Configuraciones especificas

El informe de presupuesto es una excelente herramienta para la gestión y el control de las finanzas de la comunidad que te permitirá fijarte objetivos y planear los recursos para el buen funcionamiento de la comunidad.

Una de las principales ventajas que te proporciona este informe de gestión es que, una vez que haces el presupuesto de tu comunidad, te permite comparar el gasto presupuestado frente a lo ejecutado y visualizar por períodos de gasto común la diferencia en montos. 

Este informe será vital para tu gestión como administrador al menos en dos momentos clave: Al presentar un presupuesto para aprobación frente al comité y los copropietarios (como lo establece el proyecto de Ley) y para la rendición de cuentas.

Sigue estos pasos para crear el informe de presupuesto 

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Informe de presupuesto, selecciona rangos de fecha entre uno y 24 meses, selecciona el sector si los tienes, y haz clic en el ícono de lupa para que el sistema haga la consulta.
  
• En la parte izquierda de la pantalla se visualizan las cuentas y subcuentas que se hayan presupuestados para las fechas seleccionadas.
  
• De izquierda a derecha se mostrarán por columnas, todos los montos presupuestados por meses y año.
  
• Al final de la tabla de trabajo se muestran los totales por mes y año.
  
• Para descargar este informe, busca el botón Generar reporte en la parte superior derecha de la pantalla y haz clic.
  
• La descarga puede tomar algunos segundos, el sistema te informará cuando esté listo.
  
• Cuando esté lista la descarga se mostrará en pantalla los datos nombre del archivo, sector, fecha de generación, usuario y el ícono de descarga.
  
• El sistema almacena un informe por sector, cada vez que genera un nuevo informe se sustituye el anterior, al que puedes acceder haciendo clic en el botón Ver reporte, ubicado en la parte superior de la pantalla.
  
• Puedes aplicar filtros a la información que se muestra tanto en la vista como en la exportación.
  
• El filtro Detalle “Total” es lo presupuestado/Gasto Común para los 12 meses de un presupuesto; en el caso del filtro “Mensual” solo se muestra lo presupuestado/Gasto Común por mes.
  
• También puedes filtrar la información por “Gasto Común Presupuestado” que es solo el monto del presupuesto; y “Gasto Común Efectivo” que es solo el presupuesto real ejecutado en el Gasto Común.
  
• Ten en cuenta que cuando se aplican todos los filtros al informe podrás observar por mes, lo presupuestado, lo ejecutado en el Gasto Común y la diferencia, de existir.
  
• En este informe se utilizan siglas para las palabras Gasto Común Presupuestado (GCP) Gasto Común Efectivo (GCE) con la intención de optimizar la vista en pantalla por meses. Esto solo aplica en la vista, no en el archivo excel donde las palabras se muestran completas.
  
• Recuerda que puedes generar en archivo excel un informe, con el período que hayas consultado y se exportará lo que ves en pantalla.
  
• Se podrá acceder a las últimas descargas de presupuesto desde el botón Ver reporte.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Presupuesto, haz clic en el botón Crear presupuesto, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Selecciona el mes y el año de inicio del presupuesto.
  
• Selecciona el sector, si tienes varios sectores, el que trabajarás el presupuesto.
  
• Para comenzar a trabajar en el presupuesto puedes utilizar la herramienta de ordenamiento de cuentas ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Selecciona la cuenta en la que comenzarás a ingresar montos y el sistema la ubicará al principio de la lista de cuentas, con esto no tendrás que ir hasta el final del listado.
  
• En la parte izquierda de la tabla de trabajo, se listan en fila por cada cuenta del plan, las subcuentas. De izquierda a derecha, se ubican por columnas los períodos/meses del presupuesto.
  
• Ubica la subcuenta e ingresa, por cada mes, el monto presupuestado.
  
• En la tabla las columnas con los meses se pueden mover con el cursor de un lado a otro para que puedas trabajar en los 12 meses.
  
