Conciliación bancaria con conexión a bancos: Aprende cómo conectar tu cuenta bancaria y realizar la conciliación bancaria en Kastor, entendiendo cada acción disponible y cómo usar correctamente ingresos, egresos y movimientos seleccionados.

1. Conexión de cuenta bancaria con fintoc

Ruta

Banco → Cuentas bancarias

Flujo

1. Ingresa a Banco → Cuentas bancarias
2. Crea o edita una cuenta
3. Activa la conexión mediante fintoc
4. Inicia sesión en tu banco
5. Selecciona la cuenta a conectar

¿Qué permite fintoc?

• Obtener movimientos bancarios automáticamente
• Consultar movimientos de hasta 3 meses hacia atrás

2. Acceso a Conciliación Bancaria

Ruta

Banco → Conciliación bancaria

Flujo inicial

1. Selecciona la cuenta bancaria
2. Define rango de consulta
3. Ejecuta la búsqueda

Consideración clave de rangos

Movimientos bancarios (fintoc)

• Hasta 3 meses hacia atrás

Movimientos en Kastor (ingresos y egresos)

• Siempre dentro de:
  • 6 meses históricos
  • 6 meses futuros

Esto asegura una conciliación:

• Consistente
• Predecible
• Sin pérdida de información

3. Estructura del módulo de conciliación

El proceso se organiza en tres secciones:

• Listado de egresos
• Listado de ingresos
• Movimientos seleccionados

4. Listado de Egresos

Corresponde a los movimientos bancarios de salida (cargos o pagos).

Acciones disponibles

Relacionar

Permite vincular el movimiento bancario con un egreso ya existente en Kastor.

Buscar

Abre una búsqueda de egresos registrados en Kastor dentro del rango permitido (6 meses ±), para seleccionar el que corresponde.

Generar

Permite crear un nuevo egreso asociado al movimiento bancario.

Generar egreso con validación

Al seleccionar Generar egreso, el sistema busca coincidencias en Pagar gastos (por proveedor) Si encuentra coincidencias el usuario puede:

Usar gasto existente

• No se crea un gasto nuevo
• Se genera el egreso
• Se paga el gasto existente
• Se asocia al movimiento

Crear nuevo gasto

• Se solicita confirmación
• Se crea un nuevo gasto
• Se genera el egreso
• El gasto existente queda sin cambios

¿Cómo funciona la validación?

Al intentar generar un egreso:

1. El sistema busca automáticamente gastos existentes en el módulo Pagar gastos, principalmente por proveedor
2. Si no encuentra coincidencias:
   • El flujo continúa normalmente y se crea el egreso con un nuevo gasto
3. Si encuentra coincidencias:
   • El sistema detiene el flujo y solicita una decisión al usuario

Opciones disponibles cuando existe un gasto relacionado

1. Usar gasto existente

Selecciona esta opción cuando el gasto ya está registrado correctamente.

¿Qué ocurre?

• No se crea un nuevo gasto
• Se genera el egreso
• Se paga el gasto existente
• Se relaciona con el movimiento bancario

2. Crear nuevo gasto

Selecciona esta opción si el gasto existente no corresponde o necesitas registrar uno nuevo.

Antes de continuar:

• El sistema solicita confirmación explícita

¿Qué ocurre al confirmar?

• Se crea un nuevo gasto
• Se genera el egreso
• El gasto existente queda sin modificaciones

Regla importante

Cada movimiento bancario genera un solo egreso en Kastor, aunque ese egreso pueda contener múltiples asignaciones internas.

Manejo de diferencias

Caso 1: El monto del banco es mayor al gasto

Ejemplo:

• Banco: $100.000
• Gasto: $98.000

Resultado:

• Se utiliza el gasto existente
• Se genera una diferencia ($2.000)
• Queda pendiente de asignación

Caso 2: El gasto es mayor al monto del banco

Ejemplo:

• Gasto: $100.000
• Banco: $80.000

Resultado:

• Se permite realizar un pago parcial
• El saldo restante queda pendiente

Consideraciones importantes

• La validación se basa en coincidencias, principalmente por proveedor
• El usuario siempre tiene el control final de la decisión
• La funcionalidad busca asistir, no automatizar completamente la acción
• Revisa siempre si el gasto existente corresponde antes de crear uno nuevo
• Evita duplicar gastos innecesariamente
• Verifica los montos antes de confirmar
• Gestiona correctamente las diferencias para mantener orden contable

5. Listado de Ingresos

Corresponde a los movimientos bancarios de entrada (abonos).

Acciones disponibles

Relacionar

Permite vincular el movimiento bancario con ingresos ya registrados en Kastor.

Buscar

Abre la búsqueda de ingresos dentro del rango de 6 meses históricos y 6 meses futuros.

Generar

Permite crear un nuevo ingreso cuando no existe uno registrado previamente.

