Gasto Común

Nuestra plataforma de administración de comunidades ofrece un reporte de morosidad con el que puedes observar la deuda de cada inmueble de la comunidad con respecto a los periodos de gasto común vencidos.

Este reporte te facilita el análisis de la morosidad de todos tus inmuebles y también se puede aplicar filtros como 1 mes en mora o más, 2 meses en mora o más, 3 meses en mora o más para hacer más precisa la consulta.

¿Cómo obtener el reporte?

• Desde aquí el usuario puede analizar la morosidad de todos sus inmuebles o utilizar el filtro para hacer más precisa la consulta y luego generar el reporte.
  
• Este reporte muestra el nombre del inmueble, el responsable de deuda, meses en mora, detalle de los períodos adeudados, subtotal adeudado, el saldo a favor del inmueble y el total adeudado al momento de la consulta.
  
• Utiliza el botón de filtro para hacer más precisa la consulta y luego generar el reporte.
  
• Las opciones de filtro te permiten ver los inmuebles según la cantidad de meses en mora: 1 mes en mora o más, 2 meses en mora o más, 3 meses en mora o más.
  
• Si no aplicas filtros, el sistema te muestra todos los inmuebles.
  
• En pantalla podrás ver por fila, el nombre del inmueble, nombre del responsable de deuda, la cantidad de meses en mora del inmueble; el detalle de esos períodos adeudados; el subtotal adeudado y el saldo a favor que presenta el inmueble y finalmente la deuda real del inmueble.
  
• Ten en cuenta que el saldo a favor solo afecta la deuda en este reporte, no la rebaja en el inmueble. Es un dato que aporta una visión real de las deudas para gestionar desde este reporte.
  
• Utiliza los botones de Generar reporte y Ver reporte para que puedas realizar la solicitud del reporte y descargar el archivo excel.
  
• Desde el botón  Ver reporte en la ventana de «Último reporte generado» se visualiza la última consulta realizada en la comunidad y está disponible para la descarga hasta que se genere un nuevo reporte.
  
• No olvides que desde Ver reporte, cada reporte generado elimina el anterior.
  
• Cuando inicias el proceso de consulta haciendo clic en Generar reporte, se muestra en pantalla el mensaje «La solicitud de reporte se inició correctamente. Este proceso podría tomar algunos minutos, por favor espere.»
  
• Cuando finaliza la consulta el sistema te informa que está ¡Listo! El reporte solicitado está disponible para descargar.
  
• Si necesitas salir del submódulo mientras se está generando el reporte, el sistema no interrumpe el proceso y al volver encontrarás el reporte en la ventana Último reporte generado.
  

El archivo excel que descargas contiene los inmuebles según el filtro que hayas aplicado en la consulta, si lo hiciste.

El reporte general de deuda actualizada te permite identificar por conceptos de deuda y por cantidad meses, la morosidad vigente de los inmuebles. Contar con esta información actualizada tanto para tu gestión como para la consulta y toma de decisiones junto al comité de copropietarios de la comunidad.

Este reporte te entrega información actualizada de las deudas, lo que quiere decir que se actualiza cada vez que se generan nuevas deudas o si se registran ingresos con los pagos de los copropietarios.

¿Cómo obtener el reporte?

• Ingresa al Módulo Gasto Común, submódulo Reportes de cobranza, sección Reporte general de deuda actualizada.
  
• Haz clic en el botón superior derecho de configuraciones para que aceptes o cambies las opciones de filtros para ver las deudas.
  
• Utiliza el checkbox para definir si quieres que el reporte incluya la deuda total por inmueble a 30, 60, 90 días, 4 meses y más.
  
• Además puedes seleccionar los conceptos de deuda que debe considerar el sistema para mostrar en el reporte, entre: Gasto común, multa por mora, recargo período, fondo, interés por mora, servicio de consumo individual y recargo de pago inmediato.
  