• La columna Total cuenta y subcuenta, ubicada en extremo derecho de la tabla, es fija para que no pierdas de vista este monto mientras trabajas en la cuenta.
  
• Desde la fila de cada subcuenta, antes del primer campo por mes para ingresar monto, tienes un set de herramientas.
  
• Si vas a ingresar el mismo monto en cada uno de los 12 meses del presupuesto, ingresa el monto en el primer mes, haz clic en Copiar desde el set de herramientas y el sistema agrega el monto en cada mes.
  
• También puedes ingresar el monto total presupuestado para la subcuenta para todo el año, y hacer clic en la opción dividir del set de herramientas. El sistema divide de forma automática entre los 12 meses.
  
• En la cabecera de cada cuenta, junto al período, el sistema te entrega un monto total por período. Ala derecha de la pantalla, en la columna fija, un total por cuenta para los 12 meses.
  
• Si los montos que ingresaste en una subcuenta serán los mismos para otra subcuenta, desde el set de herramientas de la subcuenta que ya tiene los montos, haz clic en la opción Copiar y luego desde el set de herramientas de la subcuenta donde ingresarás los mismos montos, haz clic en la opción Pegar.
  
• Al final de la tabla, tienes un total presupuestado por período/mes y un total por presupuesto.
  
• Desde el mismo submódulo podrás visualizar los presupuestos que se han creado en tu comunidad, con un set de herramientas por presupuesto para editar, eliminar y cambiar el presupuesto; así como, el botón para Crear presupuesto.
  
• El sistema permite la confección de presupuestos por períodos de doce (12) meses.
  
• El sistema solo permite la creación de un presupuesto anual por sector. Aunque son 12 meses, no está relacionado con el año calendario.
  
• El sistema permite la creación de presupuestos para períodos con Gasto Común abiertos, cerrados y liberados. Solo se condiciona su creación si existe un presupuesto creado para la fecha seleccionada.
  
• La creación o edición del plan de cuentas se actualiza de forma automática en todos los presupuestos creados y al crear. Las nuevas cuentas y subcuentas se visualizan siempre que exista al menos un monto en los informes comparados: Presupuesto e Informe de Gasto Común.
  
• El último presupuesto creado por sector siempre puede editarse, aunque el período de Gasto Común esté cerrado, porque no se condiciona su creación con el período de Gasto Común.
  
• Un presupuesto tiene dos estados: Borrador y Aprobado.
  
• Al crear un presupuesto su estado inicial siempre será borrador y el usuario solo tiene la opción de guardar. Luego puedes cambiar su estado (Borrador/Aprobado) desde el set de herramientas, sin limitaciones.
  
• Si el presupuesto está en estado Aprobado el sistema solo te permite la edición de montos. Para modificar otros datos, deberás cambiar el estado desde el set de herramientas de cada presupuesto.
  
• Si el presupuesto está en estado Borrador puedes editar mes, año, sector, montos, sin condiciones. En el caso de las fechas, estas se podrán modificar sólo si la nueva fecha seleccionada no pertenece a un presupuesto existente.
  
• Un presupuesto se puede crear por comunidad y por sectores, si los hay. Aplica siempre el mismo plan de cuentas.
  

No será una condición crear presupuestos para todos los sectores que conformen una comunidad para el mismo año.

En la administración de las cuentas de la comunidad uno de los documentos más usados para registrar y comprobar los ingresos que los copropietarios realizan. 

En Kastor Plus puedes hacer esta tarea de forma digitalizada lo que aporta mayo control y sobre todo, agilidad a tu gestión. Para esto es indispensable que comiences por crear el talonario de ingresos, que le dará orden correlativo a los comprobantes que podrás emitir.

Sigue estos pasos para crear los talonarios

• Crear talonarios es una de las acciones más simples en Kastor Plus, solo debes ir, en el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Talonarios de ingresos.
  
• En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Crear talonario de ingresos.
  
• Se desplegará una ventana donde podrás ingresar el número del talonario. Este número es un dato relevante para el control de tu gestión interna.
  
