¿Cómo funciona el nuevo módulo Usuarios de Tu comunidad en línea?

El módulo Usuarios en Kastor permite gestionar de manera eficiente a los copropietarios, arrendatarios y otros ocupantes de la comunidad. A través de este módulo, los administradores pueden asignar roles, gestionar permisos y asegurar que la información de los residentes esté actualizada.

Estructura del Módulo Usuarios

El módulo está compuesto por tres submódulos principales:

• Gestión de unidades: Permite visualizar los usuarios asociados a cada unidad y administrar su información.
• Gestión de usuarios: Facilita la edición, eliminación y configuración de los usuarios dentro de la comunidad.
• Registro de copropietarios: Funcionalidad para invitar y validar el registro de nuevos copropietarios en la comunidad. Esta herramienta te permite cumplir con lo establecido en el artículo 16 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria.

Acciones Principales

Al ingresar al módulo, podrá realizar las siguientes acciones:

• Crear nuevo usuario.
  Aprovecha esta nueva funcionalidad, saca el mejor provecho creando usuarios con correo electrónico.
• Carga masiva de usuarios
• Activación de cuentas
• Asociar usuarios a unidades
• Validar registros de datos de unidades y residentes.

¿Cómo usar el submódulo Gestión de Unidades?

Este submódulo muestra un listado de todas las unidades registradas y sus respectivos usuarios.

Acciones disponibles:

• Permisos. Asigna el permiso de Responsable de deuda al rol/usuario que quieres que aparezca en la cobranza de Gasto Común, asegúrate antes de que tenga un correo electrónico para que puedas notificar por correo electrónico la cobranza de Gasto Común a este y otros usuarios asociados a la unidad.
• Ver usuarios asociados: Haz clic en la flecha de la esquina derecha de la tabla para desplegar los usuarios de cada unidad.
• Configurar notificaciones: Define los tipos de notificaciones que recibirá cada usuario.
• Editar roles: Modifica el rol de cada usuario dentro de la unidad.
• Eliminar usuarios: Desvincula usuarios de una unidad si ya no forman parte de esta.
• Asociar nuevo usuario: Agrega un usuario existente o crea uno nuevo.
• Ver datos únicos por unidad: Consulta los datos ingresados por el copropietario o por tu administración en el Registro de copropietarios.

¿Cómo asociar un usuario a una unidad?

• Ingresa el nombre del usuario. Si existe en Kastor, lo reconocerá automáticamente.

• Si no está registrado, se podrá crear una nueva cuenta.

• Selecciona la unidad y asigna un rol.

• Confirma la asociación haciendo clic en el signo +.

• Puedes agregar información adicional o guardar directamente.

Nota: Solo los roles Propietario y Arrendatario pueden ser designados como Responsable de deuda o tener Derecho a voto. Ten en cuenta que para que un usuario reciba notificaciones debes ingresar un correo electrónico.

• Al registrar un nuevo usuario siempre tienes la opción de crear la cuenta de usuario, solo que para hacerlo debes ingresar un correo electrónico.

¿Cómo usar el submódulo Gestión de Usuarios?

Este submódulo facilita la administración de usuarios individuales dentro del sistema.

Acciones disponibles de la columna Herramientas

• Ver unidades asignadas: Consulta las unidades vinculadas a cada usuario.

• Editar datos del usuario: Actualiza información personal y de contacto.

• Restablecer contraseña: Genera una nueva clave de acceso y envíasela al copropietario para que pueda ingresar. Siempre recomienda que la cambie.

• Eliminar usuario: Antes de eliminar, asegúrate de que no sea el responsable de deuda de ninguna unidad.

Importante: La columna «Cuenta Activa» indica que el usuario tiene un correo registrado, puede iniciar sesión en Tu Comunidad en Línea y recibir notificaciones de correo electrónico.

¿Cómo funciona el Registro de Copropietarios?

Este submódulo permite a los administradores compartir el formulario de registro con los residentes, recibir solicitudes de registro, validarlas o rechazarlas.

Acciones disponibles:

• Enviar formulario por correo: Para usuarios ya registrados en el sistema.
• Compartir enlace: Puede copiar el enlace y enviarlo por otros canales de comunicación. Así puedes llegar a usuarios que aun no tienen una cuenta en Tu comunidad en línea.
• Generar código QR: Para impresión y publicación en lugares visibles dentro de la comunidad.