• Una vez que seleccionas los filtros que debe considerar el sistema para mostrar el reporte, asegúrate de guardar las configuraciones.
  
• En la web la tabla del reporte muestra por fila cada las deudas de cada inmueble, con el detalle: nombre del inmueble, factor por sector, deuda total por 30, 60, 90 días y 4 meses o más; cantidad de meses adeudados; total saldo anterior, saldo a favor, gastos del mes y el total de la deuda actualizada del inmueble.
  
• Para descargar el reporte en un archivo excel, haz clic en el ícono de descarga ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  

El archivo excel contiene la información de las deudas por inmuebles según los filtros aplicados.

El reporte general de cobranza mensual te ayuda a cumplir con los compromisos de pago y lograr un uso eficiente de los recursos, lo que es vital dentro de las comunidades.

Las comunidades, aunque son sin fines de lucro, necesitan contar con una gestión adecuada de los recursos porque de ello depende el valor de la copropiedad y la calidad de vida de quienes en ella habitan.

El reporte general de cobranza mensual de Kastor Plus te ayuda en esta tarea porque te permite visualizar en columnas todos los conceptos de deudas con la opción de descargar a excel

Se puede visualizar y descargar con o sin detalle de consumos individuales, con o sin estado de gestión de corte de luz, con o sin sectores. Esto te aporta agilidad en la tarea de cobranza correcta y facilita un mejor control sobre el cobro de las deudas de Gasto Común, antes de enviar las notas de cobro a los copropietarios

¿Cómo obtener el reporte en Kastor Plus?

• En este reporte el sistema te permite visualizar el detalle de las deudas de los inmuebles por cada período cerrado.
  
• Ten en cuenta que este reporte solo se genera sobre períodos cerrados o liberados.
  
• Al ingresar al RGCM el sistema muestra por defecto, en los campos de selección de mes y año, el último período cerrado.
  
• Para consultar un período cerrado anterior, utiliza los selectores de mes y año ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla, y haz clic en buscar.
  
• Si tu consulta es de un período posterior al último mes cerrado, el sistema te informa que «El período seleccionado es posterior al último mes cerrado». De igual forma, cuando el período es anterior el sistema te informa que «El período seleccionado es anterior al primer mes cerrado».
  
• Tienes dos opciones para agregar información al reporte, solo debes marcar el checkbox si quieres que incluya detalles de consumos individuales y cobros por sectores.
  
• No forman parte de este reporte los datos: «Deuda anterior», «Cobro exclusivo con pago inmediato», «Ingresos» y «Reversas».
  
• En el caso del monto que muestra las columnas: «Saldo anterior» y  «Saldo a favor», el sistema considera el saldo total al cerrar el período.
  
• En las columnas «Saldo a favor» y «Excedente» los montos se muestran en negativo porque significan rebaja de la deuda o de los ingresos de la comunidad.
  
• Las columnas que muestran datos de los cobros generados en el mes: Gasto común por sectores, fondos y cobros exclusivos.
  
• El dato Responsable de deuda es estático en períodos cerrados, es decir, que siempre se visualizará exactamente la misma información que estaba al momento del cierre del período.
  
• Para descargar el reporte en formato Excel, haz clic sobre el ícono de descarga ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• En la exportación a Excel, junto al título «Reporte general de cobranza» se encuentra el mes y año del período consultado.
  
• El criterio considerado para el orden del listado de inmuebles es: Código del inmueble, de forma ascendente. Si no existe el código, se considera el orden de creación de los inmuebles, de forma ascendente.

Aunque las notas de cobro contienen información sobre el gasto común que es transversal para las comunidades, indistintamente del estilo de gestión administrativa, al ser un formato de tamaño carta las preferencias de comunicación de cada comunidad en este reporte pueden variar.

