- Toma en cuenta que cuando asignas un gasto a alguno de tus fondos el saldo disponible de este disminuye, no estás cobrando a los copropietarios para pagar el gasto como lo haces si asignas a gastos generales para cobrar en el gasto común. Estás recuperando el dinero de ese gasto por medio del fondo.
- Si estás creando el gasto, sigue el flujo de creación de gastos y al guardar elige la opción sin asignar porque no se cobrará el gasto en el gasto común.
- Vuelve a la página principal de la sección Crear y asignar gastos y en el listado aparecerá el gasto disponible para asignar.
- Recuerda que el sistema te permite buscar el gasto por período, por rango de fechas, por asignación o por tipo de documento.
- Para asignar el gasto a un fondo, haz clic en el botón Asignar gastos a fondo.
- Se desplegará una ventana con los campos que debes llenar. Empieza por seleccionar el fondo al que quieres asignar el gasto, entre los disponibles.
- Indica la fecha de asignación del gasto.
- Los gastos sin asignar siempre aparecerán ubicados en la parte superior derecha de la pantalla, cuando hagas clic en cualquier botón de asignación.
- Haz clic sobre el gasto que quieres asignar al fondo y este se moverá al lado izquierdo de la pantalla, debajo de los datos que acabas de llenar.
- Puedes asignar más de un gasto a la vez.
- Si asignaste por equivocación algún gasto y no has guardado, puedes hacer clic en la X ubicada al extremo derecho del gasto que quieres eliminar de la asignación.
- Cuando hayas completado la información el botón de guardar y finalizar se habilitará, haz clic en él para terminar la asignación.
- Al finalizar, podrás ver el gasto desde el listado de gastos de la sección Crear y asignar gastos.
- Desde el set de herramientas de cada gasto puedes editar, desasignar, crear una nota de crédito, ver los documentos adjuntos al gasto; también puedes eliminar, reversar y asignar orden de compra.
- Si necesitas saber cuál es el estado del fondo puedes consultar la cartola. Accede a ella desde el buscador, ingresando la palabra cartola y haz clic sobre cartola de fondos. Selecciona el fondo y consulta.
- En la cartola podrás visualizar el descuento en el saldo, del gasto que se le asignó.
- Con la intención de ampliar tus posibilidades a la hora de gestionar el pago de tus colaboradores, también puedes asignar gastos de Remuneraciones y Leyes Sociales a tus fondos.
- Puedes asignar desde la misma ventana de “Asignar gasto a fondos”, en las pestañas Remuneraciones y Leyes Sociales.
- Recuerda que los gastos se visualizan por separado Gastos generales / Remuneraciones / Leyes sociales.
- Solo se podrá asignar la totalidad de un gasto, nunca de forma parcial. Se pueden asignar sin limitaciones.
- Ten presente que al asignar un gasto de remuneración y leyes sociales a un fondo, el saldo del fondo disminuye porque se convierte en un egreso para la cartola del fondo.
- Cuando los gastos de remuneraciones y leyes sociales son asignados de forma masiva, se visualizan de forma individual en la cartola de fondos.
