Conformación de la Comunidad archivos

¿Cómo realizar la importación de la comunidad en Kastor Plus?

Cuando iniciamos operaciones con Kastor Plus, lo más recomendable es que empieces por cargar la comunidad desde el módulo Conformación de la comunidad, submódulo Importación de la comunidad.

Desde aquí puedes crear la comunidad con sus unidades, inmuebles, propietarios, factores y correos, de forma masiva, importando un archivo excel con toda la información necesaria.

Ingresa al submódulo Importación de la comunidad, busca en la parte superior de la pantalla, a la derecha, el botón Importar comunidad.
Se desplegará una ventana con dos cuadros de diálogo, en el cuadro de de la derecha para la descarga de archivos, debes seleccionar el tipo de unidades que crearás para tu comunidad y que debes considerar en el archivo base.
Una vez que seleccionas el o los tipos de unidades que debe considerar el archivo base, se habilitará el botón Descargar archivo en tu computador, con los datos necesarios para realizar la importación.
Luego podrás trabajar directamente en este archivo para modificar/agregar la información que debe contener tu comunidad.
Cuando hayas finalizado con el archivo y los datos que contendrá tu comunidad, solo debes hacer clic en el botón Importar archivo, seleccionar el archivo que trabajaste y aceptar.
Cuando el archivo se importa correctamente, debes hacer clic en Subir archivo.
En pantalla se mostrará el detalle de los datos importados, la cantidad de inmuebles, la cantidad de unidades y el factor total.
Asegúrate de que el factor total sea de 100% porque si es menor tendrás un déficit y si es mayor un superávit en las cuentas de la comunidad.
Una vez que te has asegurado de que todos los datos son correctos, para finalizar solo debes guardar.
Recuerda que al hacer la importación las unidades se crean de forma masiva y podrás visualizarlas desde el submódulo Unidades.

¿Qué pasa si hay diferencias en el proceso de redistribución del factor de prorrateo?

Cuando asignas los inmuebles/unidades al sector e ingresas el factor de prorrateo de forma manual, si el factor total del sector no es del 100%, al intentar guardar el sector el sistema te informará cuál es la diferencia en porcentaje.

Además, te da la opción de indicar si quieres que se ajuste el factor de forma automática, en partes iguales por unidad; llevar la diferencia del factor de forma automática a una cuenta contable, lo que se verá reflejado en el estado financiero; o volver a la ventana de creación del sector para ingresar de forma correcta los porcentajes.

¿Cómo crear sectores en Kastor plus?

Ingresa al submódulo Sectores y busca en la parte superior derecha de la pantalla el botón Crear sector.
Se pueden crear sectores de forma manual o automática, si seleccionas la opción manual, debes ingresar tu el factor de prorrateo por cada unidad.
Si seleccionas la opción Automático, el sistema redistribuye el factor según la cantidad de inmuebles, aplicando regla de 3.
Ingresa el nombre que tendrá el nuevo sector, selecciona el inmueble/unidades que formarán parte del sector y asegúrate de que -ya sea de forma automática o manual- el factor total del sector sea el correcto.
En comunidades con gran cantidad de inmuebles, asignarlos a un sector puede ser una tarea compleja en la pantalla del computador, recuerda que cuentas con un buscador donde puedes ingresar el nombre del inmueble/unidades que quieres asignar al sector.
Al crear un sector de forma manual debes asegurarte de ingresar correctamente el factor por unidades, en el caso de que el factor total del sector deba ser 100%.
Si no es así, al Guardar el sistema te informa que hay una diferencia de porcentaje (Para llegar al 100%) y te pide decidir si quieres cambiar al modo automático para que sea recalculado; enviar a una cuenta de ajuste; o volver para ingresar el factor correcto, por unidad.
Si decides crear sectores a partir de la importación, haz clic en el botón Importar sector, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Una vez aquí, presiona el botón ‘Descargar archivo’ para guardar en tu computador un archivo en formato Excel con los datos que debes agregar para importar el sector. El archivo se llama “Importar sector”.
Ingresa en el archivo que descargaste los factores correspondientes a cada unidad para el sector que crearás.
Debes eliminar del archivo excel los inmuebles que no sean parte del sector que vas a crear.
Cuando el documento esté completo, solo debes volver al submódulo Sectores, hacer clic en ‘Importar archivo’ y seleccionar el archivo listo.
Finalmente, presiona el botón ‘Subir archivo’ para realizar el proceso de importación.
El sistema te mostrará en pantalla los datos del sector que acabas de importar. Asegúrate de que el nombre es correcto y presiona el botón guardar.
Recuerda que los sectores se pueden editar o eliminar desde el set de herramientas de cada uno, en el listado de sectores.
Solo puedes eliminar un sector si no tiene gastos asignados y si no ha sido parte de cierre de gasto común.
Si necesitas editar un sector, siempre que …

¿Por qué son útiles los sectores en una comunidad?