• De igual forma, el número del primer comprobante. En este caso, además de ser un dato que te aporta información de gestión interna, el sistema lo tomará como punto de partida para dar orden correlativo a los siguientes comprobantes.
  
• Como campo obligatorio, debe indicar en el sistema cuál es la cantidad de comprobantes que debe tener el talonario.
  
• Una vez que ingresas la información requerida, se habilita el botón de guardar y finalizar.

La ventaja de automatizar estas tareas está directamente relacionada con una disminución de tiempos y sobre todo de errores de cálculo, pues con las definiciones necesarias Kastor Plus te ayuda a realizar el cálculo automático de lo que debes cobrar al ingresar al sistema las facturas correspondientes, asignarlas y agregar el consumo individual de cada inmueble. 

Repasemos el proceso para el cálculo de los servicios de consumo en Kastor Plus

• Distribución de consumo M3/ Kw: Esta depende del total del monto asignado de la factura de gas o agua caldera y el total M3/ kwh consumidos en la comunidad, por cada medidor.

En este caso el monto asignado al consumo agua caliente es $ 1.519.895 y el total de M3 consumidos en la comunidad es 234,5M3

Calculemos el valor de M3 a cobrar = $ 1.519.895 % 234,5 = $ 6.481,428

El valor del M3 por los M3 consumidos por cada inmueble se calculan así:

6.481,428 x 3,5 (m3 consumidos por el inmueble) = $ 22.685 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)

• Valor de M3/ Kw mensual variable:  es un monto variable por mes, que se asigna como valor de M3/ Kw.

Para el mes de agosto de 2020 se configuró el valor M3 en $ 6.000, por lo tanto, este valor se calcula por los M3 consumidos por cada inmueble.

El cálculo será: 3,5 (M3 consumidos por el inmueble) x $ 6.000 (valor monto mes) =$ 21.000 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)

• Valor de M3/ Kw fijo mensual:  es un monto fijo para todos los meses que se asigna como valor de M3/ Kw.

Está configurado $4.500 valor M3, por lo tanto, este valor se calcula por los M3 consumidos por cada inmueble.

El cálculo será:  3,5 (M3 consumidos por el inmueble) x $ 4.500 (valor monto mes) =$ 15.750 (monto a cobrar en el inmueble por consumo de agua caliente)

• Cálculo manual:  Esta opción te permite subir al sistema, a través de una archivo excel, los montos correspondientes por cada inmueble.

Lo primero que se tiene en cuenta en Kastor Plus es que los cobros afectos a los servicios de consumo deben estar establecidos en el reglamento interno de la comunidad. Generalmente las comunidades, a través del comité de copropietarios- estipula la forma en que las facturas relacionadas a los remarcadores se deben distribuir para poder cobrar a cada inmueble.

En nuestro existen 2 conceptos fundamentales que debes conocer cuando trabajas en los servicios de consumo: Cargo fijo y consumo individual.

El cargo fijo es el cobro -porcentaje o monto en moneda establecido) que deben asumir los copropietarios de la comunidad, ya que corresponde al “costo” de mantener en funcionamiento las calderas. 

Mientras que el consumo individual corresponde al consumo de cada inmueble en un periodo determinado y dependerá de este consumo el monto total a pagar. Los consumos individuales más conocidos son “agua caliente” y “calefacción”.

¿Cuáles son las variables a considerar para el cálculo de estos consumos? 

1. Consumo individual por unidad
2. Valor de las facturas asociadas
3. Distribución establecida en el reglamento
4. Fórmula para el cálculo

Consumo individual por unidad

A partir del consumo unitario se puede conocer el consumo total de la comunidad en un periodo determinado (generalmente mensual) con lo cual se puede determinar un factor que te permita establecer el valor de M3 unitario. 

Ejemplo: 

• Lectura anterior: corresponde a la última lectura informada.
• Lectura actual: corresponde a la lectura al momento de realizar el corte.
• Consumo M3: diferencia entre el consumo actual y el consumo anterior. 