Pagar

Permite registrar el pago asociado a una unidad o deuda, generando el ingreso correspondiente.

Unidades relacionadas

Permite visualizar las unidades (departamentos o propiedades) vinculadas a los pagos asociados al movimiento.

Acceso a detalle en Otrospagos

Acceso al portal de Otrospagos.com desde la modal de buscar ingresos, a un clic. Aparece cuando:

• El movimiento bancario está asociado a pagos procesados por Otrospagos
• Existe una referencia o trazabilidad identificable
• Si no existe relación: El acceso no se muestra o aparece deshabilitado “Ver detalle en Otrospagos”

Flujo

1. Usuario hace clic
2. Se abre en nueva pestaña el portal de otrospagos.com al que accede con su usuario
3. Visualiza:
   • Pagos individuales
   • Montos
   • Fechas
   • Identificadores
4. Regresa a Kastor sin perder estado

Beneficios

En conciliación bancaria es común que:

• El banco muestre un solo abono (por ejemplo: $3.000.000)
• Ese abono corresponda a múltiples pagos individuales (por ejemplo: 15 pagos)
• Puedes validar el detalle real del abono en Otrospagos
• Identificar exactamente qué ingresos debes asociar
• Reducir errores y tiempo de conciliación

6. Notificación de comprobantes de ingresos

Funcionalidad que permite al administrador notificar a los copropietarios sobre sus pagos registrados, antes de completar el proceso de conciliación bancaria.

Esto facilita una comunicación más oportuna y mejora la transparencia en la gestión financiera de la comunidad.

¿Cuándo utilizarla?

Se recomienda usar la notificación cuando:

• Se desea informar al copropietario sin esperar la conciliación completa
• Cuando solo quieres crear un pago y quieres notificar de inmediato al proveedor
• Cuando tienes que crear varios ingresos o pagos de gastos común, al terminar de crearlos puedes ir al centro de notificaciones para notificar en masa.

¿Cómo funciona?

1. El usuario ingresa a Listado de ingresos
2. Identifica un movimiento de ingreso
3. Relaciona el ingreso o paga la deuda de la unidad correspondiente en Kastor
4. Utiliza la opción de notificar comprobante de ingreso
5. El sistema envía la notificación al copropietario
6. Puede realizar varios pagos o ingresos y luego ir a la herramienta de notificaciones -ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla, sobre el listado de Movimientos Kastor- para realizar la acción de forma masiva.
7. Al hacer clic en el ícono de envío se abre una modal con el listado de comprobantes de ingresos o pagos realizados disponibles para enviar notificación electrónica, puede enviar uno a uno o todos.

Consideraciones importantes

• La notificación no reemplaza la conciliación bancaria, es un paso previo de comunicación
• El ingreso puede estar aún en proceso de conciliación
• Se debe asegurar que el pago esté correctamente identificado antes de notificar
• Puede continuar notificando los comprobantes al finalizar la conciliación bancaria, esta mejora no sustituye lo que existía. Solo estarán disponibles los comprobantes que no se hayan notificado antes.

Buenas prácticas

• Verificar el origen del pago antes de enviar la notificación
• Apoyarse en herramientas como el detalle de Otrospagos cuando el pago es agrupado
• Evitar notificar pagos incorrectos o no confirmados

7. Movimientos seleccionados

Es la sección donde se construye la conciliación.

¿Qué permite?

• Visualizar la relación entre:
  • Movimiento bancario
  • Ingresos o egresos

Acciones disponibles

• Agregar movimientos
• Quitar movimientos
• Ajustar relaciones
• Revisar diferencias

Comportamiento esperado

• Se mantiene el contexto del usuario
• Permite trabajar de forma progresiva
• Consolida la decisión antes de confirmar

8. Lógica de funcionamiento del sistema

Consistencia en la búsqueda

• Ingresos y egresos:
  • 6 meses históricos
  • 6 meses futuros

Independencia del sistema

• No depende de:
  • Sesión
  • Usuario
  • Comunidad

Resultado

• Listados completos dentro del rango
• Sin quiebres de información

9. Flujo completo de conciliación

1. Conectar cuenta bancaria con FINTOC
2. Consultar movimientos bancarios
3. Ingresar a conciliación
4. Trabajar egresos:
   • Relacionar
   • Buscar
   • Generar (con validación)
5. Trabajar ingresos:
   • Relacionar
   • Buscar
   • Generar
   • Pagar
   • Validar con Otrospagos
6. Revisar movimientos seleccionados
7. Confirmar conciliación

10. Buenas prácticas

• Validar siempre el origen del movimiento
• Usar Otrospagos para abonos agrupados
• Evitar duplicar gastos
• Revisar diferencias antes de confirmar
• Trabajar dentro del rango definido

11. Beneficios del flujo actualizado

• Mayor precisión en conciliación
• Reducción de errores
• Mejor trazabilidad
• Procesos más rápidos
• Mejor experiencia de usuario