En Kastor Plus se entiende por sector a la redistribución del factor de prorrateo en determinados centros de costo; se pueden diferenciar por criterio de cobro, responsabilidades, metros cuadrados, torres, etc.

Ten en cuenta que en Kastor Plus siempre existirá un sector por defecto denominado “Sector general”. En el Sector general estarán todos los inmuebles y unidades de tu comunidad para el prorrateo de los gastos.

La necesidad de crear sectores para administrar de forma más clara las cuentas de la comunidad, emerge con un cambio en la oferta de proyectos inmobiliarios que quieren destacar por brindar más y mejores servicios a los futuros propietarios.

Las nuevas construcciones de comunidades buscan facilitar el acceso cercano a distintos rubros o servicios, con la construcción de locales para el desarrollo comercial dentro de la misma comunidad.

Estos espacios requieren un prorrateo de sus gastos exclusivos y la exclusión de otros cobros que corresponde hacer a los propietarios de inmuebles, y esto se conoce como segmentación de cobros.

¿Cómo descargar los inmuebles de la comunidad en archivo excel?

Si necesitas hacer modificaciones en los inmuebles que conforman la comunidad, puedes ir uno a uno al set de herramientas y utilizar la opción Editar.

Pero si lo que requieres es revisar, mostrar al comité o gestionar la información de todos los inmuebles de tu comunidad, para hacerlo más ágil es una buena opción descargar todos los inmuebles en un excel y trabajar desde tu computadora.

Contar con los inmuebles en archivo excel también te facilita otras tareas administrativas como controlar el histórico de tus comunidades desde otros espacios o replicar información en otros sistemas de gestión que emplees en el futuro.

Desde la sección inmuebles, en la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Generar reporte.
El sistema te informa cuando se inicia el proceso y cuando finaliza. Este proceso puede tomar varios minutos, dependiendo del tamaño de la comunidad.
Se despliega una ventana en la que podrás observar el nombre del archivo (con el nombre de la comunidad), la fecha de generación, el usuario que generó el reporte y la opción de descarga.
La exportación contiene todos los inmuebles que existen en la comunidad con y sin unidades asignadas a la fecha de la generación del reporte, y toda la información relacionada: Código, nombre, unidades asignadas, sector o sectores, factor del inmueble, responsables de deuda, nombre y correo electrónico.
Recuerda que el correo electrónico que ingresas es único en el sistema, es el usuario del responsable de deuda para acceder a la plataforma.
El archivo también contiene información sobre los usuarios asociados a cada inmueble con las columnas nombre y correo tantas veces como usuarios existan, con un máximo de 5 usuarios asociados por inmueble.
Desde la parte superior de la pantalla, puedes hacer clic en el botón Ver reporte para descargar el último reporte generado. Con los datos fecha de generación, nombre de la comunidad, fecha de generación y usuario que generó el reporte.
En esta ventana se mantendrá siempre el último reporte generado, listo para la descarga.

¿Cómo creo los inmuebles y sus unidades si soy una inmobiliaria y estoy en proceso de entrega?

Puedes crear un inmueble con el nombre inmobiliaria y asignar todos los inmuebles que aún no se venden o entregan, previamente creados como unidades. Recuerda que asignas una o varias unidades a un inmueble, los inmuebles se conforman de unidades.
Por cada inmueble que vendes, crea un inmueble en el sistema.
Luego desasigna del inmueble inmobiliaria las unidades que correspondan al nuevo inmueble y asegúrate de asignarlas para garantizar el correcto prorrateo de los gastos comunes.

¿Cómo crear inmuebles en Kastor Plus?

En Kastor Plus se entiende por inmueble al conjunto de unidades asociadas a un propietario o responsable de deuda. Ten en cuenta que para cobrar el gasto común es necesario tener un inmueble con unidades y un responsable de deuda.

