Provisiones en Kastor: cómo crearlas, gestionarlas y consultarlas

Las provisiones en Kastor le permiten registrar y asignar un gasto de la comunidad cuando todavía no ha recibido la factura o boleta del proveedor.

De esta manera, podrá considerar este gasto dentro de la rendición mensual, manteniéndolo claramente identificado como una provisión hasta que reciba el documento definitivo.

Kastor diferencia las provisiones de los gastos documentados en sus consultas y reportes financieros, entregándole mayor claridad y trazabilidad sobre las obligaciones de la comunidad.

¿Cuándo utilizar una provisión?

Utilice el tipo de documento Provisión cuando necesite registrar un gasto que corresponde a la comunidad, pero todavía no cuenta con la factura o boleta emitida por el proveedor.

Por ejemplo, si necesita considerar un servicio dentro del período correspondiente y conoce su monto, pero el proveedor todavía no ha enviado la factura, puede crear el gasto como provisión.

Posteriormente, cuando reciba el documento definitivo, podrá editar la provisión y cambiar su tipo de documento a Factura o Boleta, según corresponda.

Cómo crear una provisión

Para crear una provisión:

1. Ingrese al módulo Gastos comunidad y acceda al flujo habitual para crear un gasto.
2. Complete los datos correspondientes al gasto.
3. En Tipo de documento, seleccione Provisión.
4. Complete el proveedor, fecha, descripción, monto y demás información necesaria.
5. Asigne la provisión según corresponda.
6. Guarde el registro.

Al seleccionar Provisión, no necesita ingresar un número de documento, ya que todavía no existe una factura o boleta que respalde el gasto.

Cómo asignar una provisión

Una provisión mantiene la lógica de asignación de los gastos de Kastor.

Puede asignarla, por ejemplo, a:

• Gasto común.
• Medidores.
• Factura a unidad.
• Las categorías o subcategorías que correspondan.

También puede distribuirla entre distintas cuentas, categorías o períodos utilizando las herramientas de asignación disponibles en Kastor.

La provisión debe quedar completamente asignada, aunque su distribución pueda realizarse entre distintas cuentas o períodos.

Cómo registrar el documento definitivo de una provisión

Cuando reciba la factura o boleta correspondiente, no debe crear un nuevo gasto para reemplazar la provisión.

Edite la provisión existente y cambie el tipo de documento.

Una provisión puede cambiar únicamente a:

• Factura
• Boleta

Al realizar el cambio, complete los datos del documento definitivo, incluido su número.

Kastor conservará la trazabilidad necesaria para identificar que ese gasto originalmente fue registrado como una provisión.

La provisión no debe cambiar a Comprobante, Nota de crédito o Sin documento.

¿Qué ocurre cuando una provisión cambia a Factura o Boleta?

Mientras el registro permanezca como Provisión, Kastor lo mantiene identificado separadamente de los gastos documentados.

Cuando usted lo edita y cambia a Factura o Boleta:

1. Deja de considerarse una provisión activa.
2. Pasa a tratarse como un gasto documentado.
3. Se incorpora a los Gastos Generales según corresponda.
4. Kastor mantiene la trazabilidad de su origen como provisión.
5. El monto no se duplica entre provisiones y gastos generales.

De esta forma, un mismo gasto no aparecerá simultáneamente como provisión y como gasto documentado.

Cómo se muestran las provisiones en el Estado Financiero

Las provisiones se presentan separadamente para que pueda distinguir las obligaciones que todavía no cuentan con factura o boleta de aquellas que ya se encuentran documentadas.

En la portada del Estado Financiero, las encontrará en la sección de pasivos, dentro de Por pagar a terceros, identificadas como Provisiones.

Mientras un gasto sea una provisión:

• No se suma a los Gastos Generales como gasto documentado.
• Se presenta separadamente como Provisión.
• Forma parte de los pasivos de la comunidad.

Esto aplica tanto al Estado Financiero actualizado como al Estado Financiero por período.

Provisiones en Gastos por pagar

Las provisiones también se presentan de forma diferenciada en la información de Gastos por pagar del Estado Financiero.

Este desglose le permite identificar qué obligaciones corresponden a gastos documentados y cuáles continúan pendientes de contar con una factura o boleta.

Cuando una provisión cambia posteriormente a Factura o Boleta, deja de presentarse como provisión y pasa a formar parte de los gastos documentados.

Las provisiones no modifican Cuentas por cobrar

La incorporación de las provisiones no genera cambios en Cuentas por cobrar, ni en su visualización web ni en su descarga Excel.

Las provisiones se presentan en el Estado Financiero dentro de los Pasivos, ya que representan una obligación futura de pago. A su vez, en los Activos, el monto se incorpora a la cuenta a la cual fue asignado el gasto.

Cómo consultar sus provisiones

Para facilitar el seguimiento y la trazabilidad, puede consultar las provisiones desde el módulo Gastos comunidad, en la sección de informes asociada a la Cartola de proveedores.

Encontrará dos consultas:

Cartola de proveedores: mantiene la consulta de movimientos asociados a proveedores.

Historial Provisiones: permite revisar específicamente las provisiones de la comunidad.

Desde Provisiones puede consultar todos los registros o filtrar la información por proveedor.

Qué información puede consultar de una provisión

El listado le permite realizar el seguimiento del registro desde su creación y conocer, según corresponda:

• Proveedor.
• Fecha del gasto.
• Mes o período de asignación.
• Tipo de documento actual.
• Número de documento, cuando ya exista una factura o boleta.
• Descripción o concepto.
• Monto de la provisión.
• Estado.
• Asignación.
• Monto pagado.
• Saldo.
• Número de egreso asociado.
• Fecha del egreso.
• Documento asociado.

Cuando exista un documento definitivo, podrá identificar la relación entre la provisión original y la factura o boleta resultante.

Estados de una provisión

Para facilitar su seguimiento, una provisión puede visualizarse según su relación con el documento definitivo:

Sin documento asociado: la provisión continúa registrada como tal y todavía no ha sido cambiada a una factura o boleta.

Con documento asociado: la provisión original ya fue editada y convertida en una factura o boleta.

Esta información le permite mantener la trazabilidad incluso después de recibir el documento definitivo del proveedor.

Cómo saber si una provisión ya fue pagada

Desde la consulta de provisiones también puede revisar la información del pago cuando corresponda.

Kastor muestra el monto pagado, el saldo, el número de egreso asociado y la fecha del egreso, facilitando el seguimiento desde la creación de la provisión hasta su pago.

Considere antes de trabajar con provisiones

Recuerde estas reglas principales:

• Provisión es un tipo de documento, pero no requiere número de documento.
• Utilícela cuando necesita registrar un gasto y todavía no cuenta con la factura o boleta.
• Puede asignarla y distribuirla utilizando la lógica habitual de gastos de Kastor.
• Cuando reciba el documento definitivo, edite la provisión existente; no cree otro gasto para reemplazarla.
• Una provisión solo puede convertirse posteriormente en Factura o Boleta.
• Mientras continúe como provisión, Kastor la presenta separadamente de los gastos documentados en el Estado Financiero.
• Una vez convertida en Factura o Boleta, deja de mostrarse como provisión, evitando duplicidades y manteniendo la trazabilidad del registro.