Fórmula : Lectura actual – Lectura anterior = Consumo M3

Valor de las facturas asociadas

En el caso de las facturas, lo primero a tener en cuenta es que las facturas se encuentran asociadas a un proveedor de servicios, dentro de los conocidos tenemos : Metrogas, Aguas Andinas, Aguas Cordillera, Enel. 

Con el monto total de las facturas asociadas puedes identificar el monto que se debe recuperar por medio del cobro individual y el cobro común.

Ejemplo:

Metrogas, factura de $400.000.-

Aguas Cordillera, factura por $50.000.-

Distribución establecida en el reglamento

Empecemos por aclarar que cuando se habla de distribución, se refiere al porcentaje o monto que se aplica en la factura de determinados servicios de consumo (medidores).

Para realizar el cobro de los servicios de consumo, es indispensable definir cuál será la distribución que se aplicará a las facturas para establecer los montos que se deben repartir entre el consumo común y el consumo individual.

Hay que destacar que esta distribución no debe ser al azar, generalmente se encuentra determinada en el reglamento interno o bien definida en algún acta de asamblea. 

Ejemplo: Las facturas correspondientes a los servicios de gas se distribuirán en verano en un 40% para consumo común y 60% para consumo individual; mientras que para los meses de invierno, la distribución será de 40% para consumo común, 35% agua caliente sanitaria y 25% calefacción. 

A su vez, las facturas correspondientes a los servicios de agua potable se distribuirán en 100% para consumo individual en verano e invierno, afectas siempre al medidor de agua caliente sanitaria.

Con la información anterior podemos determinar lo siguiente:

Factura de Gas = $ 400.000

Cargo Común = $ 160.000 Agua caliente = $ 240.000

Factura de Agua = $50.000

En este caso a los servicios de consumo correspondientes a “agua caliente” le corresponden $ 290.000 de las facturas ingresadas, según el cálculo de la siguiente fórmula para determinar el valor del M3

1. El valor M3 individual es igual al valor total de las facturas asociadas al servicio de consumo entre el total de consumos individuales

 Reemplazamos:

    Valor M3 = $290.000 % 48,487 

                                                            Valor M3 = $5.981

 2. El valor consumo individual es igual al valor M3 Individual por el consumo Individual

Reemplazamos: 

• Ingresa al módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Servicios de consumo.

• En la parte superior derecha de la pantalla encuentras el botón Crear servicio de consumo.
  
• Al hacer clic en él, se desplegará una ventana con campos obligatorios para garantizar que el sistema cuente con la información necesaria para realizar los cobros de forma correcta.

• Primero debes seleccionar la subcuenta a la que se asociará el servicio.
  
• Las cuentas de servicio de consumo vienen predefinidas por el plan de cuentas de gastos. Recuerda que puedes cambiar el plan de cuentas de Kastor plus para adaptarlo a las necesidades de tu comunidad.
  
• Luego debes seleccionar el sector al que estará afecto el servicio de consumo.
  
• Los servicios de consumo se asocian a un sector y se distribuyen entre el sector y el gasto común general, cargo fijo.
  
• Debes seleccionar unidad de medida (m3/kwh).
  
• También selecciona la forma de cobro del servicio de consumo.
  
• Si seleccionas como forma de cobro, valor de m3/KWH mensual variable, debes ingresar un valor en cada campo por mes para que se habilite el botón guardar.
  
• Si seleccionas como forma de cobro, valor de m3/KWH fijo mensual, debes ingresar un valor y se habilitará el botón guardar.
  
• Desde aquí también debes seleccionar cuáles serán las unidades afectas al consumo, de esta forma al ingresar los consumos el sistema solo listará las unidades de ese tipo.
  
• Recuerda que en Kastor plus los tipos de unidades son bodega, casa, departamento, estacionamiento, estacionamiento/bodega, local comercial, oficina y parcela.