Los inmuebles se crean de dos formas, una es con la importación del archivo excel -se explica en el submódulo Importación de la comunidad”- y la otra es uno a uno desde el submódulo “Inmuebles”.
Al ingresar al submódulo Inmuebles, busca en la parte superior derecha de la pantalla el botón Crear Inmueble.
Al hacer clic en el botón Crear inmueble, se despliega la ventana donde podrás ingresar el nombre del inmueble, darle un código si lo quieres y seleccionar la fecha de entrega.
Ten presente que el nombre del inmueble estará en reportes, informes y otras funcionalidades del sistema.
Al ingresar el código asegúrate de que sea correlativo porque te proporcionará orden en otras funcionalidades del sistema.
Define la fecha de entrega porque es fundamental para el cálculo de la proporcionalidad de los gastos.
En el caso de comunidades que no tienen inmobiliarias, esta fecha se define tomando en cuenta el último día del mes anterior al primer cierre de gasto común.
Para crear el inmueble es obligatorio asignar un responsable de deuda. Si no lo tienes, puedes crear un responsable de deuda desde la misma ventana y colocar el nombre del inmueble, hasta que cuentes con la información correcta y puedas editarlo desde el módulo copropietarios.
Desde aquí no solo puedes asignar el responsable de deuda seleccionando entre los usuarios creados, sino que puedes hacer clic en el botón Crear responsable de deuda, si no existe.
Puedes crear un inmueble sin unidades asignadas en un primer momento, pero recuerda que debes asignar unidades para que formen parte del prorrateo del gasto común.
Si tienes la información necesaria al momento de crear el inmueble, puedes asignar las unidades que correspondan seleccionando desde el listado, recuerda que debes agregar una fecha de asignación.
Si la unidad no existe, puedes hacer clic en el botón Crear unidad y se desplegará una ventana para que la crees sin salir del submódulo.
Una vez que creas inmuebles, estos se muestran en un listado desde el cual puedes gestionarlo.
Cada inmueble listado tiene un set de herramientas desde el cual puede editar su información o eliminar el inmueble y crear perfiles de usuarios Asociados.
La edición o eliminación dependerá del estado del inmueble, por ejemplo, solo se pueden eliminar inmuebles si no fueron parte de un cierre de gasto común o no poseen cobros asociados.
Desde este submódulo podrás descargar un archivo excel con toda la información de inmuebles que tengas en la comunidad, desde el botón Generar reporte, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
También puedes ver el reporte anterior si no quieres generar uno nuevo, desde el botón Ver reporte que está al lado. Aquí, el sistema siempre mantendrá el último reporte generado para que puedas descargar más rápido.

¿Cómo puedo asignar y desasignar unidades a inmuebles en Kastor Plus?

Desde el submódulo Unidades, en la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Asignar.
Se desplegará una ventana en la que puedes asignar y desasignar unidades a inmuebles.
Puedes asignar una a una las unidades, redistribuir las asignaciones hechas en inmuebles ya creados, o puedes desasignar unidades a inmuebles y dejarlas sin asignación.
En pantalla se muestran dos campos/columnas para la selección de inmuebles, al hacer clic en cualquier inmueble de los listados se mostrarán las unidades que el inmueble seleccionado tenga asignadas.
En cada unidad encuentras una herramienta que señala el movimiento de un inmueble a otro, se mueve de una columna a otra. Al hacer clic sobre la herramienta, la unidad se asignará o desasignará del inmueble correspondiente.
También encuentras en el listado de inmuebles la opción de unidades sin asignar. Como su nombre lo indica, si la comunidad tiene unidades sin asignar, se mostrarán en pantalla al hacer clic en ella.
Puedes desasignar unidades de un inmueble y dejarlas sin asignar. Solo debes seleccionar primero el inmueble con las unidades que desasignarás, luego selecciona en el campo de inmuebles siguiente, la opción unidades sin asignar; ve a las unidades y haz clic en la herramienta que señala hacia la columna de unidades sin asignar; verifica las fechas del cambio y guarda.
Recuerda que siempre puedes consultar el Historial de las asignaciones realizadas por Unidad desde el submódulo Unidades, en la parte superior derecha de la pantalla, botón “Historial” o desde el set de herramientas de cada unidad.
Siempre puedes eliminar asignaciones solo que debes estar en un período abierto y siempre que la fecha de asignación corresponda a un período abierto. No podrás eliminar asignaciones o desasignar en períodos cerrados.
Al hacer clic en botón Historial podrás seleccionar la Unidad y definir si quieres filtrar por período abierto o incluir períodos cerrados para ver todas las asignaciones que ha tenido la unidad en el tiempo.
Cuando la comunidad tiene un período abierto podrás seleccionar la asignación que quieres eliminar.
Al eliminar una asignación, el sistema eliminará por defecto todas las asignaciones con fecha posterior.
Si ingresas al historial desde el set de herramientas tendrás las mismas funcionalidades, solo que el sistema te mostrará de una vez la unidad a la que ingresaste.
Al eliminar la asignación de una unidad en período abierto, esta volverá a mostrarse en la asignación inmediatamente anterior.
Una vez que eliminas las asignaciones, no puedes revertir la acción. El sistema siempre te recordará esto como advertencia antes de eliminar.
Además, desde el Informe de Gasto Común cuando necesites abrir un período cerrado y tengas asignaciones de unidades en períodos futuros que te lo impiden, podrás visualizar rápidamente cuáles son esas unidades y hacer clic en la papelera junto a las que eliminarás.

