas para agregar datos como el gasto común de locales, del sector general, las multas, los intereses y el fondo de reserva.
Los inmuebles que no tengan saldo inicial deben quedar en cero.
Puedes cargar los saldos iniciales por concepto de deuda o todo en el concepto Gasto Común.
Cuando tengas listo el documento, presiona el botón ‘Importar archivo’ y selecciona el archivo para subir al sistema.
Finalmente, presiona el botón ‘Subir archivo’ para realizar el proceso de importación.
En pantalla podrás visualizar el resumen de la carga, debes agregar una fecha de vencimiento
¿Qué es una Alícuota y quien la determina?
Recuerda que la alícuota es el porcentaje de contribución que posee una unidad en la comunidad como un todo. Este porcentaje de prorrateo lo designa el arquitecto de la obra y en general sirve para distribuir los gastos comunes para cada unidad.
Las alícuotas siempre deben estar estipuladas como un anexo del reglamento de copropietarios.
Recuerda que hay dos configuraciones de interés en Kastor Plus, según lo que estipula la Ley:
a) El interés simple, configuración diaria o mensual.
b) El interés compuesto, configuración diaria o mensual.
Recuerda que la principal diferencia que existe entre los dos tipos de intereses que se usan en Kastor Plua, es que el simple sólo considera la deuda capital para su aplicación, mientras que el interés compuesto considera toda la deuda (esto quiere decir que incluye los intereses generados por esta).
Para ejemplificar los cálculos en el sistema, tomaremos la siguiente información de un inmueble:
Desde el submódulo cartola Inmueble:
Desde el submódulo Notas de Cobro:
a) Interés Simple
a.1.- Interés simple y diario
Los datos que se consideran para realizar el cálculo:
Fecha de vencimiento GC de junio: 31.07.2020
Interés configurado en Julio 2020: 2.5: 30 = 0.0833% (interés diario)
Deuda de junio de 2020 $ 141.451 (deuda capital) – $ 489 (interés) =$ 140.962(deuda capital)
Días de atraso 21 (desde el 01 hasta 21.08.2020 fecha emisión GC Julio 2020)
Cálculo: $ 140.962 (deuda capital) x 0.0833% =$ 117,42134 x 21 (días atraso) =$ 2.467 (interés)
a.2.- Interés simple y Mensual
Los datos que se consideran para realizar el cálculo:
Fecha de vencimiento GC de junio: 31.07.2020
Interés configurado: 2.5 % (mensual)
Deuda de junio de 2020 $ 141.451 (deuda capital) – $ 489 (interés) =$ 140.962(deuda capital)
Cálculo: $ 140.962 (deuda capital) x 2.5% =$ 3.524 (interés)
b) Interés Compuesto
b.1.- Interés compuesto y Diario
Los datos que se consideran para realizar el cálculo:
Fecha de vencimiento GC de junio: 31.07.2020
Interés configurado Julio 2020: 2.5: 30 = 0.0833% (interés diario)
Deuda de junio de 2020 $ 141.451 (deuda capital + interés)
Días de atraso 21 (desde el 01 al 21.08.2020)
Cálculo: $ 141.451 x 0.0833% (interés diario) =$ 117,82868 x 21 (días atraso) =$ 2.475 (interés)
b.2.- Interés compuesto y Mensual
Los datos que se consideran para realizar el cálculo:
Fecha de vencimiento GC de junio: 31.07.2020
Interés configurado: 2.5 % (mensual)
Deuda junio 2020 $ 141.451
Por lo tanto, calculemos: $ 141.451 (deuda capital+ interés) x 2.5% =$ 3.536 (interés)
Kastor Plus te facilita la configuración del interés que aplicarás por el no pago de gastos comunes; por período puedes definir los parámetros para el cobro en cada cierre de Gasto Común.
En Kastor Plus los intereses se crean por períodos de Gasto Común.
Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Interés por mora.
El sistema te mostrará en pantalla el período en el cual se deben prorratear los gastos.
Para crear los intereses, selecciona la periodicidad del cálculo de intereses entre diario y mensual.
Selecciona el tipo de interés: simple o compuesto; y selecciona la tasa entre fija y el máximo convencional que establece la Ley.
Ingresa el porcentaje de interés y el tipo de deuda que debe considerar el sistema para calcular el interés, sobre toda la deuda en mora o si es sobre conceptos de deuda específicos.
Si seleccionas el tipo de deuda a considerar conceptos de deuda específicos, como se les llama en Kastor Plus el sistema te permite marcar aquellos que debes considerar.
Luego selecciona el fondo afecto, es decir, el fondo donde irá lo recaudado en la comunidad por concepto de interés por mora. Te sugerimos crear un fondo destinado solo a lo recaudado por intereses y multas.
Finalmente, puedes agregar una descripción para contar con información más clara sobre el fondo.
En la misma sección el sistema te mostrará un detalle de cada uno de los intereses por mora configurados en períodos anteriores, con datos como: el período al que corresponde el interés cobrado, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, el porcentaje, el tipo de interés cobrado, la periodicidad y el fondo afecto.
El sistema te permite editar la fecha de vencimiento en el último período cerrado.