• Debes seleccionar al menos un tipo de unidad para que se habilite el botón guardar.
  
• Si necesitas editar o eliminar los servicios de consumo creados puedes hacerlo desde el set de herramientas al lado izquierdo de la barra de cada servicio.
  
• Desde el mismo módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas, sección Servicios de consumo, busca las Distribuciones de consumo.
  
• Haz clic en él y se desplegará una ventana donde el primer campo te pedirá seleccionar el sector y luego el proveedor del servicio.
  
• Luego debes determinar el tipo de distribución entre fija para un cargo fijo por mes afecto al gasto común, o mensual para ingresar mes a mes el porcentaje de distribución por tipo de servicio.
  
• Ten presente que cuando distribuimos un servicio de consumo, nos referimos a la asociación del proveedor y los % asignados a los servicios creados.
  
• Desde el listado de servicios de consumo, en el set de herramientas  de cada servicio puedes hacer clic para editar o eliminar.

• Dirígete al módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección  Plan de cuentas de gastos.
  
• En esta sección podrás visualizar el plan de cuentas predefinido por Kastor Plus para ayudarte con la tarea. También puedes crear tu propio plan.
  
• Para crear cuentas, haz clic en el botón Crear cuenta, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Ingresa el nombre de la cuenta y asigna un número para el ordenamiento en el listado de cuentas.
  
• Para crear subcuentas en la cuenta que acabas de crear, desde el listado de cuentas, en el extremo derecho de la cuenta, haz clic en el ícono para desplegar las subcuentas.
  
• Haz clic en el botón agregar subcuenta para que puedas ingresar el nombre que debe tener y asignar un número para el ordenamiento del listado de subcuentas.
  
• Si deseas editar una cuenta existente o una creada por ti, siempre podrás ir al set de herramientas y hacer clic en editar para modificar nombre de la cuenta y numeración de orden.
  
• Si tienes que eliminar una cuenta o subcuenta en el set de herramientas tendrás la opción de eliminarla si no tiene subcuentas asociadas. Para eliminar una subcuenta, esta no debe tener gastos asignados en periodos abiertos o cerrados. La edición es siempre factible. 

• Las cuentas y subcuentas que vienen por defecto en el sistema no se pueden eliminar, solo editar.  Solo se pueden eliminar las cuentas que crean los usuarios en el sistema.
  
• En el caso de las subcuentas, el sistema te permite definir si será obligatoria y en qué sectores, y el porcentaje de distribución de los gastos de la subcuenta por sector.
  
• Lo anterior es posible al hacer clic en el ícono del extremo derecho de la subcuenta que indica abrir y cerrar.
  
• Ten en cuenta que si no has definido los sectores en los que será obligatoria la subcuenta, no tendrás facturas asociadas y esto impedirá el cierre del gasto común.

La gestión de una comunidad va más allá de recaudar deudas, pasa por la importante labor de administrar y mantener espacios comunes e instalaciones, lo que amerita tener un constante relacionamiento con proveedores de servicios.

Además, para garantizar un control adecuado de contrataciones, mantenimientos periódicos de las instalaciones y sobre todo entrega de información clara y oportuna a los involucrados, es fundamental tener registro uno a uno de todas las relaciones de servicios que tiene la comunidad.

En kastor Plus la creación de proveedores es fundamental para realizar de manera correcta acciones como la confección del Gasto Común y asociar cheques a un gasto por servicio, por ejemplo.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección Registrar proveedores ubica el botón Crear proveedor en la parte superior derecha de la pantalla.
  
• Haz clic en él y se desplegará un formulario o ventana emergente con los campos que debes completar para el registro.
  
• Tanto en el campo RUT como en la razón social, al ingresar un carácter el sistema te sugerirá una lista de proveedores que coinciden para agilizar la tarea.
  
• El campo razón social es el único obligatorio para registrar proveedores, hasta que no ingreses esta información no se habilitará el botón guardar.
  