¿Cuáles son las validaciones de Kastor Plus para gestionar la información de una Unidad?

Una unidad se puede editar siempre que el período de Gasto Común esté abierto y se trabaje en él.
Los cambios relacionados con la unidad e incluso su eliminación no aplican para períodos cerrados, por ejemplo, si cambias el responsable de deuda este solo se refleja a partir del gasto común abierto en el que haces el cambio.
Puedes cambiar las unidades de inmuebles sin más limitaciones que estar en un período abierto para hacerlo.
Las unidades solo pueden estar en un inmueble a la vez.
Recuerda que solo puedes eliminar la unidad si está sin asignar a un inmueble y si no hay un período de gasto común cerrado sin liberar.

¿Cómo se crean unidades en Kastor Plus?

En Kastor Plus una Unidad es todo lo que compone a un inmueble, más específicamente denominamos como unidad a los departamentos, casas, oficinas, locales, bodegas y estacionamientos, que al estar bajo el dominio exclusivo de un propietario o responsable de deuda se agrupan en un Inmueble para gestionar sus deudas, aunque siempre se detalla el cobro por cada uno de las unidades que lo componen.

Aquí es importante tener presente que para determinar el porcentaje de contribución que posee una unidad en la comunidad, se establece una “Alícuota”, que es definida por el ingeniero de la obra en la mayoría de los casos, y facilita el cobro de los gastos comunes. Por esto, al crear una Unidad en Kastor Plus es fundamental ingresar la información de la alícuota o factor de prorrateo.

Las unidades se crean de dos formas, una es con la importación del archivo excel -se explica en el submódulo anterior de Importación de la comunidad”- y la otra es una a una desde el submódulo “Unidades”.
Cuando creas unidades de forma masiva o a través de la importación de la comunidad, desde el submódulo Unidades podrás editar o eliminar, según las validaciones de gasto común requeridas para que se garantice la coherencia de los datos.
Ingresa al submódulo y en la parte superior derecha de la pantalla se encuentra el botón “Crear”.
Haz clic en el botón “Crear” y se despliega una ventana donde tienes que seleccionar el tipo de unidad que crearás.
En Kastor Plus los tipos de unidades estipulados son bodega, casa, departamento, estacionamiento, estacionamiento/bodega, local comercial, oficina y parcela.
Debes darle un nombre a la Unidad. Este se visualizará en diferentes funcionalidades y reportes del sistema.
Debes ingresar el Factor de prorrateo o alícuota. Recuerda que el factor de prorrateo tiene que ver con los derechos que cada propietario tendrá sobre los espacios comunes, en términos de porcentaje calculados según el avalúo fiscal o metros cuadrados de la propiedad.
Luego ingresa la superficie de la unidad y el piso en el que se encuentra.
También puedes asignar un propietario desde esta sección seleccionando entre los que existen o haciendo clic en “Crear propietario” en el caso de que no esté creado en el sistema.
Al crear un Propietario desde esta sección, recuerda que todos los campos excepto apellidos, son obligatorios y que el correo es un dato único al crear usuarios.
Luego podrás gestionar la Unidad desde el listado del mismo submódulo, en el set de herramientas de cada una. Puedes editar o eliminar una unidad y ver su historial.
En la parte superior derecha están también los botones para Asignar una unidad a un inmueble y para ir al historial de las unidades de la comunidad.