Ahora puedes dividir un gasto para asignarlo a varias categorías del plan de cuentas

La nueva funcionalidad permite dividir un mismo gasto para asignarlo a distintas categorías y subcategorías del plan de cuentas, ya sea en el mismo período o en períodos futuros.

De esta forma, puedes registrar el gasto una sola vez y distribuirlo según cómo corresponda contabilizarlo en la comunidad.

¿Qué permite esta nueva funcionalidad?

Ahora puedes distribuir un mismo gasto entre diferentes categorías contables y períodos de asignación, lo que te permite:

• Registrar el gasto una sola vez.
• Distribuir el monto entre distintas categorías o subcategorías.
• Asignar parte del gasto al período actual y otra parte a períodos futuros.
• Mantener la trazabilidad completa del gasto durante todo su ciclo.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando un mismo documento debe imputarse a diferentes conceptos contables o cuando su cobro debe distribuirse en el tiempo.

¿Dónde puedes utilizar esta funcionalidad?

Puedes dividir un gasto desde dos lugares del sistema.

Opción 1: Al ingresar un nuevo gasto

Ingresa a:

Gastos Comunidad → Ingresar gastos

Completa la información del gasto normalmente.

Luego haz clic en Asignar parcialmente.

El sistema solicitará confirmar la acción y creará el gasto.

Una vez creado, te redirigirá automáticamente al módulo Asignar, donde podrás distribuir el gasto entre distintas categorías o períodos.

Importante: Dependiendo del volumen de información, este proceso puede tardar algunos segundos. También puedes acceder inmediatamente haciendo clic sobre el mensaje de confirmación mostrado por el sistema.

Opción 2: Desde un gasto ya creado

Ingresa a:

Gastos Comunidad → Asignar

Busca el gasto que deseas distribuir.

Selecciona el gasto desde la columna correspondiente.

Activa la opción Asignar.

Ingresa el monto que deseas distribuir.

¿Cómo dividir un gasto entre varias categorías o períodos?

Una vez seleccionado el gasto, visualizarás información como:

• Número de documento
• Fecha
• Proveedor
• Descripción
• Categoría y subcategoría actual
• Monto total
• Monto disponible para asignar
• Estado del gasto

Para realizar la distribución:

1. Selecciona el gasto.
2. Ingresa el monto que deseas asignar.
3. Haz clic en Asignar.
4. Define la categoría, subcategoría, período y cantidad de cuotas, según corresponda.
5. Haz clic en Guardar.

El sistema informará cuando la distribución haya finalizado correctamente.

Consideraciones importantes

Esta funcionalidad permite distribuir un gasto:

• Entre distintas categorías o subcategorías.
• En un mismo período o en períodos futuros.

Sin embargo:

• Solo es posible asignar gastos en períodos abiertos.
• La distribución solo puede realizarse hacia Gasto Común.
• No es posible dividir gastos hacia Fondos, Caja Chica, Medidores o Factura Unidad.

¿Cómo deshacer una distribución?

Ingresa a:

Gastos Comunidad → Ver gastos

Desde la columna Herramientas, selecciona el ícono Desasignar.

El sistema mostrará todas las distribuciones realizadas para ese gasto.

Selecciona una o más asignaciones, según las validaciones disponibles.

En comunidades sin sectores, esta acción también puede realizarse desde la Minuta.

Importante: No es posible desasignar gastos que ya hayan sido prorrateados.

¿Cómo editar un gasto distribuido?

Si el período está cerrado

Podrás modificar:

• Fecha
• Tipo de documento
• Número de documento
• Descripción

No será posible modificar:

• Monto
• Categoría
• Subcategoría

Si el período está abierto

Además de los campos anteriores, podrás modificar:

• Mes de asignación

Si necesitas cambiar la categoría o subcategoría, primero deberás desasignar el gasto y volver a distribuirlo.

Recomendaciones

Utiliza esta funcionalidad cuando un mismo gasto deba contabilizarse en diferentes categorías o distribuirse en distintos períodos.

De esta forma podrás mantener una contabilidad más precisa, evitar registros duplicados y conservar toda la trazabilidad del documento original.

Si tienes dudas, nuestro equipo de Soporte estará disponible para ayudarte.