Por esta razón, Kastor Plus facilita la configuración de algunos de los datos más específicos que se pueden o no incluir en este reporte. Aquí te explicamos qué puedes adaptar a tus necesidades:

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Reportes de cobranza, sección Notas de cobro, haz clic en el engranaje de configuración ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Luego del encabezado con los datos de la comunidad, la primera información que se entrega a los usuarios tiene que ver con el resumen de los gastos: Gasto total de la comunidad, fondos, Gasto Común últimos meses y los datos de pago.
  
• El Gasto total de la comunidad es un recuadro informativo permanente, no lo puedes configurar.
  
• Por defecto se encuentran configurados Fondos y Gasto común últimos meses como datos a mostrar, siempre que no hayas cambiado la configuración.
  
• En el caso de la información de fondos, Gasto Común últimos meses y los datos de pago, el sistema te permite mostrar en el PDF 2 de estos 3. Solo debes marcar el checkbox o recuadro junto al dato que quieres que aparezca.
  
• Haz clic para marcar o para desmarcar una opción.
  
• En cuanto a la configuración de los movimientos posteriores al cierre, que son las transacciones realizadas inmediatamente después de la liberación del Gasto Común, haz clic en el botón de opción: naranja si quieres mostrarla o gris si no quieres que se muestre.

• Por defecto esta opción de mostrar movimientos posteriores al cierre se encuentra desactivada.
  
• En la sección Días, el botón de opción te permite definir si quieres o no que se muestre la información relacionada con la cantidad de días cobrados al inmueble, proporcionalidad.
  
• En el caso del Monto proporcional de las unidades, tienes la opción de entregar información detallada sobre la proporcionalidad de los gastos por unidades y por sectores. Esta información es de gran ayuda para esos copropietarios que quieren obtener más detalles sobre lo que pagan.
  
• Por cada sector, se puede visualizar en una columna el “Monto proporcional” que corresponde a la unidad, según la cantidad de días. Quedando por sector, las columnas: Factor, Monto, Monto proporcional.
  
• Los sectores se pueden mostrar y ocultar; siempre se mostrará como mínimo un sector. Cuando se muestran se visualizan por defecto las columnas “Factor” y “Monto”, y es configurable la columna “Monto proporcional”.
  
• En la tabla detalle de gasto común la columna unidades no se puede ocultar en ningún escenario.
  
• Ten en cuenta que solo se garantiza la visualización optimizada de un máximo de tres sectores por inmueble (11 columnas), cuando se muestre la proporcionalidad.
  
• Recuerda que la columna «Factor total» muestra el factor total de la unidad.
  
• La columna «Monto total» muestra el monto equivalente al total del período.
  
• La columna «Monto proporcional» muestra el monto equivalente a los días que corresponde a la unidad.
  
• En el concepto «Gasto común» del recuadro «Resumen de cobros» se muestra el total de los montos proporcionales.
  
• Solo cuando decidas mostrar la proporcionalidad se aplica la validación de tres sectores como máximo. Si decides no mostrar proporcionalidad no se limitará la cantidad de sectores, y tú debes garantizar la legibilidad de la información.

• En el caso de que ninguna de las unidades del inmueble esté presente en un sector, este se oculta por defecto, es decir, mostrará el sector solo cuando alguna de las unidades tiene alícuota o factor mayor a cero.
  
• El ordenamiento de las unidades en la nota de cobro se visualiza de la siguiente manera:

• Departamento
• Casa
• Oficina
• Local Comercial
• Parcela
• Estacionamiento
• Bodega
• Estacionamiento/Bodega

Si la nota de cobro es el documento que te permite informar al copropietario el detalle de sus gastos individuales del mes, seguro necesitas descargar un reporte con todas las notas de cobro de los inmuebles de la comunidad o solo una o dos de estas. Desde este módulo es posible seleccionar cuáles descargar y de qué período.

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Reportes de cobranza, sección Nota de cobro.
  
• Al ingresar a la sección, el sistema te entrega las notas de cobro del último período cerrado.
  
• Siempre puedes utilizar los selectores de mes y año, ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla, para cambiar el período que quieres descargar.
  
