Actualización del módulo Proveedores de Kastor Operaciones

La nueva actualización del módulo Proveedores tiene el objetivo de asegurar que toda la información de Proveedores quede correctamente segmentada por comunidad, manteniendo trazabilidad en los módulos del sistema (Inspecciones, Procedimientos y Órdenes de compra) y coherencia de datos en cada flujo operativo.

Conceptos clave que tienen cambios

• Creación por comunidad: cada proveedor se crea dentro de una comunidad. Esto garantiza que solo se utilice donde corresponde y que los reportes/conexiones sean consistentes.
• Visibilidad contextual: al trabajar en Inspecciones, Procedimientos u Órdenes de compra, solo se listan proveedores creados en la comunidad activa.
• Datos únicos por comunidad: puede definir contactos y operadores específicos para cada comunidad, sin afectar otras.

¿Cuáles son los permisos necesarios para crear proveedores?

• Rol con acceso al módulo Proveedores en la(s) comunidad(es) donde desea operar.
• El rol Administrador podrá crear, ver y editar los proveedores de todas sus comunidades.
• El rol Usuario solo podrá crear, ver y editar los proveedores de las comunidades que tiene asignadas.
• Si no visualiza opciones descritas aquí, contacte al administrador de su cuenta para revisar permisos.

¿Cómo crear proveedores en Kastor Operaciones?

A. Creación individual en una comunidad

1. Ingrese a Operaciones > Proveedores.

2.- Haga clic en Crear proveedor.

3.- Complete los datos generales del proveedor (por ejemplo: nombre/razón social, identificación tributaria, datos básicos).

4.- Utilice el buscador de Kastor para crear proveedores de la base de datos central.

4.- Si encuentra el proveedor que busca, haga clic en seleccionar el proveedor. El sistema lo devuelve al formulario y completa por defecto los datos RUT y Razón social.

5.- Los campos RUT, Razón social e email son obligatorios. Mientras que Alias, Dirección, Teléfono y Persona contacto son opcionales. Completa los que desees y asegúrate de hacer clic en Guardar.

Resultado: el proveedor queda disponible solo en la comunidad seleccionada y será visible en los flujos de Inspecciones, Procedimientos y Órdenes de compra de esa comunidad.

Nota: si el proveedor ya existe en esa comunidad, el sistema mostrará una alerta y no duplicará el registro.

B. Creación en múltiples comunidades (acción masiva)

Use esta opción cuando el mismo proveedor presta servicios a varias de sus comunidades y desea habilitarlo en todas ellas de una vez.

1. Ingrese a Operaciones > Proveedores.
2. Haga clic en Crear proveedor.
3. Complete los datos generales del proveedor.
4. Actualmente el sistema selecciona todas sus comunidades por defecto, cree el proveedor en varias comunidades o seleccione solo las comunidades en las que quiere crearlo.
5. Presione Guardar.

Resultado: se crearán registros del proveedor en cada comunidad seleccionada.
Luego podrá personalizar contactos y operadores por comunidad (ver sección 5).

Buenas prácticas

• Verifique que los datos generales estén correctos antes de replicarlos.
• Si el proveedor ya existía en una de las comunidades elegidas, el sistema lo informará y evitará la duplicidad en esa comunidad.

5) Datos únicos por comunidad (contactos y operadores)

Para asignar contactos u operadores distintos por comunidad:

1. Ingrese a Operaciones > Proveedores.
2. Busque el proveedor y haga clic en Editar.
3. Confirme la Comunidad que está editando (la edición aplica a esa comunidad).
4. En Datos por comunidad, agregue o ajuste:
   • Contactos locales: nombre, correo, teléfono u otros datos de contacto utilizados para la coordinación en esa comunidad.

5.- Operadores: Utilice esta sección para agregar a esa persona responsable de realizar la inspección o el mantenimiento programado.

Esta persona quedará relacionada al proveedor en la comunidad por lo que al programar una inspección el software puede enviar un correo con enlace directo a la ficha de inspección y completar la información requerida para que lleve un control más preciso de cada inspección realizada.

6.- Presione Guardar.

Importante

• La edición de Datos por comunidad no afecta a las demás comunidades donde exista el mismo proveedor.
• Los datos generales del proveedor son compartidos como base; lo local (contactos y operadores) se define comunidad por comunidad.

6) Uso del proveedor en otros módulos

Inspecciones, Procedimientos y Órdenes de compra

• Al crear o editar un registro en estos módulos, el campo Proveedor muestra solo los proveedores de la comunidad activa.
• Si no encuentra un proveedor:
  • Revise que esté trabajando en la comunidad correcta.
  • Confirme que el proveedor fue creado en esa comunidad.
  • Si corresponde, créelo primero en Proveedores y luego retome su flujo.

7) Buenas prácticas de operación

• Verifique la comunidad activa antes de crear o editar proveedores.
• Para proveedores que operan en varias comunidades:
  • Utilice la creación en múltiples comunidades para ahorrar tiempo.
  • Después, personalice contactos y operadores en cada comunidad.
• Mantenga los datos generales consistentes y actualizados (identificación tributaria, razón social, etc.).
• Defina operadores locales para mejorar la coordinación y tiempos de respuesta.

8) Resolución de problemas

No veo el proveedor al crear una Orden de compra (u otro flujo).

• Confirme que:
  • Está en la comunidad correcta.
  • El proveedor fue creado en esa comunidad.
  • Tiene permisos para ver/usar proveedores en esa comunidad.

Aparece alerta de proveedor existente.

• Ese proveedor ya está creado en la comunidad actual. Revise si necesita editar datos por comunidad (contactos/operadores) en lugar de crear otro.

Necesito el mismo proveedor en más comunidades.

• Use Crear proveedor > Aplicar en varias comunidades y seleccione las comunidades faltantes.

9) Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo tener diferentes contactos para el mismo proveedor en comunidades distintas?
Sí. Edite el proveedor en cada comunidad y complete los Datos por comunidad.

Si elimino o cambio un contacto/operador en una comunidad, ¿afecta a las demás?
No. Los Datos por comunidad son independientes.

¿Puedo migrar rápidamente proveedores existentes a otras comunidades?
Sí. Cree el proveedor en las comunidades adicionales usando la opción de creación en múltiples comunidades. Luego, ajuste los Datos por comunidad.

¿Por qué la lista de proveedores es distinta según la comunidad?
Porque solo se listan los proveedores creados en la comunidad activa para garantizar trazabilidad y coherencia.

10) Resumen de cambios

• La creación de proveedores es por comunidad, con opción de creación múltiple en varias comunidades.
• Los módulos Inspecciones, Procedimientos y Órdenes de compra solo listan proveedores de la comunidad activa.
• Se habilita la definición de contactos y operadores por comunidad desde Editar proveedor.

Con estos cambios, la administración de proveedores es más precisa, auditables y alineada a la operación real de cada comunidad.