• Validar solicitudes: Revisa y aprueba o rechaza los registros pendientes.

• Al hacer clic en Ver solicitud se abrirá el formulario con los datos enviados por el copropietario para que puedas revisar la información y si es correcta, validar o aceptar el registro.

• Enviar notificación en caso de rechazo: Indica las razones para que el usuario corrija y envíe nuevamente su solicitud. El usuario recibirá un correo con las razones del rechazo y un enlace para editar el formulario.

• Creación de cuentas de usuarios: Cada registro validado con datos de correo electrónico se crea como cuenta de usuario de forma automática. Si no lo ves en el listado de usuarios ingresa el nombre en el buscador y te lo mostrará de inmediato.

Creación y validación de usuarios registrados

1. Cuando un usuario completa el formulario, la información se registra en Solicitudes pendientes.
2. El administrador puede validar o rechazar el registro.
3. Si el usuario no existía previamente en Kastor, al validar su cuenta se creará automáticamente.

Acciones especiales

En la parte superior de la pantalla y desde cualquier submódulo, tendrás acciones principales como Crear nuevo usuario, Carga masiva de usuarios y Activación de cuentas.

¿Cómo crear un nuevo usuario?

1. Haz clic en Nuevo usuario en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Ingresa el nombre y el correo del usuario. Solo el nombre es un campo requerido, pero si no ingresas un correo no podrá crearse una cuenta de usuario para que este pueda acceder al software y recibir notificaciones de correo.
3. Asocia el usuario a una unidad y asigna un rol.
4. Confirma la creación.
5. Recuerda que pueden agregar información adicional del usuario, si la posees al momento de crear.

¿Cómo crear usuarios desde Carga Masiva de Usuarios?

1. Descarga la plantilla en formato Excel.

1. Completa la información de los usuarios que deseas agregar.
2. Sube el archivo completado.
3. Revisa el resumen de la carga y confirma. Aquí puedes corregir o ingresar nueva información antes de finalizar la carga. Si no es el archivo correcto, haz clic en Reemplazar archivo y repite la carga.

1. No edites los campos de las columnas ID unidad, Nombre Unidad, ni Rol. En el caso de Rol solo debes seleccionar el rol que aplica para el dato que ingresarás en la siguiente columna.
2. Si tienes que agregar varios usuarios en la misma unidad inserta una fila nueva debajo de la unidad y luego copia los datos de las 3 primeras columnas.

Nota: Si un usuario ya existe en Kastor, se actualizará su información sin duplicarlo.

Tips: Cuando ingreses información en el excel si cambias información por error y quieres restaura, presiona siempre Cancelar y no Reintentar.

¿Qué hace el botón Activación de Cuentas?

Si un usuario fue creado sin correo, su cuenta permanecerá inactiva hasta que se agregue un correo válido.

Haz clic aquí cuando hayas completado o validado la información de correos electrónicos y podrás activar las cuentas de forma masiva. El o los usuarios que tengan correos electrónicos y que no hayan sido notificados antes, recibirán un correo electrónico para iniciar sesión en Tu comunidad en línea.

¿Qué diferencia hay entre el Excel del submódulo Unidades y el Excel del submódulo Usuarios?

Desde el submódulo Gestión de unidades puedes descargar el archivo excel de todas las unidades, los usuarios asociados a esta, sus correos y los datos de la unidad solicitados en el Registro de copropietarios.

Este archivo te ayuda a la hora de cumplir con Ley 21.442 y lo establecido en ella sobre mantener actualizado un registro de los copropietarios. arrendatarios y ocupantes de la comunidad.

Toma en cuenta que las columnas de información de la Unidad, el dato puede repetirse por filas si la unidad tiene varios usuarios asociados, pero siempre son datos únicos por unidad. Ejemplo: Una unidad con 3 usuarios asociados puede indicar en cada una de las filas el total de residentes de la unidad.

Mientras que desde el submódulo Gestión de usuarios, la descarga del archivo te entrega toda la información cargada en el sistema sobre cada uno de los usuarios creados en tu comunidad.