• Recuerda que solo estarán disponibles las notas de cobro de períodos cerrados. Si seleccionas un período posterior el sistema te advertirá que hay un error en la consulta.
  
• Una vez que indicas el periodo correspondiente, selecciona los inmuebles antes de generar una o varias notas de cobro, marcando el recuadro izquierdo de cada inmueble.
  
• Si quieres descargar la totalidad de notas de cobro de la comunidad, marca el recuadro o checkbox más superior de la cabecera de la tabla para seleccionar todos los inmuebles en un solo clic.
  
• Ubica en la parte superior de la pantalla el botón Generar reporte y haz clic en él.
  
• El sistema te informará que el proceso de consulta se inició correctamente y te advertirá cuando esté disponible para la descarga.
  
• En la ventana Último reporte generado podrás visualizar el nombre del archivo junto al período, la fecha y hora de generación, nombre del usuario que generó la consulta y el ícono para descargar.
  
• Desde el botón Generar reporte, ubicado también en la parte superior derecha de la pantalla, podrás acceder siempre al último reporte que se haya generado en la comunidad y descargarlo sin solicitar de nuevo el reporte.
  
• Ten en cuenta que el sistema eliminará los reportes de Notas de Cobro generados al abrir el Gasto Común. Solo podrás visualizar y descargar los períodos cerrados.
  
• Los datos que contiene el reporte Nota de cobro no se modifican si el período está cerrado y liberado, solo cambian cuando es posible abrir un gasto común para hacer ajustes. Esto garantiza coherencia y trazabilidad de la data.

• Al realizar una descarga masiva de las notas de cobro de todos los inmuebles de la comunidad, el sistema realiza un recorrido por gran cantidad de datos por lo que es un proceso que puede tomar varios minutos, por esta razón Kastor Plus te garantiza que una vez generada la consulta el proceso no se interrumpe aunque salgas del módulo.
  
• Al volver al módulo, haz clic en el botón Ver reporte y encontrarás el último reporte que generaste.
  
• Recuerda que al descargar el archivo generado, este PDF solo contiene las notas de cobro seleccionadas; estarán todas las notas de cobro solo si marcaste todos en el recuadro más superior de la tabla de inmuebles.
  
• Cualquier usuario de la comunidad puede acceder al último reporte generado al hacer clic en el botón “Ver Reporte” y puede descargar las notas de cobro generadas las veces que quiera.

Los reportes más importantes son la nota de cobro y el informe de Gasto Común, cuando se trata de recaudar o realizar la cobranza dentro de la comunidad. 

Pero aunque su fin es la cobranza al copropietario, entregan información diferente sobre las deudas.

En el caso del informe de gasto común, es el reporte que te permite entregar información clara, detallada y transparente de todos los ingresos de la comunidad por el pago de gasto común, alquileres de espacios recreativos u otros conceptos de deuda.

Además, incluye los egresos o lo pagado por servicios, mantenimiento de instalaciones, productos de papelería o limpieza, remuneraciones de personal y otros conceptos.

Aunque este reporte se confecciona desde el módulo Gasto Común, submódulo Confección del Gasto Común, sección Informe de gasto común, se envía al copropietario vía correo electrónico junto a la nota de cobro. 

Por esto, te aportamos esta diferenciación entre un reporte y otro desde este módulo.

En el caso de la nota de cobro, esta contiene información relacionada solo con las deudas del inmueble, este es el documento que indica al copropietario lo que debe pagar en forma individual. 

Incluye lo que le corresponde pagar por los gastos de la copropiedad según su factor de prorrateo y aquellos conceptos de duda individuales como cobros exclusivos por seguros, interés o multas.

Ten en cuenta que Kastor Plus te permite enviar a cada copropietarios, en un mismo correo electrónico, ambos documentos en  formato PDF como documentos adjuntos por períodos de gasto común liberados. Se envía desde el módulo Informe de gasto común.