• Una vez que guardas, el proveedor se listará en la página principal de esta sección.
  
• Si necesitas editar o eliminar un proveedor, podrás hacerlo desde el set de herramientas de cada proveedor en el listado.

• Aunque los campos nombre, teléfono y correo electrónico del proveedor no son obligatorios te sugerimos completarlos para que puedas sacar mejor provecho de otras funcionalidades, como la notificación de órdenes de compra.

Por cobros exclusivos en la administración de comunidades con Kastor Plus, se entiende como toda la cobranza que no se prorratea entre los copropietarios de la comunidad, sino que se asignan directamente a uno o más inmuebles.

En kastor Plus este tipo de cobranza se gestiona a través de categorías de cobro que facilitan la labor al inicio y en el tiempo. Por esta razón, para iniciar la administración de una comunidad en Kastor Plus, lo más recomendable es que crees tus categorías de cobros antes de empezar a ingresar información de cobranza, porque de esta forma puedes cargar los saldos iniciales de los inmuebles detalladamente, por concepto de deuda.

• Desde el módulo Gasto Común, submódulo configuraciones específicas, sección Crear categorías de cobro exclusivo.
• Ubica en la parte superior derecha de la pantalla el botón Categorías de cobro exclusivo, haz clic en él y dale un nombre a la categoría.
• En la misma ventana de creación de categorías, a la derecha, se listan las categorías existentes.
• Si necesitas editar o eliminar alguna categoría solo debes hacer clic en el set de herramientas.
• Al hacer clic en editar podrás cambiar el nombre de la categoría sin salir de la pantalla. No podrás editar la categoría si te encuentras en proceso de cierre.
• Puedes eliminar una categoría de cobros exclusivos si no existen cobros asociados a dicha categoría.

En Kastor plus la carga de saldos iniciales es un proceso fundamental para garantizar la coherencia de la información contable de cada inmueble; comienza con el ingreso de los saldos que corresponden al total cobrado al cierre del período anterior y que debes tener en cuenta al inicio del período contable en kastor Plus.

Con la carga de los saldos iniciales de gastos comunes previos al uso de Kastor plus, se podrán realizar los ingresos correspondientes y la primera conciliación bancaria.

• Recuerda que esta es una tarea que harás solo al iniciar el proceso contable en kastor, en el caso de una comunidad que ya ha cerrado períodos en Kastor no requiere cargar esta información.
  
• Primero debes asegurarte de haber creado los inmuebles para que puedas importar el archivo de saldos iniciales.
  
• Desde el módulo Gasto Común, submódulo Configuraciones específicas,  ingresa a la sección Carga de saldos iniciales y haz clic en Importar saldos iniciales.
  
• Se desplegará una ventana donde debes presionar el botón ‘Descargar archivo’ para descargar un archivo excel con los datos necesarios para realizar la importación.
  
• Con el archivo en tu computador, agrega la información de las deudas correspondientes a cada inmueble.
  
• El archivo base contiene las columnas para agregar datos como el gasto común de locales, del sector general, las multas, los intereses y el fondo de reserva.
  
• Los inmuebles que no tengan saldo inicial deben quedar en cero.
  
• Puedes cargar los saldos iniciales por concepto de deuda o todo en el concepto Gasto Común.
• Cuando tengas listo el documento, presiona el botón ‘Importar archivo’ y selecciona el archivo para subir al sistema.
  
• Finalmente, presiona el botón ‘Subir archivo’ para realizar el proceso de importación.
  
• En pantalla podrás visualizar el resumen de la carga, debes agregar una fecha de vencimiento 
  
  ¿Qué es una Alícuota y quien la determina?  
  
  Recuerda que la alícuota es el porcentaje de contribución que posee una unidad en la comunidad como un todo. Este porcentaje de prorrateo lo designa el arquitecto de la obra y en general sirve para  distribuir los gastos comunes para cada unidad. 

Las alícuotas siempre deben estar estipuladas como un anexo del reglamento de copropietarios.